Boekhouding voor ZZP'ers: Complete Gids 2025/2026

Als ZZP'er betaal je inkomstenbelasting over de winst van je onderneming via box 1. Je bent geen werknemer, dus er wordt geen loonheffing ingehouden — jij bent zelf verantwoordelijk voor je belastingaangifte.

De belastingschijven 2025:

• Schijf 1: 35,82% over inkomen tot €38.411


• Schijf 2: 37,48% over inkomen van €38.411 tot €76.817


• Schijf 3: 49,50% over inkomen boven €76.817

• Schijf 1: 35,70% over inkomen tot €38.883


• Schijf 2: 37,56% over inkomen van €38.883 tot €79.137


• Schijf 3: 49,50% over inkomen boven €79.137

De meeste ZZP'ers starten als eenmanszaak. Dit is de eenvoudigste rechtsvorm: je bent direct aansprakelijk, maar je profiteert van alle ondernemersaftrekken zoals de zelfstandigenaftrek en MKB-winstvrijstelling.

Een vennootschap onder firma (VOF) is interessant als je samenwerkt met een andere ondernemer. Elke vennoot is hoofdelijk aansprakelijk en doet apart aangifte over zijn winstaandeel.

Een besloten vennootschap (BV) wordt fiscaal aantrekkelijk bij een winst boven circa €100.000–€150.000 per jaar. Je betaalt dan vennootschapsbelasting (19% over de eerste €200.000 winst) en een DGA-salaris. Het omslagpunt verschilt per persoonlijke situatie — raadpleeg een fiscalist voor een persoonlijke berekening.

Zvw-bijdrage: Naast inkomstenbelasting betaal je als ZZP'er ook een bijdrage voor de zorgverzekeringswet. In 2025 bedraagt dit 5,26% over je winst (maximaal over €71.628).

Als ZZP'er heb je recht op diverse aftrekposten die je belastbare winst aanzienlijk verlagen. Dit zijn de belangrijkste:

Ondernemersaftrekken (alleen bij 1.225 urencriterium):

1. Zelfstandigenaftrek 2025: €2.470 — Wordt jaarlijks verder afgebouwd. In 2026 nog slechts €1.200. Je trekt dit direct van je winst af.


2. Startersaftrek: €2.123 — Extra aftrek in de eerste 3 jaar. Mag maximaal 3 keer gebruikt worden in de eerste 5 jaar. Cumulatief met zelfstandigenaftrek.


3. MKB-winstvrijstelling: 12,7% — Dit is geen ondernemersaftrek maar een vrijstelling over je resterende winst na andere aftrekken. Geldt voor alle ondernemers, ook zonder 1.225 uur.

Overige aftrekbare kosten:

• Kantoorruimte thuis (onder strikte voorwaarden: zelfstandige ingang, substantieel zakelijk gebruik)


• Zakelijke reiskosten: €0,23 per kilometer of werkelijke OV-kosten


• Zakelijke maaltijden: 80% aftrekbaar


• Opleidingen en cursussen: volledig aftrekbaar


• Vakliteratuur en tijdschriftabonnementen


• Hardware, software en apparatuur (zie ook KIA)


• Telefoon en internet (zakelijk deel)


• Pensioenreserve: jaarlijkse dotatie aan fiscale oudedagsreserve (FOR) is afgeschaft per 2023, maar bestaande reserves mogen nog worden aangehouden


• Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV): premie volledig aftrekbaar

Als ZZP'er ben je in de meeste gevallen BTW-plichtig. Je rekent BTW over je facturen, draagt dit af aan de Belastingdienst en trekt BTW op zakelijke kosten af als voorbelasting.

BTW-tarieven:

• 21% (hoog tarief): Geldt voor de meeste diensten en producten


• 9% (laag tarief): Geldt voor voedsel, geneesmiddelen, boeken, tijdschriften, personenvervoer en bepaalde arbeidsintensieve diensten


• 0% (nultarief): Geldt voor export buiten de EU

BTW-aangifte:
De meeste ZZP'ers doen per kwartaal BTW-aangifte (voor 1 mei, 1 augustus, 1 november en 1 februari). De betaling moet tegelijk met de aangifte plaatsvinden.

