Boekhouding Zelf Doen of Uitbesteden in 2025/2026: Wat is Slimmer voor ZZP'ers?
Als ZZP'er staat je administratie nooit stil: facturen versturen, bonnen bewaren, BTW-aangifte doen, inkomstenbelasting berekenen. De vraag is: doe je dit zelf, of besteed je het uit aan een boekhouder? Zelf boekhouden met software kost €15–€30 per maand maar vraagt 4–8 uur van je tijd per maand. Uitbesteden aan een boekhouder kost €100–€200 per maand maar beperkt je tijdsinvestering tot 1 uur per maand voor het aanleveren van documenten. Het financiële verschil op jaarbasis is al snel €840–€2.100. Maar de werkelijke afweging gaat over meer dan geld alleen: risico's bij fouten, fiscale optimalisatie die je misloopt, en de waarde van je eigen tijd. Dit artikel geeft je een eerlijk beeld van beide opties — inclusief een hybride model dat steeds populairder wordt.
Direct aan de slag?
Probeer Fiscaal Agent 5 dagen gratis — geen creditcard nodig.
Vanuit Onze Ervaring
- •ZZP'ers die Fiscaal Agent gebruiken besteden gemiddeld 1,5 uur per maand aan hun boekhouding — vergelijkbaar met uitbesteden maar voor €15-30/maand
- •Fiscaal Agent-gebruikers vinden gemiddeld €650 meer aan aftrekbare kosten per jaar dankzij de AI-categorisering
- •68% van onze gebruikers stapte over van een traditionele boekhouder en bespaard gemiddeld €1.400 per jaar
Overzicht: Zelf Boekhouden met Software
Zelf boekhouden is voor veel ZZP'ers haalbaar, zeker als je een relatief eenvoudige administratie hebt. Moderne boekhoudprogramma's zijn ontworpen voor ondernemers zonder boekhoudopleiding.
Wat doe je zelf?
- Verkoopfacturen aanmaken en versturen
- Inkoopfacturen invoeren of scannen
- Bankafschriften importeren en transacties categoriseren
- BTW-aangifte indienen (kwartaal of maand)
- Jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte invullen
- Bonnen bewaren (digitaal of fysiek)
Populaire boekhoudprogramma's voor ZZP'ers 2025:
| Software | Prijs/maand | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Fiscaal Agent | €15–€30 | ZZP, AI-geautomatiseerd |
| Moneybird | €15–€40 | ZZP, kleine BV |
| e-Boekhouden | €8–€18 | ZZP, VOF |
| Exact Online | €40–€80 | ZZP, MKB |
| SnelStart | €20–€50 | ZZP, kleine ondernemer |
Tijdsinvestering zelf boekhouden:
- Eenvoudige administratie (< 50 facturen/maand): 2–4 uur/maand
- Gemiddelde administratie (50–150 facturen/maand): 4–8 uur/maand
- Complexe administratie (> 150 facturen/maand, BTW-regels, internationale handel): 8–15 uur/maand
Risico's van zelf boekhouden:
- Fouten in BTW-aangifte (kan leiden tot boetes van Belastingdienst)
- Gemiste aftrekposten (zelfstandigenaftrek, investeringsaftrek, etc.)
- Verkeerde categorisering van kosten
- Te laat ingediende aangifte (€65–€650 boete per aangifte)
- Onvoldoende inzicht in belastingoptimalisatie
Overzicht: Uitbesteden aan een Boekhouder
Uitbesteden aan een boekhouder of boekhoudkantoor betekent dat een professional jouw administratie verzorgt. Je levert documenten aan (digitaal of fysiek) en de boekhouder doet de rest.
Wat doet de boekhouder voor je?
- Bijhouden van de dagelijkse administratie
- BTW-aangiftes opstellen en indienen
- Jaarlijkse belastingaangifte (IB of VPB)
- Jaarrekening of jaarcijfers opstellen
- Actieve fiscale advisering (aftrekposten, belastingplanning)
- Loonstroken (bij personeel)
- Bezwaar bij Belastingdienst indien nodig
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid bij uitbesteden?
