Wat is een Factuur? De 15 Verplichte Eisen voor ZZP'ers
Een factuur is het officiële betalingsdocument waarmee jij als ZZP'er een klant verzoekt om betaling voor geleverde diensten of producten. Maar een factuur is meer dan een briefje met een bedrag: de Nederlandse wet stelt precies 15 verplichte eisen aan wat er op een factuur moet staan. Ontbreekt er ook maar één gegeven, dan is jouw factuur juridisch ongeldig — en kan jouw klant de BTW niet terugvragen. Dat leidt tot problemen: onbetaalde rekeningen, discussies bij een belastingcontrole en mogelijke boetes.
Met ruim 1,2 miljoen ZZP'ers in Nederland (CBS, 2025) sturen ondernemers gezamenlijk miljoenen facturen per jaar. Toch constateert de Belastingdienst regelmatig dat facturen onvolledig zijn. In dit artikel leggen we precies uit wat een geldige factuur inhoudt, welke 15 gegevens wettelijk verplicht zijn, wanneer je een vereenvoudigde factuur mag sturen en hoe je je bewaarplicht naleeft.
Direct aan de slag?
Probeer Fiscaal Agent 5 dagen gratis — geen creditcard nodig.
Vanuit Onze Ervaring
- •Fiscaal Agent genereert automatisch wettelijk conforme facturen met alle 15 verplichte gegevens
- •Meer dan 5.000 ZZP'ers vertrouwen op onze AI voor hun administratie
- •Gemiddeld besparen gebruikers 4 uur per maand op hun boekhouding
Definitie en Uitleg: Wat is een Factuur?
Een factuur is een schriftelijk of digitaal document waarmee een ondernemer een ander verzoekt om betaling. In het Nederlandse belastingrecht wordt de factuur geregeld in de Wet op de omzetbelasting 1968 (Wet OB) en de bijbehorende uitvoeringsregelingen. De factuur dient als bewijs voor:
- De BTW-afdracht door de leverancier
- Het recht op aftrek van voorbelasting door de afnemer
- De zakelijke transactie voor de inkomstenbelasting
Als ZZP'er ben je verplicht een factuur uit te reiken zodra je een dienst of product levert aan een andere ondernemer (B2B). Bij verkoop aan particulieren (B2C) is dit in sommige gevallen ook verplicht, maar hiervoor gelden soepelere regels.
Digitale factuur wettelijk gelijkwaardig
Sinds 2013 is een digitale factuur volledig gelijkwaardig aan een papieren factuur, mits de afnemer akkoord gaat met de digitale ontvangst. Een PDF per e-mail, een factuur via boekhoudsoftware of een XML-bestand via e-facturatie — ze zijn allemaal rechtsgeldig, zolang de inhoud maar volledig en de authenticiteit aantoonbaar is.
De 15 Wettelijke Verplichtingen op een Factuur
Artikel 35a van de Wet OB somt exact op wat er op iedere factuur moet staan. Dit zijn de 15 verplichte gegevens:
| Nr. | Verplicht gegeven | Toelichting |
|---|---|---|
| 1 | Factuurdatum | Datum waarop de factuur is uitgeschreven |
| 2 | Opeenvolgend factuurnummer | Uniek volgnummer per administratie |
| 3 | Uw naam en adres | Volledige handelsnaam en vestigingsadres |
| 4 | Naam en adres afnemer | Volledige gegevens van de klant |
| 5 | BTW-identificatienummer leverancier | Uw BTW-nummer (NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers) |
| 6 | BTW-identificatienummer afnemer | Verplicht bij intracommunautaire leveringen |
| 7 | KVK-nummer | Uw inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel |
| 8 | Omschrijving van de prestatie | Duidelijke beschrijving van dienst of product |
| 9 | Datum van levering of dienst | Wanneer de prestatie is verricht |
| 10 | Hoeveelheid en eenheid | Bijv. 8 uur, 3 stuks, 1 project |
| 11 | Maatstaf van heffing per tarief | Het bedrag exclusief BTW per tarief |
| 12 | BTW-tarief | 21%, 9% of 0% |
| 13 | BTW-bedrag | Het berekende BTW-bedrag in euro's |
| 14 | Totaalbedrag | Inclusief BTW |
| 15 | Eventuele vrijstelling of bijzondere vermelding | Bijv. bij KOR, verlegging of 0%-tarief |
Let op bij KOR-facturen: Maakt u gebruik van de Kleineondernemersregeling, dan vermeldt u op uw factuur: "Op grond van artikel 25 Wet OB 1968 is geen btw in rekening gebracht." U vermeldt dan ook geen BTW-bedrag en geen BTW-tarief.
Verlegging (btw verlegd): Bij diensten aan buitenlandse ondernemers of bij bepaalde binnenlandse leveringen geldt soms de verlichtingsregel. Dan vermeldt u: "BTW verlegd" of "VAT reverse charged — Art. 12 lid 3 OB."
Vereenvoudigde Factuur: Wanneer Mag Het?
