Hoe Maak Je een Professionele Factuur als ZZP'er? Complete Gids 2025

Voordat je je eerste factuur verstuurt, zorg dat je de volgende gegevens bij de hand hebt:

1. Jouw volledige naam — of handelsnaam


2. Jouw zakelijk adres — vestigingsadres of postadres


3. Jouw BTW-identificatienummer — begint met NL, eindigt op B01 of B02


4. Jouw KVK-nummer — 8 cijfers


5. Jouw IBAN-bankrekeningnummer — voor de betalingsinstructie


6. Gegevens van de klant — naam, adres, eventueel BTW-nummer


7. Een factuurnummeringssysteem — bijv. 2025-001

Twijfel je welk tarief van toepassing is? Raadpleeg de website van de Belastingdienst of een boekhouder.

De Belastingdienst vereist dat elke factuur de volgende 13 gegevens bevat. Een factuur zonder een van deze velden is niet rechtsgeldig voor BTW-doeleinden.

Verplichte gegevens:

Let op voor B2B facturen:
Als je factureert aan een ander bedrijf in een EU-land en de BTW wordt verlegd, vermeld dan: 'BTW verlegd' of 'Reverse charge' en het BTW-nummer van de afnemer.

Hier is een voorbeeld van een correcte factuur voor een fictieve ZZP'er:

---

FACTUUR

Van:
Jan de Vries
Keizersgracht 123
1015 CJ Amsterdam
BTW: NL123456789B01
KVK: 12345678
IBAN: NL12 ABNA 0123 4567 89

Aan:
Acme BV
t.a.v. P. Jansen
Kerkstraat 1
3511 MA Utrecht

Factuurnummer: 2025-012
Factuurdatum: 15 februari 2025
Leveringsperiode: 1-28 februari 2025

Subtotaal excl. BTW: €1.500,00
BTW 21%: €315,00
Totaal incl. BTW: €1.815,00

Gelieve te betalen binnen 30 dagen op IBAN NL12 ABNA 0123 4567 89 o.v.v. factuurnummer 2025-012.

---

Tip: Voeg altijd een betalingskenmerk toe zodat je eenvoudig kunt matchen welke betaling bij welke factuur hoort.

Je facturen moeten een opeenvolgend, uniek nummer hebben. Er zijn geen wettelijke eisen aan het formaat, maar het systeem moet logisch en aaneengesloten zijn.

Gangbare nummersystemen:

Regels:

• Nummers mogen niet dubbel voorkomen


• Nummers mogen niet overgeslagen worden (geen 2025-003 na 2025-001)


• Je mag de nummering elk jaar opnieuw beginnen of doorlopend nummeren

Offerte-nummering apart:
Houd je offertenummers apart van je factuurnummers. Gebruik bijv. OF-2025-001 voor offertes en FA-2025-001 voor facturen.

Een goede factuur vermeldt altijd een duidelijke betalingstermijn. Dit voorkomt discussie en versterkt je positie bij eventuele incasso.

Wettelijke betalingstermijnen:

Let op: een betalingstermijn van meer dan 60 dagen voor B2B-klanten is alleen geldig als de klant hier uitdrukkelijk mee instemt én het geen onredelijk nadeel voor jou oplevert.

Bij niet-betaling:

1. Stuur een herinnering na het verstrijken van de betalingstermijn


2. Stuur een aanmaning na 7-14 dagen


3. Bereken wettelijke rente (handelsrente: ECB-rente + 8%) na het verstrijken van de termijn


4. Schakel een incassobureau in of start een gerechtelijke procedure

• 15% over de eerste €2.500 (minimaal €40)


• 10% over het bedrag €2.500-€5.000


• 5% daarboven

Heb je een fout gemaakt op een factuur? Maak dan een creditnota. Je mag een eenmaal verstuurde factuur niet achteraf wijzigen.

