Hoe Doe Je BTW-Aangifte als ZZP'er? Volledige Stap-voor-Stap Gids 2025

Een goede voorbereiding voorkomt fouten en bespaart je tijd. Zorg dat je het volgende bij de hand hebt voordat je de aangifte opent:

Documenten en gegevens:

1. Alle verkoopfacturen van het afgelopen kwartaal — gesorteerd op datum


2. Alle inkoopfacturen en bonnetjes waarop BTW vermeld staat


3. Bankafschriften van de zakelijke rekening over het kwartaal


4. BTW-nummer (begint met NL, eindigt op B01 of B02)


5. DigiD — inlogcode en sms-verificatie of DigiD-app


6. Overzicht uit je boekhoudprogramma — de meeste software genereert automatisch een BTW-overzicht

Deadlines per kwartaal 2025:

Let op: de deadline geldt zowel voor het indienen van de aangifte als voor de betaling. Te laat indienen kost €68 per aangifte (verzuimboete). Bij herhaaldelijk verzuim kan dit oplopen.

1. Ga naar [mijn.belastingdienst.nl](https://mijn.belastingdienst.nl)


2. Klik op 'Inloggen met DigiD'


3. Voer je DigiD-gebruikersnaam en wachtwoord in


4. Bevestig via sms of de DigiD-app (tweestapsverificatie)


5. Je belandt in het overzicht van je aangiften. Klik op 'Ondernemer'


6. Selecteer 'Btw' in het linkermenu


7. Je ziet een overzicht van alle openstaande en ingediende aangiften


8. Klik op het desbetreffende kwartaal om de aangifte te openen

De BTW-aangifte bestaat uit meerdere rubrieken. Dit zijn de rubrieken die voor de meeste ZZP'ers van toepassing zijn:

Rubriek 1a — Leveringen/diensten belast met hoog tarief (21%)
Hier vul je het totale bedrag in van alle facturen die je hebt gestuurd tegen 21% BTW, exclusief BTW. De BTW-component berekent het formulier automatisch.

Voorbeeld: je hebt €10.000 excl. BTW gefactureerd aan 21%. Vul €10.000 in bij omzet, BTW = €2.100.

Rubriek 1b — Leveringen/diensten belast met laag tarief (9%)
Alleen van toepassing als je producten of diensten levert die onder het verlaagd BTW-tarief vallen, zoals bepaalde voedingsmiddelen, geneesmiddelen of agrarische diensten.

Rubriek 2a — Verwervingen uit EU-landen (verlegging)
Vul dit in als je goederen hebt ingekocht van leveranciers in andere EU-landen zonder dat zij BTW berekenden (intracommunautaire verwerving). Jij verlegt dan de BTW.

Rubriek 3b — Diensten ontvangen uit het buitenland (verlegging)
Als je diensten hebt afgenomen van een buitenlandse partij (bijv. een software-abonnement van een Amerikaans bedrijf), vul je hier de verschuldigde BTW in via het verleggingsmechanisme.

Rubriek 5b — Voorbelasting (aftrekbare BTW)
Hier vul je het totale bedrag in van alle BTW die je zelf hebt betaald op zakelijke inkopen en kosten. Dit bedrag trek je af van de te betalen BTW.

Overzichtstabel rubrieken:

Saldo berekenen:
Het systeem berekent automatisch: Totaal verschuldigde BTW (rubrieken 1–4) minus Voorbelasting (rubriek 5b) = Te betalen of te ontvangen bedrag.

Neem voordat je op 'Verzenden' klikt de tijd voor een grondige controle. Een fout in de aangifte kan leiden tot een naheffing of boete.

Controlechecklist:

• Klopt het totaalbedrag in rubriek 1a met de som van je verkoopfacturen dit kwartaal?


• Heb je alle inkoopfacturen met BTW meegenomen in rubriek 5b?


• Zijn bonnetjes onder de €100 ook meegenomen (die mogen ook als voorbelasting)?


• Heb je facturen van vorige kwartalen niet dubbel opgevoerd?


• Klopt de te betalen BTW globaal met je verwachting (ruwweg 21% van je winst minus aftrekbare BTW)?


• Heb je facturen aan buitenlandse klanten correct behandeld (0% of verlegging)?

1. Voorbelasting vergeten mee te nemen — laat geld liggen


2. Privé-aankopen opgevoerd als zakelijk — niet toegestaan


3. Verkeerd kwartaal — facturen van december opgevoerd in Q1


4. Verleggingsregel niet toegepast bij EU-diensten

Na het indienen moet je het verschuldigde BTW-bedrag ook daadwerkelijk voor de deadline overmaken. De aangifte indienen en de betaling zijn twee afzonderlijke handelingen.

Betaalgegevens:

• Bankrekening Belastingdienst: NL86 INGB 0002 4455 88 of NL44 RABO 0132 0003 19


• Betalingskenmerk: dit staat op de aangifte-bevestiging of op je aanslag


• Zorg dat de betaling uiterlijk op de deadline op de rekening van de Belastingdienst staat

Automatische incasso:
Je kunt de Belastingdienst machtigen om het BTW-bedrag automatisch van je rekening te incasseren. Dit voorkomt vergeten betalingen en boetes. Aanvragen via Mijn Belastingdienst.

