Beste Urenregistratie Tools voor ZZP'ers in 2025

Om elke tool eerlijk te beoordelen, hebben we vijf criteria vastgesteld die direct relevant zijn voor de Nederlandse ZZP-praktijk. Elk criterium telt even zwaar mee in onze eindbeoordeling.

1. Prijs en schaalbaarheid (20%)
Wat kost de tool maandelijks of jaarlijks? Is er een gratis versie? Zijn er extra kosten voor functies die voor ZZP'ers essentieel zijn? We kijken niet alleen naar de startprijs maar ook naar wat je werkelijk nodig hebt.

2. Automatische tijdregistratie (20%)
Handmatig uren invoeren kost tijd en is foutgevoelig. Tools die automatisch detecteren waar je aan werkt — op basis van je agenda, gebruikte apps of GPS — scoren hoger. Dit is vooral relevant voor ZZP'ers die vergeten bij te houden wat ze doen.

3. Urencriterium-rapportage (25%)
Dit is het onderscheidende criterium voor Nederlandse ZZP'ers. Kan de tool je laten zien of je op koers ligt voor 1.225 uur? Genereert het overzichten die de Belastingdienst accepteert als bewijs? Dit onderdeel weegt zwaarder omdat het direct financiële gevolgen heeft.

4. Facturatie-koppeling (20%)
Veel ZZP'ers willen uren direct omzetten in facturen. Tools die dit naadloos doen — inclusief uurtarieven per project en automatische factuurcreatie — sparen aanzienlijk veel tijd.

5. Mobiele app en gebruiksgemak (15%)
ZZP'ers werken overal. Een goede mobiele app waarmee je ook onderweg kunt aftikken is essentieel. We beoordelen ook hoe snel je als nieuwe gebruiker productief bent.

Prijs: Gratis (tot 5 gebruikers) | Premium €9/mnd per gebruiker | Business €15/mnd per gebruiker

Toggl Track is jarenlang de meest geliefde urenregistratie tool geweest onder freelancers wereldwijd, en dat is niet zonder reden. De interface is glashelder: je klikt op de startknop, werkt, en stopt de timer. In de gratis versie krijg je al onbeperkte tijdregistratie, projecten en klanten, rapporten over de afgelopen 3 maanden, en een werkende mobiele app voor iOS en Android.

Sterke punten:
De desktopapplicatie heeft een handige functie: idle detection. Als je 5 minuten niet actief bent geweest, vraagt Toggl of je die tijd wil meerekenen of weggooien. Dit voorkomt dat je uren registreert terwijl je eigenlijk koffie aan het zetten was. De browserextensie integreert met tools als Asana, Trello, Jira en Gmail, zodat je rechtstreeks vanuit je werkplek een timer kunt starten.

De rapportages zijn overzichtelijk. Je exporteert makkelijk een PDF of CSV met uren per project, klant of periode — handig bij een eventuele controle door de Belastingdienst. De gratis versie biedt echter geen voortgangsindicator richting het urencriterium van 1.225 uur.

Nadelen:
Toggl heeft geen directe koppeling met Nederlandse boekhoudpakketten zoals Moneybird of e-Boekhouden. Facturatie is alleen beschikbaar via een koppeling met Toggl Plan (apart product). Voor ZZP'ers die willen weten of ze op koers liggen voor het urencriterium, moeten ze zelf rekenen of een Premium-abonnement nemen voor geavanceerdere dashboards.

Geschikt voor: ZZP'ers die een betrouwbare, gebruiksvriendelijke tijdtracker zoeken en hun boekhouding apart regelen. Ideaal voor ontwerpers, developers en consultants die precies willen weten hoeveel uur ze per project besteden.

Prijs: Gratis (onbeperkt gebruikers en projecten) | Basic €3,99/mnd | Standard €5,49/mnd | Pro €7,99/mnd

Clockify onderscheidt zich door zijn vrijgevige gratis plan: onbeperkt gebruikers, onbeperkte projecten, onbeperkte tijdregistratie. Dit maakt het de enige serieuze tijdtracker die volledig gratis is zonder limieten op basisfuncties. Voor ZZP'ers met een krap budget is dit een serieuze optie.

