Aftrekposten ZZP 2025: Complete Gids met Alle Aftrekken en Bedragen

Om aftrekposten correct te claimen, heb je het volgende nodig:

1. Bewijs van zakelijk karakter — bonnetjes, facturen, contracten die aantonen dat de uitgave zakelijk was


2. Urenadministratie — voor de zelfstandigenaftrek: bewijs van 1.225 uur/jaar


3. Overzicht van gemengd gebruik — als je iets zowel privé als zakelijk gebruikt, documenteer de verhouding


4. Bewaartermijn in acht nemen — bewaar alle documenten minimaal 7 jaar

Let op de 'dubbele aftrek'-regels:
Sommige kosten zijn beperkt aftrekbaar. Representatiekosten (lunches, diners, cadeaus) zijn slechts 80% aftrekbaar. Werkruimte thuis vereist aan strenge eisen te voldoen.

Dit zijn de aftrekken die exclusief gelden voor ondernemers. Ze worden afgetrokken van je winst vóór de MKB-winstvrijstelling.

1. Zelfstandigenaftrek:

Voorwaarden:

• Ingeschreven bij KVK als ondernemer voor de inkomstenbelasting


• Urencriterium: minimaal 1.225 uur per jaar besteed aan de onderneming


• Jonger dan AOW-leeftijd bij begin van het kalenderjaar

• Bedrag: €2.123 (2025 en 2026)


• Maximaal 3 keer toepasbaar in de eerste 5 jaar van je onderneming


• Cumulatief met de zelfstandigenaftrek: in het eerste jaar kun je €2.470 + €2.123 = €4.593 aan ondernemersaftrek claimen

• 12,7% van de winst na ondernemersaftrekken


• Geen urencriterium vereist


• Automatisch berekend in de belastingaangifte

Naast de specifieke ondernemersaftrekken zijn zakelijke kosten direct aftrekbaar als bedrijfskosten.

Volledig aftrekbare kosten:

Deels aftrekbare kosten:

Kilometervergoeding:
Rij je met je privéauto voor zakelijke ritten? Dan mag je €0,23 per kilometer aftrekken (2025). Houd een rittenregistratie bij met datum, bestemming en zakelijk doel.

Werkruimte thuis aftrekken is mogelijk, maar kent strenge voorwaarden.

Strenge eisen (volledig aftrekbaar):
Je kunt de kosten voor een werkruimte thuis volledig aftrekken als:

1. De werkruimte heeft een eigen ingang of eigen sanitaire voorzieningen


2. Je verdient meer dan 30% van je totale inkomen in de werkruimte


3. 70% van je inkomen in die werkruimte of op andere locaties behaalt

Minder strenge eisen (beperkt aftrekbaar):
Als je thuiswerkt in een ruimte die ook voor privégebruik dient (bijv. een extra slaapkamer als kantoor), zijn de kosten doorgaans niet aftrekbaar. De belastingdienst stelt hier strenge eisen aan.

Praktische oplossing:
Veel ZZP'ers die thuis werken kiezen ervoor om:

• Een apart kantoor te huren (volledig aftrekbaar)


• Een coworking space te gebruiken (volledig aftrekbaar)


• Werkruimte-inrichting af te schrijven (bureau, stoel, schermen)

Auto en reiskosten bieden significante aftrekmogelijkheden.

Zakelijk rijden met privéauto:

• €0,23 per zakelijk gereden kilometer (2025)


• Houd een rittenregistratie bij: datum, vertrek, bestemming, zakelijk doel en kilometers


• Ook woon-werkverkeer is aftrekbaar als je een buitenshuis werkt

• Alle kosten zijn in principe aftrekbaar: brandstof, onderhoud, verzekering, wegenbelasting


• Maar: je betaalt bijtelling voor privégebruik (4%-22% van cataloguswaarde)


• Rij je minder dan 500 km privé? Dan geen bijtelling (maar rittenregistratie vereist)

• 10.000 km × €0,23 = €2.300 aftrekbaar

OV-kosten:
Kosten voor trein, bus of tram voor zakelijke reizen zijn volledig aftrekbaar. Bewaar je tickets of gebruik je OV-chipkaart voor automatisch bewijs.