Verzuimboetes:

• Te laat indienen: €68 (eerste verzuim)


• Te laat betalen: €68 (eerste verzuim)


• Bij herhaling kunnen boetes oplopen tot €1.377 of hoger


• Bij opzettelijke fraude: strafrechtelijke vervolging mogelijk

Heb je een fout ontdekt in een eerder ingediende aangifte? Dan dien je een suppletie-aangifte in. Dit is verplicht als het verschil meer dan €1.000 of meer dan 10% van je aangifte bedraagt.

Wanneer suppletie indienen:

• Je bent vergeten BTW-inkomsten op te nemen


• Je hebt te veel voorbelasting geclaimd


• Je hebt een factuur in het verkeerde kwartaal geboekt

1. Log in op Mijn Belastingdienst


2. Ga naar 'Btw' en kies 'Suppletie'


3. Selecteer het tijdvak dat je wilt corrigeren


4. Vul de gecorrigeerde bedragen in


5. Geef een toelichting op de reden van de correctie


6. Verstuur de suppletie

Pro-actief handelen loont:
De Belastingdienst beloont transparantie. Als je een fout signaleert en zelf meldt, zijn de gevolgen altijd milder dan wanneer de fout tijdens een boekenonderzoek wordt gevonden.

Dit zijn de meest voorkomende fouten die ZZP'ers maken bij hun BTW-aangifte:

1. Deadline gemist — Stel agenda-herinneringen in, minstens 1 week voor de deadline. De gevolgen zijn direct: €68 boete en eventuele rente.

1. Voorbelasting niet volledig opgevoerd — Veel ZZP'ers vergeten bonnetjes voor kleine zakelijke uitgaven (koffie bij klantbezoek, parkeerkosten, kantoormateriaal). Tel ze mee.

1. Privé en zakelijk door elkaar — BTW op privé-aankopen mag je nooit als voorbelasting claimen. Gebruik bij twijfel de zakelijke/privé-verhouding bij gemengd gebruik.

1. Facturen aan buitenlandse klanten — Lever je diensten aan een ondernemer in een ander EU-land? Dan geldt doorgaans het 0%-tarief en moet je de dienst melden bij de opgave intracommunautaire prestaties (ICP).

1. Verkeerde tarieven — Controleer of je product of dienst onder 9% of 21% valt. Vergissingen in het tarief leiden tot naheffingen.

1. Aangifte 'nihil' vergeten — Ook als je geen omzet hebt gehad dit kwartaal, moet je een nihil-aangifte indienen. Dit wordt snel vergeten door startende ZZP'ers.

1. Boekhoudprogramma niet gesynchroniseerd — Als je handmatig bijhoudt, controleer dan of alle facturen daadwerkelijk zijn ingevoerd voor je de aangifte invult.

Gebruik deze checklist bij elke kwartaalaangifte:

Voorbereiding (2 weken voor deadline):

• [ ] Alle verkoopfacturen van het kwartaal verzameld


• [ ] Alle inkoopfacturen en bonnetjes verzameld


• [ ] BTW-overzicht gegenereerd uit boekhoudprogramma


• [ ] Bankafschriften gecontroleerd op ontbrekende transacties

• [ ] Rubriek 1a ingevuld (omzet 21%)


• [ ] Rubriek 1b ingevuld indien van toepassing (omzet 9%)


• [ ] Rubriek 2a ingevuld bij EU-inkopen


• [ ] Rubriek 3b ingevuld bij buitenlandse diensten


• [ ] Rubriek 5b ingevuld (alle aftrekbare voorbelasting)

• [ ] Totaalbedrag vergeleken met boekhoudoverzicht


• [ ] Geen privé-uitgaven meegenomen


• [ ] Facturen uit vorig kwartaal niet dubbel opgevoerd

• [ ] Aangifte verzonden (bevestiging ontvangen)


• [ ] Betaling overgemaakt met juist betalingskenmerk


• [ ] Bevestiging opgeslagen in administratie


• [ ] Volgende deadline in agenda gezet

Je hebt de aangifte ingediend en betaald. Wat zijn de volgende stappen?

1. Bewaarplicht — Bewaar alle facturen, bonnetjes en bankafschriften minstens 7 jaar na het jaar waarop ze betrekking hebben. Voor onroerend goed geldt een termijn van 10 jaar. Digitale kopieën zijn ook toegestaan, mits leesbaar en volledig.

1. Bevestiging archiveren — Sla de bevestiging van de ingediende aangifte op in je digitale archief, geordend per kwartaal en jaar.

1. Reservering voor volgende kwartaal — Zet elke maand de verwachte BTW (21% van je omzet minus aftrekbare voorbelasting) apart op een spaarrekening. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan.

1. Controleer de aanslag — De Belastingdienst stuurt na de aangifte een definitieve aanslag. Controleer of de bedragen overeenkomen met je aangifte.

1. Overweeg automatische incasso — Als je regelmatig moeite hebt met op tijd betalen, is een machtiging voor automatische incasso een eenvoudige oplossing.

1. KOR overwegen — Als je jaaromzet structureel onder €20.000 blijft, overweeg dan aanmelding bij de Kleineondernemersregeling. Je hoeft dan geen BTW meer te berekenen of aangifte te doen.