Sterke punten:
In de gratis versie registreer je uren handmatig of via een timer, organiseer je werk in projecten en klanten, voeg je tags toe voor categorisering, en exporteer je rapporten naar PDF, CSV of Excel. De webinterface werkt uitstekend op een laptop en de mobiele app is functioneel, al is deze iets minder gepolijst dan die van Toggl.

Een bijzonder nuttige feature: de kalenderweergave. Je ziet je week in een overzicht en kunt met drag-and-drop tijdblokken aanpassen. Dit helpt ook als je achteraf uren moet reconstrueren — wat voor het urencriterium-bewijs soms nodig is.

De betaalde plannen voegen functies toe zoals GPS-tracking voor onderweg, tijdvergrendeling (handig als je factureert), loonkostenadministratie en schermtijd-tracking.

Nadelen:
Clockify heeft geen automatische tijddetectie in de gratis versie — dat vereist minimaal het Standard-plan. Er is geen native integratie met Nederlandse boekhoudtools. De interface is functioneel maar minder intuïtief dan Toggl. Rapporten zijn basis in de gratis versie; uitgebreide dashboards kosten extra.

Geschikt voor: ZZP'ers die absoluut geen abonnement willen betalen voor urenregistratie. Ook goed voor zzp'ers die samenwerken met vaste opdrachtgevers en uren per project inzichtelijk willen hebben. Minder geschikt als je ook facturatie en urencriterium-monitoring in één tool wil.

Prijs: Gratis (1 gebruiker, 2 projecten) | Pro $10,80/mnd (jaarlijks gefactureerd, onbeperkt)

Harvest positioneert zich niet alleen als tijdtracker maar als een volledig projectmanagement- en factuurplatform. De tijdregistratie is gekoppeld aan facturatie: je registreert uren op een project, en met één klik maak je een gespecificeerde factuur aan die direct naar je klant verstuurd kan worden.

Sterke punten:
De facturatiemodule is echt krachtig. Harvest houdt projectbudgetten bij en stuurt automatisch een waarschuwing als je budget voor 80% opgebruikt is — ideaal om scope creep bij vaste-prijs projecten te voorkomen. Je kunt tarieven instellen per taak, per persoon of per project, en facturen worden automatisch omgezet naar de juiste valuta bij internationale klanten.

De integraties zijn indrukwekkend: Harvest koppelt met Xero, QuickBooks, Stripe en PayPal voor betalingsverwerking, en met Asana, Basecamp, Trello en Slack voor projectbeheer. Er is ook een Zapier-koppeling voor maatwerk-automatiseringen.

De rapporten geven een duidelijk overzicht van je gefactureerde uren, openstaande facturen en projectwinstgevendheid. Handig voor ZZP'ers die meerdere klanten en projecten tegelijk beheren.

Nadelen:
Harvest is in dollars geprijsd, wat bij wisselkoersschommelingen kan leiden tot variabele kosten. Er is geen directe koppeling met de Nederlandse Belastingdienst of Nederlandse boekhoudpakketten. Het gratis plan is zeer beperkt (2 projecten). Voor ZZP'ers die alleen urenregistratie voor het urencriterium nodig hebben, is Harvest oversized — je betaalt voor functies die je niet gebruikt.

Geschikt voor: ZZP'ers met meerdere klanten die regelmatig facturen op uurbasis sturen en projectbudgetten willen bewaken. Ideaal voor consultants, adviseurs en projectmanagers die international werken.

Prijs: Zie huidige prijspagina op fiscaalagent.nl — inclusief urenregistratie als onderdeel van het complete boekhoudpakket

Fiscaal Agent neemt een unieke positie in dit overzicht in: het is geen losse tijdtracker, maar een volledig AI-gestuurd boekhoudplatform waar urenregistratie diep is ingebouwd. Dit maakt het de enige oplossing op deze lijst die urenregistratie direct koppelt aan je boekhouding, je belastingaangifte en — cruciaal — je urencriterium-status.

