Starten als ZZP'er in 2025: Complete Stap-voor-Stap Checklist

Voordat je de officiële stappen zet, zijn er een paar basiszaken om over na te denken:

Ben je ondernemer voor de Belastingdienst?
De Belastingdienst beoordeelt of je als ondernemer wordt aangemerkt op basis van criteria als: zelfstandigheid, meerdere opdrachtgevers, winstverwachting en ondernemersrisico. Als je aan de meeste criteria voldoet, word je als ondernemer erkend — met alle bijbehorende aftrekposten.

Rechtsvorm kiezen:
De meeste ZZP'ers starten als eenmanszaak — de eenvoudigste en goedkoopste rechtsvorm. Je bent persoonlijk aansprakelijk voor zakelijke schulden. Een BV biedt meer bescherming maar kost meer tijd en geld. Begin voor de meeste starters als eenmanszaak.

Naam en KVK-nummer:
Je handelsnaam hoeft niet uniek te zijn, maar mag niet misleidend zijn. Controleer op kvk.nl of de gewenste naam al gebruikt wordt. Je hoeft niet per se een aparte zakelijke naam te gebruiken — je eigen naam is ook geldig.

Wat kost het?

• KVK-inschrijving: €75,90 (eenmalig)


• Zakelijke bankrekening: €3-€15/maand


• Boekhoudprogramma: €10-€50/maand


• Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV): €100-€400/maand (afhankelijk van branche en dekking)

Inschrijving bij de Kamer van Koophandel is de eerste en meest fundamentele stap. Zonder KVK-inschrijving heb je geen officieel bedrijf.

Hoe schrijf je je in:

1. Ga naar kvk.nl en klik op 'Inschrijven'


2. Kies 'Eenmanszaak' als rechtsvorm


3. Vul je persoonlijke gegevens in (naam, adres, BSN)


4. Kies je bedrijfsnaam en hoofdactiviteit (SBI-code)


5. Kies het vestigingsadres (dit mag je thuisadres zijn)


6. Maak een afspraak bij een KVK-kantoor — inschrijven gebeurt persoonlijk


7. Neem een geldig legitimatiebewijs mee


8. Betaal de inschrijvingskosten: €75,90

• Je ontvangt een KVK-nummer (8 cijfers) — dit staat op al je facturen


• Je ontvangt een RSIN-nummer — dit gebruik je voor bepaalde belastingzaken


• De Belastingdienst wordt automatisch op de hoogte gesteld

Na je KVK-inschrijving stuurt de Belastingdienst je automatisch een brief met je BTW-identificatienummer (ook wel omzetbelastingnummer). Dit gaat doorgaans binnen 1-2 weken na inschrijving.

Twee BTW-nummers:

• BTW-identificatienummer (NL123456789B01): gebruik je op facturen aan Europese klanten


• BTW-nummer intern (OB-nummer): gebruik je in correspondentie met de Belastingdienst

Kleineondernemersregeling (KOR):
Verwacht je jaaromzet onder de €20.000 te blijven? Dan kun je je aanmelden voor de KOR. Je berekent dan geen BTW aan klanten en doet geen BTW-aangifte. Aanmelden doe je minimaal 4 weken voor het begin van een kwartaal via de Belastingdienst.

Een aparte zakelijke bankrekening is technisch gezien niet verplicht voor eenmanszaken, maar is sterk aanbevolen. Het scheidt privé en zakelijk, wat:

• Je administratie aanzienlijk vereenvoudigt


• De kans op fouten in de belastingaangifte verkleint


• Professioneler overkomt bij klanten


• Vereist is bij de meeste boekhoudprogramma's voor automatische koppeling

Tip: Kies een rekening die automatisch koppelt met je boekhoudprogramma. Dit bespaart maandelijks uren aan handmatig invoeren.

Als ZZP'er heb je geen werkgever die je beschermt. Je bent zelf verantwoordelijk voor je inkomensbescherming en aansprakelijkheid.

Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) — sterk aanbevolen:
Ben je langdurig ziek of arbeidsongeschikt, dan heb je als ZZP'er geen recht op een uitkering van je werkgever of UWV (tenzij je verzekerd bent). Een AOV dekt een deel van je inkomen als je niet kunt werken.

• Kosten: €100-€400/maand afhankelijk van beroep, dekking en wachttermijn


• Overweeg minimaal 80% van je beroepsarbeidsongeschiktheid te verzekeren


• Alternatief: vrijwillig verzekerd bij UWV (wacht maximaal 13 weken na start ZZP)

• Kosten: €15-€80/maand


• Verplicht in sommige sectoren (advocatuur, notariaat, assurantietussenpersonen)

• Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering — voor schade aan derden


• Rechtsbijstandverzekering — voor juridische conflicten met klanten


• Inboedelverzekering zakelijk — als je dure apparatuur hebt

• Independer.nl — onafhankelijke vergelijker


• Interpolis, Centraal Beheer, FBTO — grote aanbieders voor ZZP'ers

Een goede administratie is wettelijk verplicht en praktisch onmisbaar. Je moet minimaal 7 jaar je financiële administratie bewaren.