Voor facturen met een totaalbedrag van €100 of minder (inclusief BTW) mag u een vereenvoudigde factuur uitreiken. Dit geldt alleen voor B2C-transacties en bepaalde B2B-situaties. Een vereenvoudigde factuur hoeft slechts te bevatten:
- Factuurdatum
- Naam en adres leverancier
- BTW-identificatienummer leverancier
- Omschrijving van de prestatie
- BTW-bedrag of de gegevens om het te berekenen
Wanneer is een vereenvoudigde factuur niet toegestaan?
- Bij intracommunautaire leveringen (EU)
- Bij afstandsverkopen
- Bij de toerist-BTW-teruggaveregeling
Voor de dagelijkse praktijk van een ZZP'er die diensten levert, is de vereenvoudigde factuur zelden relevant. Werk altijd met een volledige factuur om discussies te voorkomen.
Actuele Cijfers 2025/2026
| Gegeven | Waarde |
|---|---|
| Vereenvoudigde factuurgrens | €100 incl. BTW |
| BTW-tarief hoog | 21% |
| BTW-tarief laag | 9% |
| BTW-tarief nul | 0% |
| KOR-omzetgrens | €20.000 excl. BTW |
| Bewaarplicht facturen | 7 jaar |
| Bewaarplicht onroerend goed | 10 jaar |
Praktisch Voorbeeld: Factuur van ZZP-er Lisa
Situatie: Lisa is een zelfstandig grafisch ontwerper in Amsterdam. Ze heeft in januari 2025 een website ontworpen voor een marketingbureau in Utrecht.
Haar factuur bevat:
FACTUURVan: Lisa de Vries Design
Keizersgracht 123
1015 CJ Amsterdam
BTW-nr: NL123456789B01
KVK: 87654321
Aan: Marketingbureau Noord BV
Koningsplein 45
3511 AB Utrecht
BTW-nr: NL987654321B01
Factuurnummer: 2025-001
Factuurdatum: 15 januari 2025
Leveringsdatum: 12 januari 2025
Omschrijving: Uren Tarief Bedrag
Website ontwerp 20 uur €85,00 €1.700,00
Logoaanpassingen 3 uur €85,00 €255,00
Subtotaal (excl. BTW): €1.955,00
BTW 21%: €410,55
Totaal (incl. BTW): €2.365,55
Betalingstermijn: 14 dagen
Bankrekening: NL12 ABNA 0123456789
Deze factuur is volledig rechtsgeldig: alle 15 verplichte gegevens zijn aanwezig, het BTW-tarief en -bedrag zijn correct berekend, en het factuurnummer is uniek en opeenvolgend.
Wat als Lisa gebruikmaakt van de KOR?
Dan vermeldt ze geen BTW-tarief en geen BTW-bedrag. In plaats daarvan schrijft ze onderaan: "Op grond van artikel 25 Wet OB 1968 is geen btw in rekening gebracht." Het totaalbedrag is dan €1.955,00.
Veelgemaakte Fouten bij Facturen
Dit zijn de meest voorkomende fouten die ZZP'ers maken bij het opstellen van facturen:
1. BTW-nummer ontbreekt of klopt niet
Uw BTW-identificatienummer is niet hetzelfde als uw BSN. Het begint altijd met 'NL', gevolgd door negen cijfers, de letter 'B' en twee controle-cijfers. Controleer dit nummer altijd via de Belastingdienst.
2. Geen opeenvolgende factuurnummers
Factuurnummers moeten een logische reeks vormen. Spring niet van factuur 2025-003 naar 2025-010 zonder verklaring. De Belastingdienst kan dit als aanleiding zien voor nader onderzoek.
3. Datum van levering gelijkgesteld aan factuurdatum
De leveringsdatum (wanneer de dienst is verricht) en de factuurdatum (wanneer de factuur is opgesteld) zijn twee aparte velden. Veel ZZP'ers vullen alleen de factuurdatum in.
4. Onvoldoende omschrijving van de prestatie
'Diensten januari' is niet genoeg. Omschrijf concreet wat u heeft gedaan: 'Tekstschrijven voor 3 blogartikelen over duurzaamheid, elk ca. 800 woorden.'
5. Vergeten KVK-nummer
Sinds 1 januari 2020 is het KVK-nummer verplicht op alle facturen. Dit wordt nog vaak vergeten.
6. Verkeerde BTW bij gemengde factuur
Als u zowel diensten met 21% als producten met 9% BTW factureert, moet u de tarieven en bedragen per post apart vermelden.
7. KOR-vermelding vergeten
Gebruikt u de KOR, dan is de wettelijke vermelding verplicht. Een factuur zonder die zin is formeel onjuist.
Tips, Bewaarplicht en Aandachtspunten
Bewaarplicht: 7 jaar
U bent wettelijk verplicht al uw facturen — zowel verzonden als ontvangen — ten minste 7 jaar te bewaren. Voor onroerend goed geldt een bewaarplicht van 10 jaar. De bewaarplicht begint te lopen vanaf het jaar na het boekjaar. Facturen van 2025 bewaart u dus tot en met 31 december 2032.