Sterke punten:
De urenregistratie in Fiscaal Agent is specifiek gebouwd voor de Nederlandse fiscale werkelijkheid. Het systeem houdt automatisch bij hoeveel uur je hebt gewerkt en vergelijkt dit continu met de drempel van 1.225 uur voor de zelfstandigenaftrek. Je ziet in één oogopslag of je op koers ligt: heb je in februari al 200 uur geregistreerd, dan projecteert het systeem of je het jaardoel haalt.

De koppeling met je boekhouding is de grootste troef. Uren die je registreert worden automatisch gekoppeld aan de bijbehorende facturen en inkomsten. Wanneer je je jaarrekening of belastingaangifte voorbereidt, zijn je urengegevens al correct ingelezen. Er is geen handmatig overdragen van data tussen systemen nodig.

Bij een belastingcontrole kun je direct een gedetailleerd urenoverzicht exporteren dat voldoet aan de eisen van de Belastingdienst: per dag, per project, per klant, met tijdstempels. Dit geeft gemoedsrust die losse tijdtrackers niet kunnen bieden.

Nadelen:
Fiscaal Agent is een abonnementsservice met een maandelijkse bijdrage — als je uitsluitend een gratis urenregistratie tool zoekt, is dit niet de goedkoopste optie. De tijdtracker is functioneel maar minder uitgebreid dan gespecialiseerde tools zoals Toggl op het gebied van automatische detectie en agendakoppelingen.

Geschikt voor: ZZP'ers die hun complete administratie willen stroomlijnen. Ideaal als je het urencriterium serieus neemt en bewijs wil kunnen leveren, of als je moe bent van het kopiëren van data tussen losse tools.

Prijs: Starter €8/mnd (5 projecten) | Premium €14/mnd (onbeperkt) | Unlimited €22/mnd

Timely neemt een radicaal andere aanpak dan de andere tools: in plaats van dat jij bijhoudt waar je aan werkt, registreert Timely automatisch alles wat je op je computer doet. De AI-laag Memory analyseert je activiteiten — geopende documenten, bezochte websites, gebruikte apps, agendafragmenten — en stelt op basis daarvan een urenstaat voor die jij alleen nog hoeft te bevestigen.

Sterke punten:
Voor ZZP'ers die vergeten de timer te starten of die hun dag in korte blokjes verdelen, is Timely een ware uitkomst. Je hoeft nergens op een knop te drukken. Aan het einde van de dag of week kijk je de automatisch gegenereerde tijdlijn door, sleep je activiteiten naar de juiste projecten, en klaar. Gemiddeld kost dit slechts 10-15 minuten per week.

De rapportages zijn visueel aantrekkelijk en geven een eerlijk beeld van hoe je tijd werkelijk verdeeld is — inclusief onbedoelde afleidingen. Dit zelfkennis-aspect wordt door veel gebruikers als waardevolle bijvangst gezien.

Timely heeft integraties met Google Calendar, Outlook, GitHub, Jira en Salesforce. De mobiele app houdt ook locatiedata bij, nuttig voor ZZP'ers die op locatie bij klanten werken.

Nadelen:
Timely is duurder dan Toggl of Clockify voor vergelijkbare functies. Het privacy-aspect van een tool die alles bijhoudt wat je doet op je computer geeft sommige gebruikers een ongemakkelijk gevoel — Timely verwerkt de data lokaal en stelt dat privacy gewaarborgd is, maar het vraagt om vertrouwen. Er is geen directe koppeling met Nederlandse boekhoud- of belastingtools.

Geschikt voor: ZZP'ers die veel afwisseling in hun werkdag hebben, vergeetachtig zijn met timers starten, of precies willen weten waar hun tijd naartoe gaat. Minder geschikt voor wie prijsgevoelig is of privacy boven gemak stelt.

Prijs: Gratis (Google Sheets) | Inbegrepen bij Microsoft 365 abonnement (Excel)

Veel startende ZZP'ers beginnen met een zelfgemaakt Excel- of Google Sheets-document voor urenregistratie. Dit is begrijpelijk: geen abonnementskosten, volledige flexibiliteit, en de meeste ondernemers zijn al bekend met spreadsheets.

