Boekhouding voor Freelancers: Gids voor Kenniswerkers en Creatieve Professionals 2025/2026
Als freelancer in de creatieve sector, consultancy of kenniseconomie werk je voor uiteenlopende opdrachtgevers — soms in Nederland, soms in heel Europa of zelfs wereldwijd. Dat maakt je belastingsituatie uniek en complexer dan die van een gemiddelde ZZP'er. Denk aan verlegde BTW bij Belgische of Duitse klanten, BTW-verplichtingen bij inkomsten van Upwork of Fiverr, en de vraag hoe je projecturen koppelt aan factuurregels. In 2025 bedraagt de zelfstandigenaftrek €2.470, daalt in 2026 naar €1.200, maar de MKB-winstvrijstelling van 12,7% blijft een krachtig instrument. Deze gids is geschreven voor freelancers die slim willen omgaan met hun fiscale verplichtingen.
Direct aan de slag?
Probeer Fiscaal Agent 5 dagen gratis — geen creditcard nodig.
Vanuit Onze Ervaring
- •Meer dan 5.000 ZZP'ers gebruiken Fiscaal Agent voor hun boekhouding
- •Onze AI categoriseert automatisch 95% van je transacties
- •Gemiddeld besparen gebruikers 4 uur per week op hun administratie
Fiscale Situatie: Wat Maakt Freelancers Fiscaal Anders?
Freelancers — of je nu copywriter, UX-designer, marketingconsultant of strategisch adviseur bent — vallen fiscaal onder dezelfde ZZP-regels als andere eenmanszaken. Maar er zijn een aantal specifieke kenmerken die extra aandacht vragen.
Wisselende inkomsten en projecten:
Freelancers werken vaak voor meerdere opdrachtgevers tegelijk, met variabele projectlooptijden en betalingstermijnen. Dit maakt cashflowbeheer essentieel. Reserveer maandelijks een vast percentage (30–35%) voor belasting.
Belastingschijven 2025:
- Schijf 1: 35,82% over inkomen tot €38.411
- Schijf 2: 37,48% over inkomen van €38.411 tot €76.817
- Schijf 3: 49,50% over inkomen boven €76.817
Ondernemersaftrekken 2025:
- Zelfstandigenaftrek: €2.470 (2026: €1.200)
- Startersaftrek (eerste 3 jaar): €2.123
- MKB-winstvrijstelling: 12,7% van de resterende winst
Het urencriterium voor freelancers:
Je moet minimaal 1.225 uur per jaar aantoonbaar aan je onderneming werken. Voor freelancers telt naast directe projecttijd ook: acquisitie, offertes schrijven, netwerken, vakliteratuur bijhouden, sociale media bijhouden voor je bedrijf, reistijd naar klanten en administratie. Houd dit nauwkeurig bij in een urenstaat — per project en per klant.
Uurtarief en belastingimpact:
Een veelgesteld vraag is: welk uurtarief moet ik hanteren om een netto-inkomen van €X te halen? De formule:
- Gewenst netto-inkomen: €60.000
- Belasting + Zvw (ca. 35%): +€23.077
- Bruto benodigd: €83.077
- Werkbare uren per jaar (220 dagen × 6 uur): 1.320 uur
- Benodigde uurtarief: €63/uur
Veel freelancers hanteren €75–€125/uur. Bij hogere tarieven kom je sneller in schijf 2 of 3, wat de keuze voor een BV op termijn interessant maakt.
Typische Aftrekposten voor Freelancers
Freelancers in de creatieve sector en kenniseconomie hebben een herkenbare set aftrekposten. Hier is wat je kunt en moet aftrekken:
Hardware en apparatuur:
- Laptop of desktop: volledig aftrekbaar als zakelijk gebruikt (bij gemengd gebruik: zakelijk percentage)
- Tweede monitor(en): volledig zakelijk als ze voor werk worden gebruikt
- Microfoon, webcam, headset voor videocalls: aftrekbaar
- Tablet voor presentaties of schetsen: zakelijk deel aftrekbaar
Bij aanschaf boven €2.901 (totaal investeringen): let op de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA, maximaal 28% extra aftrek).
