Boekhouding voor Startende Ondernemers: Beginnersgids 2025/2026

Als je van werknemer naar ondernemer gaat, verandert je fiscale wereld ingrijpend. In plaats van loonheffing die je werkgever afdraagt, ben je nu zelf verantwoordelijk voor je belastingaangifte.

Wat verandert er:

• Geen loonheffingskorting via werkgever meer (of verlaagd, als je parttime werkt)


• Inkomstenbelasting via de aangifte IB (box 1: winst uit onderneming)


• BTW-plicht: je rekent BTW op facturen en doet kwartaalangiften


• Zvw-bijdrage: 5,26% over je winst (2025)

• Schijf 1: 35,82% over inkomen tot €38.411


• Schijf 2: 37,48% over inkomen van €38.411 tot €76.817


• Schijf 3: 49,50% over inkomen boven €76.817

• Zelfstandig bent (eigen risico, eigen klanten, eigen acquisitie)


• Winst nastreeft


• Regelmatig werkt (minimaal een paar maanden per jaar)


• Meerdere opdrachtgevers hebt (of kunt aantrekken)

Stap 1: Inschrijven bij de KVK
Vóórdat je je eerste factuur verstuurt, moet je zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Dit kost eenmalig €75,07 (2025). Je ontvangt een KVK-nummer dat op al je facturen moet staan.

Stap 2: BTW-nummer aanvragen bij de Belastingdienst
Na je KVK-inschrijving meldt de Belastingdienst zich automatisch. Je ontvangt een BTW-identificatienummer (NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers). Dit nummer gebruik je op facturen naar zakelijke klanten.

Stap 3: Zakelijke bankrekening openen
Open direct een aparte zakelijke bankrekening. Meng nooit privé en zakelijk — dit is een absolute basisvereiste voor een correcte boekhouding en scheelt je uren werk bij je aangifte.

Stap 4: Kies je boekhoudmethode
Als starter heb je twee opties:

• Kasstelsel: Je registreert inkomsten en uitgaven op het moment van ontvangst/betaling (eenvoudig)


• Factuurstelsel: Je registreert op moment van facturering, ongeacht wanneer betaald wordt (standaard voor BTW)

Stap 5: Eerste urenstaat opstarten
Begin direct met het bijhouden van je uren. Je hebt minimaal 1.225 uur per jaar nodig voor het urencriterium. Sla niet één dag over — begin op dag één.

Verplichte administratie:

• Alle inkoopfacturen en bonnetjes


• Alle verkoopfacturen (genummerd)


• Bankafschriften


• Urenstaat


• Contracten en offertes

Als startende ondernemer ben je in de meeste gevallen BTW-plichtig. Er zijn echter uitzonderingen.

Kleineondernemersregeling (KOR) bij lage omzet:
Verwacht je een jaaromzet onder de €20.000? Overweeg dan de KOR. Je rekent dan geen BTW en doet geen BTW-aangifte. Voordeel: minder administratie. Nadeel: je kunt ook geen BTW terugvragen op zakelijke aankopen (bijv. laptop, telefoon).

De keuze hangt af van: (1) hoe hoog je startinvesteringen zijn en (2) of je klanten BTW-plichtig zijn. Als je aan consumenten levert én weinig investeringen hebt, is de KOR aantrekkelijk. Lever je aan bedrijven? Dan zijn kosten-aftrekposten juist interessant.

BTW-tarieven:

• 21%: standaard voor de meeste diensten


• 9%: voor voedsel, boeken, personenvervoer, bepaalde diensten


• 0%: export buiten EU

• Kwartaal 1 (jan–mrt): voor 1 mei


• Kwartaal 2 (apr–jun): voor 1 augustus


• Kwartaal 3 (jul–sep): voor 1 november


• Kwartaal 4 (okt–dec): voor 1 februari

Stel: Sara start in januari 2025 als zelfstandig tekstschrijver. Ze verwacht het volgende eerste jaar:

Omzet: €35.000 excl. BTW

Startinvesteringen (Q1):

• Laptop: €1.200 (excl. BTW €252 terug te vragen)


• Bureau + stoel: €600 (excl. BTW €126 terug)


• Cursus schrijven: €400 (excl. BTW €84 terug)


• Boekhoudprogramma (jaar): €180


• KVK-inschrijving: €75 (geen BTW)