Sterke punten:
Met een goed opgezet template registreer je datum, project, klant, beschrijving en uren. Formules berekenen automatisch het totaal, je kunt subtotalen per project of klant maken, en een simpele voortgangsbalk laat zien hoe je staat ten opzichte van de 1.225 uur voor het urencriterium.

Google Sheets heeft het voordeel dat je het overal kunt bewerken via je telefoon, dat wijzigingen automatisch worden opgeslagen, en dat je het document eenvoudig kunt delen met een boekhouder. Er zijn kant-en-klare templates beschikbaar via Google Workspace Marketplace.

Voor de Belastingdienst is een goed bijgehouden spreadsheet een geldig urenbewijs — mits het gedetailleerd genoeg is (datum, activiteit, uren per dag).

Nadelen:
Een spreadsheet doet niets automatisch. Je moet consequent elke dag je uren invullen, anders verlies je de data. Er is geen timer-functionaliteit: je moet zelf tijden schatten of uit je hoofd invullen, wat leidt tot onnauwkeurigheden. Bij een belastingcontrole kan de Belastingdienst sceptisch zijn over een spreadsheet die is achteraf ingevuld, zonder tijdstempels.

Daarnaast is er geen koppeling met facturatie of boekhouding: je moet data handmatig overzetten naar je boekhoudprogramma. Naarmate je meer klanten en projecten krijgt, wordt het bijhouden steeds tijdrovender en foutgevoeliger.

Geschikt voor: ZZP'ers die net beginnen met urenregistratie en nog geen budget willen besteden. Ook voor ondernemers die slechts voor een tijdelijk project uren bij willen houden. Als definitieve oplossing voor het urencriterium raden we een betere tool aan.

Toelichting kolommen:

• Automatische tracking: mate waarin de tool zelf detecteert waar je aan werkt


• Urencriterium rapportage: of de tool specifiek de voortgang naar 1.225 uur bijhoudt


• Facturatie-koppeling: of uren direct omgezet kunnen worden in facturen

De beste urenregistratie tool bestaat niet — de beste tool is degene die bij jouw werkwijze past en die je ook daadwerkelijk bijhoudt.

Starter zonder budget: Clockify (gratis)
Je hebt net je eenmanszaak ingeschreven en wil zo min mogelijk kosten. Clockify biedt onbeperkte tijdregistratie voor niets. Begin hier, en schakel over naar een betaalde tool wanneer je meer omzet maakt.

Vergeetachtige ZZP'er die veel switcht: Timely
Als je je dag verdeelt over veel kleine taken en vergeet de timer te starten, investeer dan in Timely. De automatische registratie bespaart je wekelijks frustratie en geeft een eerlijker beeld van je tijdsbesteding dan handmatige invoer.

Freelancer die regelmatig factureert op uur: Harvest
Voor ZZP'ers in consulting, advies of projectwerk waarbij de klant per uur betaalt, is Harvest de meest efficiënte keuze. De koppeling tussen uren en facturen elimineert dubbel werk.

ZZP'er die ook zijn boekhouding wil stroomlijnen: Fiscaal Agent
Als je moe bent van losse tools die niet met elkaar praten, is Fiscaal Agent de logische keuze. Je betaalt voor een compleet boekhoudpakket, maar urenregistratie, facturatie en belastingaangiften zijn volledig geïntegreerd. De urencriterium-monitor is voor veel Nederlandse ZZP'ers de doorslag.

ZZP'er met meerdere opdrachtgevers, overzichtelijk budget: Toggl Track (gratis)
Toggl's gratis plan is voor de meeste ZZP'ers ruim voldoende. De interface is prettig en de rapporten zijn exporteerbaar voor bewijs bij de Belastingdienst.

Belangrijk: Welke tool je ook kiest, zorg ervoor dat je je uren nauwkeurig en dagelijks bijhoudt. Een goede urenregistratie is bij een eventuele controle door de Belastingdienst je beste verdediging voor het behoud van je zelfstandigenaftrek. Sla geen weken over en reconstrueer nooit uren achteraf zonder bewijs.