Software-abonnementen:
- Adobe Creative Cloud, Figma, Sketch: volledig aftrekbaar
- Microsoft 365, Google Workspace: aftrekbaar
- Projectmanagementtool (Notion, Asana, Monday.com): aftrekbaar
- Boekhoudprogramma: aftrekbaar
- GitHub, GitLab: aftrekbaar
- Cloudopslag (Dropbox, OneDrive): zakelijk deel aftrekbaar
Thuiswerkplek:
Een aparte kamer als thuiskantoor kan aftrekbaar zijn als: (1) de ruimte een zelfstandige ingang heeft én (2) substantieel zakelijk wordt gebruikt. Huur je een externe werkruimte of coworking? Dan is dit volledig aftrekbaar.
Opleiding en professionele ontwikkeling:
- Online cursussen (Coursera, Udemy, LinkedIn Learning): volledig aftrekbaar
- Conferenties en workshops: inschrijving + reiskosten aftrekbaar
- Vakliteratuur, vakbladen: aftrekbaar
- Lidmaatschappen beroepsverenigingen: aftrekbaar
Reiskosten:
- Met privéauto naar klanten: €0,23 per kilometer
- OV: werkelijke kosten aftrekbaar
- Taxi, Uber: zakelijk aantoonbaar aftrekbaar
Overige kosten:
- Zakelijke telefoon en internetabonnement: zakelijk deel
- Portfolio-website en domein: volledig aftrekbaar
- Zakelijke aansprakelijkheidsverzekering (ZAV): aftrekbaar
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV): premie volledig aftrekbaar
- Zakelijk deel van representatiekosten: 80% aftrekbaar
BTW-Regels voor Freelancers: Nationaal en Internationaal
Voor freelancers die uitsluitend voor Nederlandse bedrijven werken, gelden de standaard BTW-regels. Maar zodra je ook voor buitenlandse klanten werkt, wordt het complexer.
BTW bij Nederlandse klanten (B2B):
Je rekent 21% BTW op je factuur. De klant trekt dit als voorbelasting af. Standaardprocedure.
BTW bij Nederlandse consumenten (B2C):
Ook 21% BTW, maar de consument kan het niet terugvragen. Relevant voor freelancers die aan particulieren werken (bijv. privécoaching, persoonlijke training, fotografie voor particulieren).
Verlegde BTW bij EU-zakelijke klanten (B2B EU):
Werk je voor een bedrijf in Duitsland, België, Frankrijk of een ander EU-land? Dan pas je de verleggingsregeling toe:
- Je rekent geen BTW op je factuur
- Je vermeldt: "BTW verlegd" of "Reverse charge — Art. 196 BTW-richtlijn"
- De buitenlandse klant geeft de BTW aan in zijn eigen land
- Jij geeft dit op in je BTW-aangifte als intracommunautaire dienst (rubriek 3b)
- Je hebt het BTW-nummer (VAT number) van de buitenlandse klant nodig — controleer dit via de VIES-checker
BTW bij niet-EU klanten (export):
Diensten aan klanten buiten de EU (VS, VK, Canada, etc.) zijn belast met 0% BTW (nultarief). Vermeld dit op je factuur.
Buitenlandse platforms: Upwork, Fiverr, Toptal:
Inkomsten via platforms zoals Upwork zijn gewoon belastbare omzet in Nederland. Let op:
- Upwork berekent een eigen commissie (5–20%): dit is een aftrekbare zakelijke kost
- Betalen buitenlandse klanten via Upwork? Dan gelden dezelfde verleggingsregels als hierboven
- Houd je PayPal- of Upwork-uitbetalingsoverzichten bij als administratie
- Wisselkoerswinsten zijn ook belastbaar; verliezen zijn aftrekbaar
KOR-drempel:
Heb je een jaaromzet onder €20.000 (inclusief buitenlandse omzet)? Dan kun je de KOR aanvragen en hoef je geen BTW te rekenen.
