Hoe Houd Je Je Boekhouding Bij als ZZP'er? Complete Gids 2025

Voordat je een ritme kunt opbouwen, moet je de basisstructuur goed hebben staan.

Wat je nodig hebt:

1. Boekhoudprogramma — kies software die bankimport, facturen en BTW-overzichten ondersteunt


2. Zakelijke bankrekening — essentieel voor automatische bankimport


3. Systeem voor bonnetjes — app op je telefoon (bijv. Receipt Bank, Hubdoc) of fysieke mapjes


4. Urenadministratie — voor het urencriterium van de zelfstandigenaftrek

Wettelijke bewaarplicht:
Je bent verplicht je administratie minimaal 7 jaar te bewaren (10 jaar voor onroerend goed). Dit geldt voor facturen, bonnetjes, bankafschriften en contracten. Digitale opslag is toegestaan.

Een goede boekhouding vereist geen uren per week — het vereist kleine, consequente handelingen.

Dagelijks (na elk klantcontact of aankoop):

1. Bonnetje fotograferen — gebruik je telefoon en upload direct via je boekhoudapp. Wacht niet tot het einde van de maand.


2. Factuur versturen — stuur facturen bij voorkeur direct na levering. Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt.


3. Nieuwe transactie noteren — als je geen automatische bankimport hebt, noteer dan grote transacties direct.

• Installeer een bonnetjes-app op je telefoon (Dext, Hubdoc, of de ingebouwde app van je boekhoudprogramma)


• Fotografeer bonnetjes direct na aankoop


• Gooi het papieren bonnetje weg als je de digitale versie hebt opgeslagen


• Sla digitale facturen op in een map per jaar/kwartaal

Eens per week zet je een uurtje opzij voor je boekhouding. Dit is het moment om de transacties van de afgelopen week te verwerken.

Wekelijks (vaste dag, bijv. vrijdag):

1. Bankafschriften importeren — koppel je bankrekening aan je boekhoudprogramma voor automatische import. Controleer of alle transacties van de week zijn binnengekomen.


2. Transacties categoriseren — match elke transactie met de juiste categorie (bijv. 'Telefoonkosten', 'Reiskosten', 'Inkoop'). Moderne software leert van je eerdere keuzes.


3. Openstaande facturen controleren — welke facturen zijn nog niet betaald? Stuur een herinnering als een factuur al meer dan 30 dagen open staat.


4. Nieuwe facturen matchen — match binnengekomen betalingen met de openstaande facturen in je systeem.


5. Urenadministratie bijwerken — noteer hoeveel uur je deze week aan je onderneming hebt gewerkt.

Aan het einde van elke maand sluit je de maand af en controleer je je financiën.

Maandafsluiting stappen:

1. Alle transacties verwerkt? — Controleer of er geen ongecategoriseerde transacties meer zijn in je boekhoudprogramma.


2. Bankafstemming — vergelijk het saldo in je boekhoudprogramma met het banksaldo. Ze moeten overeenkomen.


3. Resultatenrekening bekijken — bekijk je winst-en-verliesrekening van de afgelopen maand. Is je winst in lijn met je verwachtingen?


4. BTW-overzicht controleren — hoeveel BTW heb je deze maand gefactureerd? Klopt dit met je verwachting?


5. Belastingreservering — zet het gereserveerde bedrag voor belasting apart (30% van je nettowinst als vuistregel).


6. Openstaande posten — stuur aanmaningen voor facturen die meer dan 30 dagen open staan.

Aan het einde van elk kwartaal doe je BTW-aangifte. Dit is het meest tijdintensieve moment in je boekhoudritme.

Kwartaalroutine (2-4 weken voor deadline):

1. Alle bonnetjes verwerkt? — Scan nog een keer door je administratie op ontbrekende bonnetjes en facturen.


2. BTW-overzicht genereren — je boekhoudprogramma genereert een BTW-rapport met alle te betalen en te ontvangen BTW.


3. Controleer de rubrieken — vergelijk het rapport met de verwachte rubrieken voor de BTW-aangifte (1a, 5b, etc.).


4. Indienen en betalen — dien de BTW-aangifte in via Mijn Belastingdienst (of via je boekhoudprogramma) en betaal voor de deadline.

