Beste BTW-Software voor ZZP'ers in 2025

We hebben elke oplossing beoordeeld op vijf criteria die direct relevant zijn voor de Nederlandse ZZP-praktijk rondom BTW.

1. Automatische BTW-berekening (25%)
Dit is het meest tijdbesparende criterium. Kan de software automatisch de BTW op je facturen en bonnetjes herkennen, categoriseren (21%, 9%, 0% of vrijgesteld) en optellen voor je aangifte? Tools die dit goed doen, elimineren handmatig rekenwerk vrijwel volledig.

2. SBR-koppeling met Belastingdienst (25%)
Standaard Business Reporting (SBR) is de directe digitale verbinding waarmee boekhoudpakketten je BTW-aangifte rechtstreeks naar de Belastingdienst kunnen sturen — zonder dat je in te loggen in het portaal. Dit is de gouden standaard voor gemak en nauwkeurigheid. Niet alle software biedt dit.

3. KOR-ondersteuning (15%)
De kleineondernemersregeling (KOR) is voor ZZP'ers met een omzet onder €20.000 per jaar een optie om BTW-vrijstelling aan te vragen. Software die dit correct verwerkt — inclusief de overgang in en uit de KOR — spaart je administratieve problemen.

4. Suppletie-aangifte (20%)
Als je een fout ontdekt in een eerder ingediende BTW-aangifte, ben je verplicht een suppletie-aangifte in te dienen. Dit is technisch en foutgevoelig. Software die dit proces begeleidt of automatiseert, scoort hoger.

5. EU-BTW en OSS-systeem (15%)
ZZP'ers die digitale diensten of goederen leveren aan consumenten in andere EU-landen moeten BTW afdragen in het land van de klant, tenzij ze gebruik maken van het One Stop Shop (OSS)-systeem. Software die dit ondersteunt, is essentieel voor internationaal werkende freelancers.

Prijs: Zie de actuele prijspagina — BTW-aangifte is inbegrepen in het boekhoudpakket

Fiscaal Agent is specifiek gebouwd voor de Nederlandse ZZP-markt en neemt BTW-aangifte zo ver mogelijk uit handen. De AI-motor analyseert automatisch elke inkomende en uitgaande transactie, koppelt het juiste BTW-percentage (21%, 9%, 0% of vrijgesteld), en houdt een lopend saldo bij van de te betalen of te ontvangen BTW per kwartaal.

Sterke punten:
Het grote onderscheidende vermogen van Fiscaal Agent is de one-click aangifte. Aan het einde van elk kwartaal laat de software je een overzicht zien van alle BTW-transacties, gesorteerd op categorie. Je controleert de samenvatting, klikt op 'aangifte indienen', en de software verzendt de aangifte via de directe SBR-koppeling rechtstreeks naar de Belastingdienst. Je logt nooit meer in op Mijn Belastingdienst Zakelijk voor je BTW.

De automatische categorisatie is slim. Fiscaal Agent herkent veelgebruikte leveranciers en past automatisch het juiste BTW-tarief toe. Bonnetjes scan je via de mobiele app: de OCR-technologie leest het BTW-bedrag en de categorie automatisch uit. Gemiddeld categoriseert Fiscaal Agent meer dan 95% van de transacties correct zonder handmatige tussenkomst.

De KOR-functie is ingebouwd: als je dichter bij de €20.000-grens komt, waarschuwt Fiscaal Agent je proactief. Suppletie-aangiftes worden ondersteund via een begeleide workflow.

Nadelen:
Fiscaal Agent is primair een boekhoudplatform, niet uitsluitend een BTW-tool. Voor ZZP'ers die alleen BTW-aangifte willen doen zonder boekhouding, is dit meer dan nodig. De prijs reflecteert dit: je betaalt voor het volledige pakket.

Geschikt voor: ZZP'ers die hun volledige administratie willen automatiseren en die nooit meer handmatig BTW willen berekenen. De meest tijdbesparende optie voor de gemiddelde Nederlandse freelancer.