Praktijkvoorbeeld: Freelance Consultant met EU-klanten
Stel: Thomas is zelfstandig marketingconsultant. In 2025 haalt hij:
- €45.000 omzet van Nederlandse bedrijven (21% BTW)
- €20.000 omzet van een Duits bedrijf (verlegde BTW, geen BTW op factuur)
- €5.000 omzet via Upwork voor een Amerikaans bedrijf (0% BTW)
Totale omzet excl. BTW: €70.000
Zakelijke kosten:
- Adobe/Figma/tools: €2.400/jaar
- Laptop (afschrijving 3 jaar, aanschaf €2.100): €700/jaar
- Cursussen en LinkedIn Learning: €800
- Reiskosten (3.000 km × €0,23): €690
- Upwork commissies: €1.500
- Zakelijke telefoon/internet (50%): €600
- Totale kosten: €6.690
Winst: €70.000 - €6.690 = €63.310
Na aftrekken:
- Zelfstandigenaftrek: -€2.470
- MKB-winstvrijstelling (12,7% × €60.840): -€7.727
- Belastbare winst: €53.113
Belasting:
- Schijf 1: €38.411 × 35,82% = €13.759
- Schijf 2: €14.702 × 37,48% = €5.510
- Totale IB: €19.269
- Zvw: €53.113 × 5,26% = €2.794
Totale belastingdruk: €22.063 (35% van totale omzet)
BTW-aangifte van Thomas per jaar:
- Ontvangen BTW van NL-klanten: €45.000 × 21% = €9.450
- Voorbelasting op kosten: -(€2.400 × 21% + €2.100 × 21% × deels) ≈ -€800
- Af te dragen BTW: ≈ €8.650
- Rubriek 3b (intracommunautaire diensten): €20.000 vermeld
Veelgemaakte Fouten door Freelancers
Op basis van veel voorkomende fiscale problemen bij freelancers:
1. Vergeten verlegde BTW correct te vermelden
Als je geen 'BTW verlegd' op je factuur zet bij een EU-klant, is de factuur onjuist. De klant kan de BTW dan niet terugvragen in zijn eigen land, wat tot problemen leidt. Controleer altijd het BTW-nummer van je EU-klant via het VIES-systeem (vies.ec.europa.eu).
2. Buitenlandse inkomsten niet opgeven
Inkomsten van Upwork, Fiverr of directe buitenlandse klanten zijn gewoon belastbare omzet in Nederland. Veel freelancers denken ten onrechte dat dit 'buiten de Nederlandse belasting valt'. Dat is niet zo.
3. Privégebruik van zakelijke tools niet meerekenen
Gebruik je Adobe Creative Cloud ook voor privéprojecten? Dan is het zakelijk aftrekbare deel lager dan 100%. De Belastingdienst kan dit controleren.
4. Geen projectadministratie bijhouden
Uren koppelen aan projecten en klanten is niet alleen handig voor je uurtarieven — het is ook je bewijs voor het urencriterium. Gebruik een tool als Toggl, Clockify of je boekhoudprogramma.
5. Te lage voorlopige aanslag aanvragen
Freelancers met sterk groeiende omzet vergeten hun voorlopige aanslag bij te stellen. Resultaat: een grote resterende aanslag in één keer, plus belastingrente.
6. Inkomsten in vreemde valuta verkeerd administreren
Dollar- of euro-inkomsten van buitenlandse klanten moet je omrekenen naar euro's op de dag van ontvangst. Wisselkoersverschillen zijn fiscaal relevant.
Tips van Experts: Freelance Boekhouding Professionaliseren
1. Stel een standaard uurtarief in op basis van belastingdruk
Bereken je netto-doelinkomen terug naar een bruto uurtarief. Bij €75.000 netto en 35% belastingdruk heb je €115.000 bruto nodig. Bij 1.300 factureerbare uren is dat €88/uur minimaal. Durf dit tarief aan.
2. Gebruik een aparte bankrekening voor elke valuta
Werk je voor buitenlandse klanten in dollars of Britse ponden? Open een Wise- of Revolut Business-rekening. Zo houd je valutawinsten en -verliezen overzichtelijk bij.
3. Factuur direct na oplevering
Lang openstaande facturen zijn voor freelancers de grootste cashflowkiller. Factuur direct bij oplevering en stel automatische herinneringen in. Betalingstermijn 14 dagen is gebruikelijk.
4. Bouw een belastingbuffer op per project
Reserveer bij elke ontvangen betaling direct 30–35% als belastingbuffer op een spaarrekening. Zo bouw je nooit schulden op bij de Belastingdienst.
5. Overweeg een BV bij groei boven €100.000
Bij structurele winst boven €100.000 is een BV fiscaal interessant. De combinatie van 19% vennootschapsbelasting en een zakelijk salaris van €56.000 (2025) kan fors schelen ten opzichte van 49,50% inkomstenbelasting.
6. Archiveer alles digitaal, per project en per jaar
Bewaar facturen, contracten, e-mailbevestigingen en urenstaten minstens 7 jaar. Gebruik mappenstructuren per jaar en per klant. Fiscaal Agent automatiseert dit voor je.