Winst: €35.000 - €3.500 = €31.500

Ondernemersaftrekken:

• Zelfstandigenaftrek: -€2.470


• Startersaftrek (jaar 1): -€2.123


• Subtotaal: €26.907


• MKB-winstvrijstelling (12,7%): -€3.417


• Belastbare winst: €23.490

• €23.490 × 35,82% = €8.414

• €23.490 × 5,26% = €1.235

Teruggevraagde BTW op startinvesteringen:

• €252 + €126 + €84 = €462 terugontvangen in Q1

1. Te laat inschrijven bij de KVK
Veel starters beginnen met werken voordat ze zijn ingeschreven. Dit is riskant: je kunt dan geen geldige facturen sturen en je kunt achteraf de startersaftrek mislopen. Schrijf je in vóórdat je je eerste dienst levert.

2. Startersaftrek niet kennen of vergeten
De startersaftrek van €2.123 is een extra belastingvoordeel bovenop de zelfstandigenaftrek. Je mag hem maximaal 3 keer claimen in je eerste 5 jaar als ondernemer. Maar je moet wél aan het urencriterium voldoen. Vergeet deze aftrek niet!

3. Startinvesteringen niet als zakelijke kosten boeken
Een laptop gekocht in de week dat je je bedrijf startte? Die is zakelijk aftrekbaar, ook als de aankoop plaatsvond vóór de officiële startdatum (mits zakelijk doel).

4. BTW op eerste factuur vergeten
Je eerste factuur naar een zakelijke klant moet BTW bevatten. Vergeet je dit, dan moet je later alsnog BTW afdragen — en je kunt de klant moeilijk achteraf een hogere rekening sturen.

5. Geen financieel buffer voor het eerste belastingjaar
In je eerste jaar betaal je nog geen voorlopige aanslagen (tenzij je ze aanvraagt). Je eerste echte belastingaanslag komt in 2026 over het jaar 2025. Reserveer maandelijks 30% van je winst.

6. Urencriterium onderschatten
1.225 uur is minimaal 24 uur per week. Voor starters die deeltijd ondernemen of naast een baan werken, is dit een serieuze drempel. Houd elke dag bij.

7. Geen zakelijk contactadres gebruiken
Als je vanuit huis werkt en geen apart zakelijk adres wilt publiceren, kun je via de KVK een correspondentieadres aanvragen of een virtueel kantooradres huren. Je privéadres op je website plaatsen is niet verplicht.

1. Maak een eenvoudig financieel plan voor jaar 1
Schat je verwachte omzet, kosten en belastingdruk. Stel jezelf de vragen: wanneer verdien ik mijn eerste factuur? Hoeveel maanden kan ik overbruggen? Wat zijn mijn vaste maandelijkse kosten?

2. Reserveer 30% van elke betaling als belastingbuffer
Zet dit meteen apart op een spaarrekening. Raak het niet aan. Dit is je belastingpot voor de aanslag die in 2026 komt over 2025.

3. Doe elke maand je administratie
Niet ophopen tot de BTW-deadline. Doe het wekelijks of maandelijks: facturen inboeken, bonnetjes scannen, uren registreren. Twee uur per week is genoeg als je het bijhoudt.

4. Vraag een voorlopige aanslag aan
Als je weet dat je een flinke winst maakt, vraag dan een voorlopige aanslag aan bij de Belastingdienst. Zo betaal je in maandelijkse termijnen en loop je geen belastingrente op.

5. Gebruik de drie jaar startersvoordeel strategisch
Je hebt recht op startersaftrek in maximaal 3 van je eerste 5 jaar. Overweeg of het slim is dit te spreiden als je verwacht dat je inkomen in latere jaren hoger zal liggen — dan is de aftrek fiscaal waardevoller.

6. Investeer slim voor jaareinde
Heb je aan het einde van je eerste jaar toch meer omzet dan verwacht? Overweeg een zakelijke investering vóór 31 december. Zo profiteer je van de KIA (tot 28% extra aftrek op het geïnvesteerde bedrag).

> "Starters vergeten vaak dat de Belastingdienst hen financieel wil helpen groeien. Gebruik alle startersvoordelen — startersaftrek, KIA, BTW-terugvraag op investeringen — want ze zijn er speciaal voor jou." — KVK Startersadvies