Prijs: Exact Online voor ZZP'ers vanaf €14,50/mnd (Basis) | Professioneel vanaf €30/mnd

Exact Online is het marktleidende boekhoudpakket in Nederland voor het MKB en heeft een sterke reputatie als het gaat om compliance en directe Belastingdienst-koppelingen. De BTW-module is uitgebreid en volledig afgestemd op de Nederlandse en Belgische fiscale regelgeving.

Sterke punten:
De SBR-koppeling van Exact Online is een van de meest betrouwbare op de markt. BTW-aangiften worden direct ingediend bij de Belastingdienst via gecertificeerde SBR-kanalen. De software ondersteunt alle gangbare BTW-scenario's: binnenlandse leveringen, intracommunautaire transacties, invoer-BTW en verleggingsregelingen.

Voor professioneler gebruikers is de audit-trail bijzonder sterk: elke BTW-mutatie is volledig traceerbaar, inclusief wijzigingen en correcties. Dit is waardevol bij een eventuele boekencontrole door de Belastingdienst.

Exact Online heeft uitstekende integraties met Nederlandse banken (ABN AMRO, Rabobank, ING), waardoor bankafschriften automatisch worden ingelezen en BTW-transacties herkend worden.

Nadelen:
Exact Online is duidelijk ontworpen voor grotere bedrijven en accountants. De interface is complex en heeft een steile leercurve voor ZZP'ers zonder boekhoudachtergrond. De basisprijs is betaalbaar, maar geavanceerde functies (zoals projectadministratie en uitgebreide rapportages) vereisen duurdere abonnementen. Voor eenvoudige ZZP-boekhouding is het pakket relatief oversized.

Geschikt voor: ZZP'ers en kleine bedrijven die complexe BTW-situaties hebben (meerdere tarieven, intracommunautaire transacties), die samenwerken met een externe accountant, of die op termijn willen doorgroeien naar een BV.

Prijs: Gratis (beperkt, 5 documenten/mnd) | Vroeg Vogel (historisch) | Zakelijk €16,50/mnd | Pro €32,50/mnd

Moneybird is een Nederlandse boekhoudtool die sterk inzet op gebruiksvriendelijkheid en design. De BTW-module is ingebouwd en werkt intuïtief: elke factuur die je aanmaakt of inleest, wordt automatisch voorzien van het juiste BTW-tarief op basis van de instellingen van je klant of leverancier.

Sterke punten:
Het kwartaaloverzicht in Moneybird is bijzonder overzichtelijk. Je ziet per kwartaal een samenvatting van verschuldigde BTW, betaalde voorbelasting en het saldo dat je moet afdragen of terugkrijgt. Het overzicht kan direct worden gebruikt als basis voor je aangifte. Moneybird biedt ook een directe aangifte-koppeling voor BTW via SBR, al is dit in de basisversie minder naadloos dan bij Exact Online.

De mobiele app van Moneybird is uitstekend voor het scannen van bonnetjes onderweg. OCR herkent het BTW-bedrag en de categorie, en voegt de bon direct toe aan je boekhouding. Dit maakt de dagelijkse bijhouding een stuk makkelijker.

Voor ZZP'ers die de KOR gebruiken of overwegen, heeft Moneybird een ingebouwde KOR-modus die de BTW-berekening correct aanpast.

Nadelen:
De gratis versie van Moneybird is te beperkt voor een actieve ZZP'er (slechts 5 documenten per maand). De betaalde Zakelijk-versie van €16,50/mnd is concurrerend geprijsd, maar OSS-ondersteuning voor EU-BTW is beperkt en vereist handmatige verwerking. Suppletie-aangiftes worden ondersteund maar zijn minder geautomatiseerd dan bij Fiscaal Agent.

Geschikt voor: ZZP'ers die een gebruiksvriendelijke Nederlandse boekhoudtool zoeken met solide BTW-functionaliteit en een mooie interface. Ideaal voor ontwerpers, fotografen en andere creatieve ZZP'ers die waarde hechten aan een strakke gebruikservaring.