- Bonnen en facturen aanleveren (digitaal is eenvoudiger)
- Tijdig communiceren over grote uitgaven of bijzonderheden
- Bankafschriften beschikbaar stellen
Tarieven boekhouder 2025:
| Type boekhouder | Prijs | Wat krijg je |
|---|---|---|
| Online boekhouder (pakket) | €50–€100/maand | BTW-aangifte + IB-aangifte + advisering |
| Traditioneel boekhoudkantoor | €75–€150/uur | Alles op maat |
| Gespecialiseerd ZZP-boekhouder | €80–€120/maand | ZZP-specifiek advies |
| Alleen aangifte (eenmalig) | €300–€600/jaar | Alleen jaarlijkse aangifte |
Tijdsinvestering bij uitbesteden:
- Documenten aanleveren: 1–2 uur/maand
- Communicatie met boekhouder: 30 min/maand
- Totaal: 1,5–2,5 uur/maand
Vergelijkingstabel: Zelf Doen vs Uitbesteden
| Criterium | Zelf Doen | Uitbesteden |
|---|---|---|
| Maandelijkse kosten software | €15–€30 | Inbegrepen |
| Maandelijkse kosten boekhouder | €0 | €100–€200 |
| Tijdsinvestering per maand | 4–8 uur | 1–2 uur |
| Fiscale kennis vereist | Ja (basis) | Nee |
| Risico op fouten | Gemiddeld | Laag |
| Fiscale optimalisatie | Beperkt | Ja, actief |
| Boetes bij fouten | Jouw risico | Boekhouder aansprakelijk |
| Flexibiliteit | Hoog | Afhankelijk van boekhouder |
| Direct inzicht in cijfers | Ja (real-time) | Afhankelijk van rapportage |
| Groei naar BV of personeel | Meer werk | Boekhouder schaalt mee |
| Geschikt voor starter | Ja | Ja |
| Geschikt voor drukke ZZP'er | Minder | Ja |
| Geschikt voor complexe situatie | Nee | Ja |
Kosten Vergelijking: Wat Betaal Je Echt?
Directe kosten per jaar:
| Kostenpost | Zelf Doen | Uitbesteden (online) | Uitbesteden (traditioneel) |
|---|---|---|---|
| Boekhoudprogramma | €180–€360/jaar | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Boekhouder | €0 | €1.200–€2.400/jaar | €1.500–€3.000/jaar |
| Totaal direct | €180–€360 | €1.200–€2.400 | €1.500–€3.000 |
Indirecte kosten (verloren tijd):
Als je jouw eigen uurtarief op €75 zet:
- Zelf doen: 6 uur/maand x 12 = 72 uur/jaar x €75 = €5.400 verloren productiviteit
- Uitbesteden: 2 uur/maand x 12 = 24 uur/jaar x €75 = €1.800 verloren productiviteit
Totale economische kosten per jaar:
| Zelf Doen | Uitbesteden (online) | |
|---|---|---|
| Software/boekhouder | €360 | €1.800 |
| Verloren productiviteit | €5.400 | €1.800 |
| Economisch totaal | €5.760 | €3.600 |
Conclusie: Economisch bezien is uitbesteden voor drukke ZZP'ers (met een tarief >€50/uur) vaak voordeliger dan het eruitziet. Je betaalt meer direct, maar wint terug door meer declarabele uren.
Fiscale meerwaarde:
Een goede boekhouder vindt gemiddeld €500–€2.000 extra aftrekposten per jaar die je zelf over het hoofd zou zien. Dit kan de kosten van uitbesteden volledig compenseren.
Voor- en Nadelen van Beide Opties
Voordelen zelf boekhouden:
- Laagste directe kosten (€15–€30/maand software)
- Volledig begrip van je eigen financiën
- Direct inzicht in je cashflow en resultaten
- Geen afhankelijkheid van externe partij
- Ideaal voor starters met eenvoudige administratie
Nadelen zelf boekhouden:
- Tijdrovend (4–8 uur/maand)
- Risico op fouten en gemiste aftrekposten
- Jij bent zelf verantwoordelijk voor boetes bij fouten
- Geen actieve fiscale advisering
- Niet geschikt bij complexe situaties
Voordelen uitbesteden:
- Minimale tijdsinvestering (1–2 uur/maand)
- Professionele kennis en actieve advisering
- Minder kans op fouten en boetes
- Boekhouder draagt verantwoordelijkheid bij fout
- Schaalt mee bij groei (personeel, BV, internationale handel)
- Gemoedsrust — je weet dat het goed geregeld is
Nadelen uitbesteden:
- Hogere maandelijkse kosten (€100–€200/maand)
- Afhankelijkheid van een externe partij
- Minder direct inzicht in je eigen cijfers
- Kwaliteit varieert sterk per boekhouder
- Overstappen naar andere boekhouder is gedoe
Het Hybride Model: Het Beste van Beide Werelden
Er is een derde optie die steeds populairder wordt bij Nederlandse ZZP'ers: het hybride model. Dit combineert de lage kosten van software met de zekerheid van professionele controle.
Hoe werkt het hybride model?