Kwartaalcheck:

• Zijn alle facturen die je hebt verstuurd in het juiste kwartaal geboekt?


• Zijn alle ontvangen facturen verwerkt?


• Klopt het BTW-bedrag op het rapport met de som van je verkoopfacturen × BTW-tarief?

Aan het einde van het jaar maak je een jaarrekening voor je inkomstenbelastingaangifte.

Jaarboeking stappen:

1. Alle transacties verwerkt — controleer of je de volledige 12 maanden hebt geboekt


2. Afschrijvingen verwerken — als je bedrijfsmiddelen hebt (laptop, camera, auto), verwerk dan de jaarlijkse afschrijving


3. Privéopnames of -stortingen — als je privégeld in je bedrijf hebt gestort of geld hebt opgenomen, boek dit correct


4. Winst-en-verliesrekening opmaken — dit is de input voor je belastingaangifte


5. Jaarrekening archiveren — bewaar de jaarrekening als onderdeel van je administratie

Vermijd deze veelgemaakte boekhoudfouten:

1. Maanden achterstand oplopen — Zodra je 2+ maanden achterstand hebt, wordt de taak overweldigend. Werk elke week bij, dan is het nooit meer dan een uur.

1. Privé en zakelijk door elkaar — Gebruik altijd je zakelijke rekening voor zakelijke transacties. Betaal je toch privé voor een zakelijke aankoop? Verwerk het als privé-storting in de boekhouding.

1. Bonnetjes vergeten — Kleine bonnetjes (parkeren, koffie met klant, kantoorartikelen) worden snel vergeten maar zijn wel aftrekbaar. Fotografeer ze direct.

1. BTW verkeerd categoriseren — BTW die je hebt ontvangen is een schuld, geen inkomsten. Boek het direct als BTW-verplichting, niet als omzet.

1. Urenadministratie vergeten — Zonder bewijs van 1.225 uur verlies je de zelfstandigenaftrek van €2.470 (2025). Houd dagelijks je uren bij.

1. Geen bankafstemming doen — Als je boekhouding en je bankrekening niet overeenkomen, weet je niet welke transacties je hebt gemist.

Gebruik deze checklist voor een gezonde boekhouding:

Dagelijks:

• [ ] Bonnetjes gefotografeerd en geüpload


• [ ] Facturen verstuurd direct na levering

• [ ] Bankafschriften geïmporteerd


• [ ] Transacties gecategoriseerd


• [ ] Openstaande facturen gecontroleerd


• [ ] Uren geregistreerd

• [ ] Alle transacties verwerkt


• [ ] Bankafstemming gedaan


• [ ] Winst-en-verliesrekening bekeken


• [ ] Belastingreservering bijgestort

• [ ] BTW-overzicht gegenereerd


• [ ] BTW-aangifte ingediend voor deadline


• [ ] BTW betaald

• [ ] Afschrijvingen verwerkt


• [ ] Jaarrekening opgemaakt


• [ ] Belastingaangifte (IB) voor 1 mei ingediend

Als je boekhouding op orde is, kun je het verder automatiseren:

1. Automatische bankimport — koppel je bankrekening via Open Banking voor dagelijkse automatische import van transacties.

1. Regels voor automatische categorisering — stel regels in zodat terugkerende transacties (zoals je telefoonrekening of boekhoudabonnement) automatisch in de juiste categorie terechtkomen.

1. Factuurherinneringen automatiseren — stel in dat je boekhoudprogramma automatisch een herinnering stuurt aan klanten die niet op tijd betalen.

1. Kilometerregistratie automatiseren — gebruik een app als MileIQ of de ingebouwde functie van je boekhoudprogramma om je zakelijke kilometers bij te houden (€0,23/km, 2025).

1. Dashboard bijhouden — bekijk wekelijks je financieel dashboard. Een goed boekhoudprogramma toont je omzet, openstaande facturen, winst en BTW-positie in één overzicht.