Prijs: Starter €11,95/mnd | Basis €14,95/mnd | Compleet €22,95/mnd

e-Boekhouden is een van de oudste Nederlandse online boekhoudplatformen en heeft een trouwe gebruikersbasis onder ZZP'ers die een no-nonsense, betaalbare oplossing zoeken. De BTW-module is functioneel en volledig, al minder geautomatiseerd dan modernere concurrenten.

Sterke punten:
e-Boekhouden biedt een uitgebreid BTW-overzicht per kwartaal, gecategoriseerd op BTW-code. De suppletie-aangifte is een van de sterkere punten: het platform heeft een specifieke module voor het indienen van suppletie-BTW-aangiften voor voorgaande periodes, wat handiger is dan het zelf uitrekenen en indienen via het Belastingdienstportaal.

De koppeling met banken is breed: e-Boekhouden ondersteunt automatisch bankafschriften inlezen van alle grote Nederlandse banken en Rabobank. De prijs is scherp voor wat je krijgt, en er is geen aparte module nodig voor BTW — alles is inbegrepen in het basispakket.

De klantenservice van e-Boekhouden wordt door gebruikers als goed beoordeeld, met telefonische ondersteuning in het Nederlands.

Nadelen:
De interface oogt verouderd vergeleken met Moneybird of Fiscaal Agent en heeft een steilere leercurve voor absolute beginners. Automatische BTW-categorisatie is minder geavanceerd: je moet meer handmatig controleren en aanpassen. De mobiele app is functioneel maar beperkt. OSS/EU-BTW-ondersteuning is beperkt aanwezig.

Geschikt voor: ZZP'ers die al een paar jaar actief zijn, bekend zijn met boekhoudterminologie, en een betrouwbare, betaalbare tool zoeken zonder poespas. Ook een goede keuze als je suppletie-aangiftes verwacht door eerdere fouten.

Prijs: Volledig gratis via Mijn Belastingdienst Zakelijk

De Belastingdienst biedt zelf een gratis portaal waarmee je als ZZP'er direct BTW-aangifte kunt doen: Mijn Belastingdienst Zakelijk. Je logt in met je DigiD of eHerkenning, navigeert naar BTW-aangifte, en vult de gevraagde bedragen handmatig in.

Sterke punten:
Het portaal is gratis, officieel en altijd up-to-date met de laatste fiscale regels. Je weet zeker dat je aangifte correct wordt ontvangen. Voor ZZP'ers met een zeer eenvoudige situatie — weinig transacties, geen internationale handel, geen complexe BTW-situaties — is dit een perfecte gratis optie.

De Belastingdienst heeft het portaal de afgelopen jaren aanzienlijk verbeterd. Je kunt nu ook betalingsregelingen treffen, bezwaar maken en correspondentie bijhouden via hetzelfde portaal. Voor suppletie-aangiftes over recente jaren (tot 5 jaar terug) is er een specifiek formulier beschikbaar.

Nadelen:
Het portaal doet niets automatisch. Je moet zelf alle BTW-bedragen uit je administratie optellen en de juiste totalen invullen in de juiste vakken. Dit kost tijd, is foutgevoelig, en vereist dat je je eigen boekhouding op orde hebt. Er is geen integratie met je bankrekening, factuurprogramma of bonnetjessysteem.

Een veelgemaakte fout: de verkeerde bedragen invullen door optelfoutjes of verkeerde categorisering (bijv. 21% in het 9%-vak of vice versa). Dit leidt tot naheffingen of ten onrechte teruggaaf, met rente tot gevolg.

Geschikt voor: ZZP'ers met minder dan 10-15 BTW-transacties per kwartaal, een zeer eenvoudige omzetstructuur (alleen 21% BTW), geen internationale klanten, en de discipline om elk kwartaal nauwgezet te tellen. Niet aanbevolen als je ook maar enigszins complex zit.