Telefoon en internet:
Als je telefoon en internet zowel zakelijk als privé gebruikt, trek je het zakelijke aandeel af.

• Gebruik je telefoon 80% zakelijk? Dan is 80% van de abonnementskosten aftrekbaar.


• Documenteer de zakelijke verhouding (bijv. in je boekhoudprogramma of een notitie)


• Als je een aparte zakelijke telefoon hebt, is die 100% aftrekbaar

Kleine aanschaffingen (< €450 excl. BTW) mag je in één keer aftrekken als bedrijfskoste.

Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA):
Investeer je meer dan €2.800 in bedrijfsmiddelen per jaar? Dan heb je recht op extra aftrek via de KIA:

• Investeringen €2.801–€69.765: 28% extra aftrek


• Dit kan flink in de belasting schelen bij grotere investeringen

Vermijd deze veelgemaakte fouten:

1. Werkruimte thuis ten onrechte aftrekken — De eisen zijn strenger dan veel ZZP'ers denken. Een extra slaapkamer die je als kantoor gebruikt voldoet in de meeste gevallen niet.

1. FOR (Fiscale oudedagsreserve) toepassen — De FOR is per 1 januari 2023 afgeschaft. Je kunt geen nieuwe FOR meer vormen. Bestaande FOR'en mogen nog worden gebruikt.

1. Representatiekosten volledig aftrekken — Lunches, diners en cadeaus met een zakelijk karakter zijn slechts 80% aftrekbaar, niet volledig.

1. Geen rittenregistratie bijhouden — Als je kosten opvoert voor zakelijke ritten maar geen registratie kunt overleggen, worden deze kosten bij een controle geweigerd.

1. Privékosten verwarren met zakelijke — Vakantie, sportschool, kleding (tenzij specifiek bedrijfskleding) zijn privékosten en niet aftrekbaar.

1. Startersaftrek vergeten — Maximaal 3 keer in de eerste 5 jaar. Dit wordt door veel starters niet geclaimd.

1. Investeringsaftrek (KIA) vergeten — Als je meer dan €2.800 per jaar investeert in bedrijfsmiddelen, heb je recht op de KIA. Dit wordt regelmatig over het hoofd gezien.

Controleer voor je belastingaangifte of je alle aftrekposten hebt meegenomen:

Ondernemersaftrekken:

• [ ] Zelfstandigenaftrek (€2.470 in 2025) — voldoe ik aan 1.225 uur?


• [ ] Startersaftrek (€2.123) — ben ik in mijn eerste 5 jaar?


• [ ] MKB-winstvrijstelling (12,7%) — automatisch, wel controleren

• [ ] Vakliteratuur en cursussen opgevoerd


• [ ] Software-abonnementen opgevoerd


• [ ] Verzekeringspremies (AOV, aansprakelijkheid) opgevoerd


• [ ] Kantoorartikelen opgevoerd


• [ ] Marketing- en advertentiekosten opgevoerd

• [ ] Zakelijke kilometers berekend (× €0,23)


• [ ] OV-kosten opgevoerd

• [ ] Grote aanschaffingen correct afgeschreven


• [ ] Kleine aanschaffingen direct als koste opgevoerd


• [ ] Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) berekend indien van toepassing

• [ ] Telefoon en internet (zakelijk aandeel) opgevoerd


• [ ] Werkruimte thuis — voldoe ik aan de eisen?


• [ ] Pensioenpremies (lijfrente) opgevoerd

Het claimen van aftrekposten is stap één. Stap twee is het correct bewaren van de bewijsstukken.

Bewaarplicht:

• Alle zakelijke documenten: minimaal 7 jaar na het boekjaar


• Onroerend goed: 10 jaar


• Urenadministratie: zolang de aangifte open is voor controle

• Alle inkoopfacturen en bonnetjes


• Bankafschriften (zakelijke rekening)


• Contracten met klanten en leveranciers


• Rittenregistratie (als je auto-aftrek claimt)


• Urenadministratie


• Aankoopbewijzen van bedrijfsmiddelen

• De digitale kopie een getrouwe weergave is van het origineel


• De bestanden goed leesbaar en opvraagbaar zijn


• Je een goede back-up hebt