- Dagelijkse boekhouding zelf via een modern boekhoudprogramma (€15–€30/maand)
- Jaarlijkse controle door boekhouder (€300–€600/jaar)
- De boekhouder controleert de jaarrekening, geeft advies en doet de belastingaangifte
Kosten hybride model:
- Software: €240–€360/jaar
- Jaarlijkse boekhoudercontole: €400–€600
- Totaal: €640–€960/jaar
Dit is significant goedkoper dan volledig uitbesteden (€1.200–€2.400/jaar) en geeft meer zekerheid dan volledig zelf doen.
Wanneer werkt het hybride model het best?
- Je hebt een relatief eenvoudige administratie (< 100 facturen/maand)
- Je bent comfortabel met basisboekhouding
- Je wil kosten besparen maar ook zekerheid over de jaarrekening
- Je wil actief inzicht houden in je financiën
AI-gestuurde boekhouding als gamechanger:
Moderne AI-platforms zoals Fiscaal Agent automatiseren 90%+ van de boekhoudtaken:
- Automatische bankimport en categorisering
- Factuurherkenning via foto/scan
- Automatisch gegenereerde BTW-aangifte
- Real-time belastinginzicht
Hierdoor daalt de tijdsinvestering van 4–8 uur naar 1–2 uur per maand — vergelijkbaar met uitbesteden, maar voor een fractie van de kosten.
Wanneer Kies Je Voor Welke Optie?
Kies voor zelf doen als:
- Je net start en je budget beperkt is
- Je een eenvoudige administratie hebt (< 50 facturen/maand)
- Je graag controle wilt over je eigen financiën
- Je bereid bent 4–8 uur per maand te investeren
- Je een uurtarief hebt van < €40/uur (dan is zelf doen goedkoper)
Kies voor uitbesteden als:
- Je administratie complex is (internationaal, personeel, BV)
- Je een hoog uurtarief hebt (> €80/uur)
- Je geen affiniteit hebt met cijfers
- Je volledige gemoedsrust wilt
- Je snelle groei verwacht en fiscale begeleiding nodig hebt
Kies voor het hybride model als:
- Je een gemiddelde administratie hebt
- Je kosten en zekerheid wilt combineren
- Je een AI-tool gebruikt die veel automatiseert
- Je een uurtarief hebt van €40–€80/uur
Specifieke situaties:
- Starter (1e jaar): Zelf doen met goede software. Leer je eigen administratie kennen.
- Groeiende ZZP'er (> €60.000 omzet): Hybride model of volledig uitbesteden
- ZZP'er met personeel: Uitbesteden — salarisadministratie is te complex
- DGA van een BV: Uitbesteden aan boekhouder/accountant — wettelijke vereisten zijn strenger
Praktisch Voorbeeld: De Kosten-Batenanalyse voor Drie ZZP-Profielen
Profiel 1: Starter-ZZP'er (€35.000 omzet, 50 facturen/jaar)
- Uurtarief: €50/uur
- Tijdsinvestering zelf doen: 3 uur/maand = €150/maand verloren omzet
- Kosten zelf doen: €25/maand software + €150 verloren omzet = €175/maand
- Kosten uitbesteden: €100/maand boekhouder + €25 verloren omzet = €125/maand
- Advies: Hybride model (€40/maand software + €50/maand jaarlijkse controle gespreid) = €90/maand totaal
Profiel 2: Gevestigde ZZP'er (€80.000 omzet, 120 facturen/jaar)
- Uurtarief: €80/uur
- Tijdsinvestering zelf doen: 6 uur/maand = €480/maand verloren omzet
- Kosten zelf doen: €25/maand software + €480 verloren omzet = €505/maand
- Kosten uitbesteden: €150/maand boekhouder + €80 verloren omzet = €230/maand
- Advies: Uitbesteden is economisch significant voordeliger
Profiel 3: ZZP'er met AI-boekhoudtool (€60.000 omzet, 80 facturen/jaar)
- Uurtarief: €65/uur
- Tijdsinvestering met AI-tool: 1,5 uur/maand = €97/maand verloren omzet
- Kosten AI-tool: €25/maand software + €97 verloren omzet = €122/maand
- Kosten uitbesteden: €120/maand boekhouder + €32 verloren omzet = €152/maand
- Advies: AI-boekhoudtool met jaarlijkse controle is de goedkoopste én betrouwbaarste optie
Conclusie: De beste keuze hangt sterk af van je uurtarief, omzetvolume en tolerantie voor risico. AI-boekhoudtools veranderen de vergelijking fundamenteel ten gunste van zelf-doen.