Prijs: Starter €9,95/mnd | Uitgebreid €14,95/mnd | Compleet €19,95/mnd

InformerOnline is een Nederlandse boekhoudtool die zich richt op de onderkant van de markt: ZZP'ers en kleine bedrijven die een betaalbare en toegankelijke boekhouding willen zonder complexe functies. De BTW-module is aanwezig maar beperkt.

Sterke punten:
De prijs is een van de laagste onder volwaardige boekhoudpakketten. Voor €9,95 per maand krijg je een werkende factuurmodule, basisboekhouding en BTW-overzichten. De interface is eenvoudig en heeft weinig functies die afleiden — ideaal voor ZZP'ers die liever niet te lang in hun boekhouding zitten.

InformerOnline heeft een Nederlandse klantenservice en uitleg-artikelen in het Nederlands. Voor beginners die voor het eerst zelfstandig hun boekhouding doen, verlaagt dit de drempel.

Bankafschriften van de grote Nederlandse banken kunnen automatisch worden geïmporteerd, wat de datainvoer vereenvoudigt.

Nadelen:
De automatische BTW-berekening is basis: categorisatie moet grotendeels handmatig worden gedaan of gecorrigeerd. Er is geen directe SBR-koppeling voor BTW-aangifte — je exporteert je gegevens en vult ze in op het Belastingdienstportaal. OSS/EU-BTW-ondersteuning ontbreekt volledig. De software is minder geschikt voor ZZP'ers die snel groeien of complexere administratie hebben.

Geschikt voor: ZZP'ers die een heel laag volume hebben (minder dan 50 facturen per jaar), absoluut minimaal willen betalen voor boekhoudondersteuning, en bereid zijn een kwartier extra te werken aan hun BTW-aangifte elke drie maanden.

Toelichting:

• SBR-koppeling: directe digitale verbinding met de Belastingdienst voor aangifte


• KOR: kleineondernemersregeling voor omzet onder €20.000


• OSS: One Stop Shop voor EU-BTW bij digitale diensten aan consumenten

De juiste BTW-software hangt af van je omzet, complexiteit en hoeveel tijd je wil besteden aan je administratie.

Net gestart als ZZP'er met weinig transacties: Belastingdienst portaal (gratis)
Als je net begint en minder dan 10 BTW-transacties per kwartaal hebt, is het gratis portaal van de Belastingdienst een redelijke start. Houd wel een nauwkeurige spreadsheet bij zodat je de juiste bedragen kunt invullen.

ZZP'er die wil groeien maar budget bewust is: e-Boekhouden of InformerOnline
Voor €9,95-€14,95 per maand heb je een volwaardig boekhoudpakket met BTW-overzichten en bankintegratie. e-Boekhouden scoort hoger op suppletie-aangifte, InformerOnline is de goedkoopste optie.

ZZP'er met regelmatige klanten en facturen: Moneybird
Als je meerdere klanten hebt, regelmatig factureert en een mooie interface waardeert, is Moneybird voor €16,50/mnd uitstekend. De BTW-berekening is grotendeels automatisch en de kwartaaloverzichten zijn helder.

ZZP'er die alles wil automatiseren: Fiscaal Agent
Als je maximaal wil automatiseren — BTW-berekening, aangifte, facturatie, urenregistratie en jaaraangifte — dan is Fiscaal Agent de meest complete keuze voor Nederlandse ZZP'ers. De AI-motor maakt het verschil.

ZZP'er met complexe BTW-situaties of BV-plannen: Exact Online
Als je intracommunautaire transacties hebt, samenwerkt met een accountant, of op termijn een BV wil oprichten, biedt Exact Online de meest robuuste en schaalbare BTW-infrastructuur.

Belangrijke deadline-herinnering: De BTW-aangifte moet uiterlijk 1 maand na afloop van elk kwartaal zijn ingediend EN betaald. De deadlines in 2025 zijn: 30 april (Q1), 31 juli (Q2), 31 oktober (Q3), en 31 januari 2026 (Q4). Bij te late indiening volgt automatisch een verzuimboete van €68. Goede software herinnert je hier tijdig aan.