Digitale bewaring is toegestaan, mits:
- De factuur in origineel formaat bewaard wordt (geen ingescande kopie van een originele papieren factuur tenzij de papieren factuur wordt vernietigd na toestemming)
- De leesbaarheid en integriteit gewaarborgd zijn
- De facturen op verzoek aangeleverd kunnen worden aan de Belastingdienst
Praktische tips:
- Gebruik boekhoudsoftware — Fiscaal Agent genereert automatisch volledige, wettelijk conforme facturen met opeenvolgend factuurnummer en correcte BTW-berekening.
- Verstuur facturen snel — U bent verplicht een factuur uit te reiken uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op de maand van levering. Eerder is beter voor uw cashflow.
- Stel betalingstermijnen vast — Standaard is 30 dagen, maar 14 dagen is zakelijk gebruikelijk en bevordert uw liquiditeit.
- Controleer BTW-nummers van EU-klanten — Gebruik de VIES-database (vies.ec.europa.eu) om buitenlandse BTW-nummers te verifiëren voor u een 0%-factuur uitreikt.
- Nummerreeks per jaar — Veel ZZP'ers starten elk jaar opnieuw met factuur 001. Dat is toegestaan, maar zorg dan dat het jaar in het nummer zit: 2025-001, 2026-001, etc.
- Accepteer alleen getekende akkoorden — Stuur bij grotere opdrachten eerst een offerte, wacht op akkoord en leg dat vast. Dit beschermt u bij geschillen.
Veelgestelde Vragen over Facturen
Veelgestelde Vragen
Moet ik een BTW-nummer op mijn factuur zetten als ik gebruikmaak van de KOR?
Ja, ook bij de KOR vermeld je jouw BTW-identificatienummer op de factuur. Het enige verschil is dat je geen BTW in rekening brengt en de wettelijke vermelding toevoegt: 'Op grond van artikel 25 Wet OB 1968 is geen btw in rekening gebracht.' Je BTW-nummer moet altijd zichtbaar zijn, omdat de Belastingdienst daarmee de ondernemer identificeert.
Wat is het verschil tussen een factuurdatum en een leveringsdatum?
De leveringsdatum is de datum waarop je de dienst hebt verricht of het product heeft geleverd — dus wanneer je feitelijk hebt gepresteerd. De factuurdatum is de datum waarop je de factuur hebt opgesteld en verzonden. Dit kunnen dezelfde dag zijn, maar bij projecten die lopen over meerdere weken verschilt dit. Beide datums zijn verplicht op een volledige factuur.
Mag ik zelf mijn factuurnummering bepalen, of moet dit altijd oplopend zijn?
Je mag zelf een nummersysteem kiezen — op datum, per jaar, per klant — maar de reeks moet opeenvolgend en uniek zijn. Dat betekent: geen dubbele nummers, geen gaten zonder verklaring. De meeste ZZP'ers gebruiken een systeem als JJJJ-NNN (bijv. 2025-001). Per jaar opnieuw beginnen is toegestaan, mits het jaar duidelijk in het nummer staat.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren en in welk formaat?
De wettelijke bewaarplicht is 7 jaar, te rekenen vanaf het jaar na het boekjaar (voor onroerend goed 10 jaar). Digitale bewaring is wettelijk toegestaan, mits de authenticiteit en leesbaarheid gegarandeerd zijn. Sla facturen bij voorkeur op in PDF/A-formaat, maak back-ups en zorg dat je ze op verzoek aan de Belastingdienst kunt aanleveren. Vernietig nooit facturen eerder dan de bewaarplicht vereist.
Kan ik een creditnota sturen als ik een fout heb gemaakt op een factuur?
Ja. Een creditnota (of credit factuur) is de correcte manier om een eerder verzonden factuur geheel of gedeeltelijk te annuleren of te verlagen. Verwijs op de creditnota altijd naar het nummer van de originele factuur. Vervolgens stuur je indien nodig een nieuwe, correcte factuur. Zowel de originele factuur als de creditnota moeten 7 jaar worden bewaard.
Moet ik ook facturen uitreiken aan particuliere klanten (B2C)?
Voor de meeste diensten aan particulieren bent u als ZZP'er niet verplicht een factuur uit te reiken — maar het is wel sterk aan te bevelen voor uw eigen administratie en in geval van geschillen. Uitzonderingen waarbij u wél verplicht een factuur moet uitreiken aan particulieren zijn: intracommunautaire leveringen, bouw- en verbouwingsdiensten waarbij het tarief 9% geldt, en enkele andere specifieke situaties. Controleer de Belastingdienst-website voor de actuele lijst.
Bronnen & Referenties
- [1]Artikel 35a Wet op de omzetbelasting 1968 — verplichte factuurgegevensOverheid.nl / Wet OB 1968
- [2]Factuur maken: wat moet erop staanBelastingdienst
- [3]
- [4]
Geschreven door
Fiscaal Agent Redactie
Boekhouding & Belasting Experts
De Fiscaal Agent redactie schrijft praktische artikelen over boekhouding, belastingen en financieel beheer voor ZZP'ers en freelancers in Nederland.
Meer Lezen
Klaar om je boekhouding te vereenvoudigen?
Fiscaal Agent automatiseert je boekhouding met AI. Minder administratie, meer inzicht, altijd op tijd.