Wat je nodig hebt:

1. Boekhoudprogramma — voor facturen, uitgaven, BTW-overzichten en jaarrekening


2. Urenadministratie — voor het urencriterium (1.225 uur/jaar voor zelfstandigenaftrek)


3. Systeem voor bonnetjes — digitaal of fysiek, gesorteerd per categorie

• Fiscaal Agent (AI-gestuurd, ideaal voor starters)


• Moneybird (populair onder creatieve ZZP'ers)


• E-Boekhouden.nl (breed pakket)


• Snelstart (meer gericht op groeiende bedrijven)

• BTW: reserveer 21% van je omzet (of het netto BTW-bedrag)


• Inkomstenbelasting: reserveer 25-35% van je nettowinst

1. Maak een mappenstructuur: Verkoop / Inkoop / Bank / Overig


2. Upload je eerste factuur


3. Koppel je bankrekening aan het boekhoudprogramma


4. Stel kwartaaldeadlines in als agenda-reminder

Je bent officieel ingeschreven, hebt een bankrekening en een boekhoudprogramma. Nu is het tijd voor je eerste factuur.

Verplichte gegevens op een factuur (Belastingdienst):

1. Jouw volledige naam en adres


2. Jouw BTW-identificatienummer


3. Jouw KVK-nummer


4. Naam en adres van de klant


5. Factuurdatum


6. Uniek, opeenvolgend factuurnummer (bijv. 2025-001)


7. Omschrijving van de geleverde dienst of product


8. Hoeveelheid en eenheidsprijs


9. Datum van levering


10. Bedrag exclusief BTW


11. Toegepast BTW-tarief (0%, 9% of 21%)


12. BTW-bedrag


13. Totaalbedrag inclusief BTW

Factuurnummering:
Gebruik een logisch systeem, bijv.:

• 2025-001, 2025-002, etc.


• of FA-2025-001

Dit zijn de meest voorkomende beginfouten:

1. Te laat inschrijven — Als je al factureert zonder KVK-inschrijving, riskeer je boetes. Schrijf je in voordat je je eerste factuur verstuurt.

1. Geen zakelijke rekening openen — Privé en zakelijk door elkaar geeft problemen bij de belastingaangifte. Een zakelijke rekening is sterk aanbevolen.

1. AOV uitstellen — Arbeidsongeschiktheid treft meer mensen dan verwacht. Elke dag zonder dekking is een risico. Sluit zo snel mogelijk een AOV af of meld je aan bij UWV.

1. Geen urenadministratie bijhouden — Als je de zelfstandigenaftrek (€2.470 in 2025) wilt claimen, moet je bewijzen dat je minimaal 1.225 uur aan je onderneming hebt gewerkt. Begin hier direct mee.

1. Te lage tarieven vragen — Vergeet niet dat je als ZZP'er geen vakantiegeld, pensioen, AOV of ziektekostenverzekering via een werkgever krijgt. Bereken je uurtarief inclusief deze kosten.

1. BTW vergeten op te nemen in offertes — Vermeld altijd of je prijs exclusief of inclusief BTW is. Anders kunnen onverwachte kosten discussie opleveren.

1. Startersaftrek niet kennen — In je eerste drie jaar als ondernemer kun je naast de zelfstandigenaftrek ook de startersaftrek van €2.123 claimen. Dit staat los van je verdiensten.

Gebruik deze checklist om zeker te weten dat je niets over het hoofd ziet:

Administratief en juridisch:

• [ ] KVK-inschrijving gedaan (€75,90)


• [ ] BTW-nummer ontvangen van Belastingdienst


• [ ] Zakelijke bankrekening geopend


• [ ] Algemene voorwaarden opgesteld of gedownload

• [ ] AOV afgesloten of aangemeld bij UWV


• [ ] Beroepsaansprakelijkheidsverzekering overwogen


• [ ] Boekhoudprogramma gekozen en ingericht


• [ ] Urenadministratie gestart


• [ ] BTW- en belastingreservering ingericht

• [ ] Factuursjabloon gemaakt met alle verplichte velden


• [ ] Factuurnummeringssysteem opgezet (bijv. 2025-001)


• [ ] Eerste factuur verstuurd


• [ ] BTW-aangifte deadlines in agenda gezet


• [ ] Bewaartermijn documenten (7 jaar) in acht genomen

Je bent gestart. Maar welke acties zijn belangrijk in de eerste weken en maanden?

1. Eerste BTW-aangifte — Afhankelijk van wanneer je startte, doe je je eerste kwartaalaangifte binnen 1-3 maanden na de start. Stel agenda-herinneringen in.

1. Urenregistratie consistent bijhouden — Gebruik een app of spreadsheet om dagelijks bij te houden hoeveel uur je werkt. Dit is essentieel voor de zelfstandigenaftrek.

1. Voorlopige aanslag aanvragen — Als je verwacht meer dan €50 belasting te betalen, is het verstandig een voorlopige aanslag aan te vragen. Je betaalt dan in termijnen in plaats van een groot bedrag ineens.

1. Netwerken en opdrachtgevers vinden — Meld je aan bij relevante brancheverenigingen (FNV Zelfstandigen, PZO-ZZP, etc.) voor juridische ondersteuning en netwerkmogelijkheden.

1. Eerste jaarrekening voorbereiden — Aan het einde van je eerste jaar maak je een winst-en-verliesrekening. Met een goed boekhoudprogramma is dit semiautomatisch.