> "Als freelancer ben je je eigen financieel directeur. Wie dat serieus neemt, betaalt structureel minder belasting en slaapt beter." — KVK, Ondernemerschapsadvies 2025
Veelgestelde Vragen
Moet ik BTW rekenen als ik voor een bedrijf in België of Duitsland werk?
Nee, bij B2B diensten aan bedrijven in andere EU-landen pas je de verleggingsregeling toe. Je rekent geen BTW op je factuur, maar vermelt 'BTW verlegd' en het BTW-nummer van de klant. De klant geeft de BTW aan in zijn eigen land. Controleer het BTW-nummer altijd via het VIES-systeem van de EU.
Zijn inkomsten van Upwork of Fiverr belastbaar in Nederland?
Ja, volledig. Inkomsten via buitenlandse platforms zijn gewoon Nederlandse belastbare omzet. Je geeft ze op als omzet in je inkomstenbelastingaangifte. De platformcommissies (bijv. Upwork's 5–20%) zijn aftrekbare zakelijke kosten. Houd ook wisselkoersverschillen bij als je in dollars of ponden betaald wordt.
Hoe bepaal ik mijn uurtarief als freelancer?
Begin met je gewenste netto-jaarinkomen. Tel de verwachte belastingdruk (30–40%) erbij op om je bruto-doelinkomen te berekenen. Deel dit door het aantal factureerbare uren per jaar (gemiddeld 1.200–1.400). Vergeet ook niet niet-factureerbare uren voor acquisitie, administratie en bijscholing mee te nemen in je planning.
Kan ik mijn thuiswerkplek aftrekken als freelancer?
Dat mag alleen als de werkruimte een zelfstandige ingang heeft en uitsluitend of nagenoeg uitsluitend zakelijk wordt gebruikt. In de praktijk voldoet een gewone thuiskamer zelden aan deze voorwaarden. Huur je een externe werkplek of coworkingspace? Dan is die huur wél volledig aftrekbaar.
Hoe koppel ik projecturen aan mijn belastingaangifte?
Houd per project een urenstaat bij met datum, omschrijving en aantal uren. Dit is je bewijs voor het urencriterium (1.225 uur per jaar) en vormt de basis voor je facturering. Tools als Toggl, Clockify of Fiscaal Agent helpen hierbij. Bewaar urenstaten minimaal 7 jaar.
Wat zijn de BTW-verplichtingen bij diensten aan niet-EU bedrijven?
Diensten aan bedrijven buiten de EU (VS, VK, Canada, etc.) zijn vrijgesteld van Nederlandse BTW — je rekent 0% BTW. Vermeld dit op je factuur als 'Vrijgesteld van BTW' of 'Zero-rated export'. Jij kunt wel de BTW op jouw kosten terugvragen als voorbelasting.
Moet ik mijn software-abonnementen splitsen tussen privé en zakelijk?
Ja, als je een tool ook privé gebruikt moet je een eerlijk zakelijk percentage schatten. Gebruik je Adobe uitsluitend voor klantprojecten? Dan is 100% aftrekbaar. Gebruik je het ook voor privéprojecten of hobbywerk? Schat dan een reëel zakelijk percentage (bijv. 70%) en trek dat deel af.
Hoe verwerk ik betalingen in vreemde valuta in mijn boekhouding?
Reken bedragen in vreemde valuta (dollar, pond) om naar euro's op de datum van ontvangst, met behulp van de officiële ECB-wisselkoers. Wisselkoerswinsten zijn belaste inkomsten; wisselkoersverliezen zijn aftrekbare kosten. Gebruik een zakelijke rekening bij Wise of Revolut voor eenvoudige valutaadministratie.
Bronnen & Referenties
- [1]Diensten aan buitenlandse ondernemers — BTW-verleggingBelastingdienst
- [2]Zelfstandigenaftrek en urencriterium 2025Belastingdienst
- [3]VIES BTW-nummercontrole EUEuropese Commissie
- [4]Kleineondernemersregeling (KOR) 2025Belastingdienst
- [5]
- [6]
Geschreven door
Fiscaal Agent Redactie
Boekhouding & Belasting Experts
De Fiscaal Agent redactie schrijft praktische artikelen over boekhouding, belastingen en financieel beheer voor ZZP'ers en freelancers in Nederland.
Meer Lezen
Klaar om je freelance boekhouding te automatiseren?
Fiscaal Agent beheert je projectadministratie, BTW-aangifte en belastingoptimalisatie — ook bij buitenlandse klanten en verlegde BTW.