Wanneer een creditnota:

• Verkeerd bedrag gefactureerd


• Dienst gedeeltelijk gecanceld


• Klant retourneert product


• BTW-tarief was onjuist

1. Maak een nieuw document met de titel 'Creditnota'


2. Gebruik een eigen nummering: bijv. CN-2025-001


3. Vermeld het originele factuurnummer waarop de creditnota betrekking heeft


4. Vermeld dezelfde partijgegevens als de originele factuur


5. Voer de te crediteren bedragen in als negatieve bedragen of als positief bedrag met vermelding 'Ter creditering'


6. Stuur de creditnota naar de klant

Voorbeeld creditnota:

• Originele factuur: 2025-012 voor €1.815,00 incl. BTW


• Creditnota CN-2025-001: -€363,00 (2 uur à €150 incl. 21% BTW)


• Netto te betalen na verrekening: €1.452,00

Vermijd deze veelgemaakte factuurfouten:

1. BTW-nummer ontbreekt — Een factuur zonder jouw BTW-nummer is niet geldig voor BTW-aftrek. Je klant kan dan de BTW niet terugvragen.

1. Omschrijving te vaag — 'Werkzaamheden' is te algemeen. Omschrijf altijd wat je precies hebt gedaan, in welke periode en hoeveel uur of eenheden.

1. Verkeerd BTW-tarief — Als je 21% berekent over een dienst die onder 9% valt (of andersom), klopt je aangifte niet. Dit leidt tot naheffingen.

1. Factuurnummer niet opeenvolgend — Een gat in je nummering wekt argwaan bij de Belastingdienst. Gebruik je boekhoudprogramma om automatisch te nummeren.

1. Betalingstermijn niet vermeld — Zonder termijn geldt automatisch de wettelijke termijn, maar discussie is dan makkelijker. Wees altijd expliciet.

1. Factuur te laat sturen — Wettelijk moet je factuur uiterlijk op de 15e van de maand na levering verstuurd zijn. Factuur sneller versturen bespoedigt ook de betaling.

1. Privé-IBAN op zakelijke factuur — Gebruik altijd je zakelijke bankrekening op facturen. Een privé-IBAN op zakelijke facturen geeft complicaties in je administratie.

Gebruik deze checklist bij elke factuur:

Jouw gegevens:

• [ ] Volledige naam of handelsnaam


• [ ] Adres


• [ ] BTW-identificatienummer


• [ ] KVK-nummer


• [ ] IBAN-nummer

• [ ] Naam klant of bedrijfsnaam


• [ ] Adres klant


• [ ] (Indien B2B EU) BTW-nummer klant

• [ ] Factuurdatum


• [ ] Factuurnummer (opeenvolgend)


• [ ] Leveringsperiode of leveringsdatum


• [ ] Duidelijke omschrijving van dienst/product


• [ ] Hoeveelheid en eenheidsprijs


• [ ] Bedrag excl. BTW


• [ ] BTW-tarief en BTW-bedrag


• [ ] Totaalbedrag incl. BTW


• [ ] Betalingstermijn (bijv. '30 dagen na factuurdatum')


• [ ] Betalingskenmerk (factuurnummer)

Je factuur is verstuurd. Nu is het zaak om de betaling te bewaken en je administratie bij te houden.

1. Verwerk factuur direct in boekhoudprogramma — Boek de factuur als een vordering. Zodra de betaling binnenkomt, boek je die af tegen de vordering.

1. Stel een betaalherinnering in — Veel boekhoudprogramma's kunnen automatisch een herinnering sturen op dag 31 als de factuur nog niet betaald is.

1. Controleer wekelijks openstaande posten — Houd bij welke facturen nog niet betaald zijn. Hoe eerder je actie onderneemt, hoe groter de kans op tijdige betaling.

1. Bewaar alle facturen 7 jaar — Zowel de door jou gestuurde facturen als de ontvangen facturen van leveranciers. Digitale kopieën zijn toegestaan.

1. Kwartaalafsluiting — Controleer aan het einde van elk kwartaal of alle facturen geboekt zijn en of je BTW-overzicht klopt met het totaal van je verkoopfacturen.