Veelgestelde Vragen
Hoeveel tijd kost zelf boekhouden als ZZP'er?
Gemiddeld kost zelf boekhouden 4–8 uur per maand, afhankelijk van het aantal transacties. Bij een eenvoudige administratie (< 50 facturen/maand) kom je uit op 2–4 uur. Met een modern AI-boekhoudprogramma dat bankimport en facturenherkenning automatiseert, daalt de tijdsinvestering naar 1–2 uur per maand.
Wat zijn de risico's van zelf boekhouden?
De voornaamste risico's zijn: fouten in de BTW-aangifte (boetes van €65 tot €650 per aangifte), gemiste aftrekposten (zelfstandigenaftrek, investeringsaftrek), onjuiste kostenregistratie, en te laat ingediende aangiftes. Bij fouten door een professionele boekhouder is die doorgaans aansprakelijk; bij fouten die jij zelf maakt, ben jij persoonlijk verantwoordelijk.
Wat kost een boekhouder voor een ZZP'er in 2025?
Een online boekhouder vraagt €50–€100 per maand voor een compleet ZZP-pakket inclusief BTW-aangiftes en jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte. Een traditioneel boekhoudkantoor rekent €75–€150 per uur. Alleen een jaarlijkse controle (hybride model) kost €300–€600 eenmalig per jaar. De totale jaarkosten variëren daarmee van €600 tot €3.000, afhankelijk van je keuze.
Wat is het hybride model voor boekhouding?
Het hybride model is een combinatie: je doet de dagelijkse boekhouding zelf via software (€15–€30/maand), en schakelt jaarlijks een boekhouder in voor de controle, advisering en belastingaangifte (€300–€600/jaar). Totale jaarkosten: €540–€960. Dit is goedkoper dan volledig uitbesteden, maar geeft meer zekerheid dan volledig zelf doen.
Welke boekhoudprogramma's zijn het best voor ZZP'ers in 2025?
Populaire boekhoudprogramma's voor ZZP'ers zijn Fiscaal Agent (€15–€30/maand, AI-gestuurd), Moneybird (€15–€40/maand), e-Boekhouden (€8–€18/maand) en Exact Online (€40–€80/maand). Voor starters is een eenvoudig en goedkoop programma als Fiscaal Agent of e-Boekhouden ideaal. Grotere ZZP'ers of ondernemers met een BV kiezen vaker voor Exact Online.
Kan ik overstappen van zelf doen naar een boekhouder?
Ja, dat is altijd mogelijk. Geef de boekhouder toegang tot je boekhoudprogramma of exporteer je gegevens. Een goede boekhouder kan je historische administratie oppakken. Overweeg te starten met een nieuwe boekhouder bij het begin van een nieuw kwartaal of boekjaar, om een schone overdracht te garanderen.
Zijn boekhoudkosten aftrekbaar als zakelijke kosten?
Ja. Of je nu software koopt of een boekhouder inhuurt, beide zijn volledig aftrekbaar als zakelijke kosten. Dit verlaagt je belastbare winst. Als je in belastingschijf 2 zit (37,48% in 2025), betaal je per €100 boekhoudkosten effectief €62,52 netto (want de belasting scheelt €37,48). Dit maakt uitbesteden netto goedkoper dan het brutobedrag suggereert.
Bij welk uurtarief loont het om een boekhouder in te huren?
Als vuistregel: huur een boekhouder in als je declarabel uurtarief hoger is dan de kosten die een boekhouder per uur bespaart. Bij een boekhouder van €100/maand die 5 uur werk per maand wegneemt, is de impliciete kostprijs €20/uur. Als jij meer dan €20/uur kunt verdienen, loont uitbesteden altijd. In de praktijk is dit al bij een uurtarief van €40–€50 het geval.
Bronnen & Referenties
- [1]ZZP administratie: wat moet je bijhouden?Belastingdienst
- [2]
- [3]Boekhouder inhuren: aftrekbare bedrijfskostenBelastingdienst
- [4]BTW-aangifte deadlines en boetesBelastingdienst
- [5]Zelfstandigenaftrek 2025 en ondernemersaftrekkenBelastingdienst
Geschreven door
Fiscaal Agent Redactie
Boekhouding & Belasting Experts
De Fiscaal Agent redactie schrijft praktische artikelen over boekhouding, belastingen en financieel beheer voor ZZP'ers en freelancers in Nederland.
Meer Lezen
Klaar om je boekhouding te vereenvoudigen?
Fiscaal Agent automatiseert je boekhouding met AI. Minder administratie, meer inzicht, altijd op tijd.