Factuurvereisten:
Elke factuur aan een BTW-plichtige klant moet bevatten:

• Volledige naam en adres van jou en de klant


• Je KVK-nummer en BTW-identificatienummer (NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers)


• Factuurnummer (opeenvolgend)


• Factuurdatum en leveringsdatum


• Omschrijving van de geleverde dienst of goederen


• Bedrag exclusief BTW, BTW-percentage en BTW-bedrag


• Totaalbedrag inclusief BTW

Stel: Marieke is grafisch ontwerper en zelfstandige. Ze haalt in 2025 een omzet van €65.000 exclusief BTW. Haar zakelijke kosten zijn €8.000. Ze voldoet aan het urencriterium.

Stap 1: Brutowinst
Omzet €65.000 - kosten €8.000 = winst €57.000

Stap 2: Ondernemersaftrekken toepassen

• Winst: €57.000


• Af: Zelfstandigenaftrek: -€2.470


• Af: Startersaftrek (jaar 2): -€2.123


• Subtotaal: €52.407

• 12,7% van €52.407 = -€6.656


• Belastbare winst: €45.751

• Schijf 1 (tot €38.411): €38.411 × 35,82% = €13.759


• Schijf 2 (€38.411 tot €45.751): €7.340 × 37,48% = €2.749


• Totaal IB: €16.508

• €45.751 × 5,26% = €2.406

Zónder de ondernemersaftrekken zou Marieke ruim €3.500 meer betalen. Dit illustreert hoe cruciaal het is om alle aftrekposten correct toe te passen.

De Belastingdienst controleert ZZP'ers regelmatig. Dit zijn de meest voorkomende fouten:

1. Urenregistratie niet bijhouden
Zonder een sluitende urenstaat verlies je recht op de zelfstandigenaftrek (€2.470 in 2025). Gebruik een digitaal urenregister en registreer ook indirecte uren zoals acquisitie, administratie en bijscholing.

2. Privéuitgaven als zakelijke kosten boeken
Een privévakantie als 'zakenreis' opgeven of een privélaptop als 100% zakelijk aftrekken terwijl je hem ook privé gebruikt — dit zijn klassieke fouten die bij een controle direct opvallen. Gebruik de stelregel: alleen kosten die zakelijk noodzakelijk zijn, zijn aftrekbaar.

3. Te laat BTW-aangifte doen
Te late aangifte of betaling leidt direct tot een boete van minimaal €65 per verzuim. Zet alle BTW-deadlines in je agenda.

4. Vergeten reservering voor belasting
Veel ZZP'ers besteden hun volledige omzet en worden verrast door de belastingaanslag. Reserveer maandelijks circa 30-35% van je winst als belastingpot.

5. Geen scheiding privé en zakelijk
Zonder aparte zakelijke bankrekening is je administratie een chaos. De Belastingdienst vereist een overzichtelijke boekhouding — een gemengde rekening is een rode vlag bij controles.

6. KIA vergeten bij investeringen
Veel ZZP'ers weten niet dat ze bij zakelijke investeringen recht hebben op de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Een investering van €5.000 levert tot €1.400 extra aftrek op.

Op basis van onze ervaring met duizenden ZZP'ers zijn dit de meest waardevolle adviezen:

1. Begin het jaar met een financieel plan
Bepaal je verwachte omzet, kosten en belastingdruk voor het komende jaar. Zo weet je welke investeringen fiscaal slim zijn en of je de KOR kunt toepassen.

2. Doe maandelijks je administratie
Een kwartaalrondje is prima voor BTW-aangifte, maar wekelijks of maandelijks bijhouden voorkomt fouten en vergeetachtigheid. Scan bonnetjes direct met een app.

3. Gebruik de voorlopige aanslag
Vraag een voorlopige aanslag aan bij de Belastingdienst. Dan betaal je belasting in maandelijkse termijnen en voorkom je een grote aanslag in één keer. Ook scheelt het rente.

4. Investeer voor jaareinde bij hoge winst
Heb je een goed jaar? Overweeg dan voor 31 december te investeren in bedrijfsmiddelen om via de KIA je winst te verlagen. Let op: de investering moet zakelijk noodzakelijk zijn.

5. Vergelijk elke drie jaar je rechtsvorm
Bij een structurele winst boven €80.000–€100.000 wordt een BV-structuur interessant. De vennootschapsbelasting van 19% is vaak lager dan de inkomstenbelasting in schijf 3 (49,50%).

6. Belastingkalender: alle deadlines op een rij

• 1 april: BTW-aangifte Q4 vorig jaar


• 1 mei: Inkomstenbelastingaangifte vorig jaar (uitstel mogelijk tot 1 september)


• 1 mei: BTW-aangifte Q1


• 1 augustus: BTW-aangifte Q2


• 1 november: BTW-aangifte Q3


• 1 februari: BTW-aangifte Q4