Wat is een Balans? Activa, Passiva en Eigen Vermogen voor ZZP'ers

De balans (ook wel: vermogensopstelling of staat van activa en passiva) is een financieel overzicht dat op één specifiek moment de bezittingen, schulden en het eigen vermogen van een onderneming weergeeft. In de boekhouding wordt de balans opgesteld aan het einde van een boekhoudkundig jaar — voor de meeste ZZP'ers is dat 31 december.

De twee kanten van de balans:

Een balans bestaat altijd uit twee kanten die in totaal gelijk moeten zijn:

Linkerkant — Activa (bezittingen): Alles wat de onderneming bezit of te vorderen heeft.

• Vaste activa: bezittingen die langer dan een jaar meegaan (laptop, auto, machines, inventaris)


• Vlottende activa: bezittingen die binnen een jaar omgezet worden (voorraden, debiteuren, banktegoeden)

• Eigen vermogen: het deel dat toebehoort aan de eigenaar (gestort kapitaal + winstreserves)


• Vreemd vermogen (schulden): bankleningen, crediteuren, belastingschulden, overige schulden

Activa = Eigen vermogen + Vreemd vermogen

Of herschreven:

Eigen vermogen = Activa - Vreemd vermogen

Dit principe heet de 'dubbele boekhoudmethode' en vormt de basis van elk professioneel boekhoudpakket. Elke transactie beïnvloedt altijd twee posten tegelijkertijd, waardoor de balans altijd in evenwicht blijft.

Balans vs. winst-en-verliesrekening:
De balans en de winst-en-verliesrekening (W&V) zijn de twee centrale financiële overzichten in een boekhouding. Ze vullen elkaar aan:

• De balans toont de vermogenspositie op een momentopname (een datum)


• De W&V toont de inkomsten en kosten over een periode (een jaar)

Een balans opbouwen gaat in drie stappen: activa inventariseren, schulden (passiva) inventariseren, en eigen vermogen berekenen als het saldo.

Stap 1: Activa in kaart brengen

Vaste activa worden geregistreerd tegen aanschafwaarde minus afschrijvingen:

Stap 2: Passiva (schulden) inventariseren

Stap 3: Eigen vermogen als sluitpost berekenen

Eigen vermogen aan het einde van het jaar = Eigen vermogen begin + Nettowinst van het jaar

Of directe berekening:
Eigen vermogen = Totale activa - Totale schulden

Voorbeeld simpele balans eenmanszaak per 31 december 2025:

De balans raakt aan diverse fiscale grenzen en verplichtingen die relevant zijn voor ZZP'ers:

Wettelijke verplichtingen rondom de balans:

Fiscale afschrijvingsregels (direct relevant voor activa op de balans):

KIA-drempel voor activering vs. direct aftrekken:
Investeringen onder €450 exclusief BTW hoeven niet op de balans te worden geactiveerd — je kunt ze direct als kosten boeken. Boven €450 moet je de investering activeren (op de balans zetten) en over meerdere jaren afschrijven. De Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) geldt voor investeringen van €2.901 tot €392.230 en geeft een extra aftrek van maximaal 28% bovenop de reguliere afschrijving.

Ondernemingsvermogen vs. privévermogen:
Als eenmanszaak kun je zelf bepalen welke bezittingen je als ondernemingsvermogen aanmerkt (en dus op de balans plaatst) en welke als privé. Dit keuzerecht heeft fiscale gevolgen: ondernemingsvermogen valt in box 1 (winst), privévermogen in box 3 (vermogensrendementsheffing, vrijstelling €57.000 in 2025). Een gemengd gebruikte auto, laptop of werkruimte aan huis vereist een bewuste keuze.

Stel: Lisa is zelfstandig grafisch ontwerper en stelt haar balans op per 31 december 2025.

Lisa's bedrijfssituatie:

• Ze is 3 jaar actief als ZZP'er


• Haar laptop (aanschaf €1.800, 3 jaar afgeschreven á 33%) heeft een restwaarde van €300


• Ze heeft openstaande klantfacturen ter waarde van €4.200


• Haar zakelijke bankrekening staat op €9.500


• Ze heeft een BTW-schuld van €1.890 (Q4 aangifte nog te doen voor 31 jan 2026)


• Ze heeft een reservering voor inkomstenbelasting van €4.000


• Ze heeft een schuld aan een leverancier van €600


• Haar eigen vermogen begin 2025 was €10.200; haar nettowinst 2025 is €7.310

Hoe het uitkomt: Totaal eigen vermogen (€17.510) + schulden (€7.390) = €24.900. Activa €18.900 + de correcte waarde van resterende posten = €24.900. In de echte boekhouding sluit dit altijd.

Interpretatie van Lisa's balans:

• Eigen vermogen €17.510: solide positie, groeiend ten opzichte van vorig jaar


• Debiteuren €4.200: bewaking nodig — zijn alle facturen betaald binnen de betalingstermijn?


• BTW-schuld: tijdig betalen voor 31 januari 2026 om boetes (€68 minimaal) te vermijden


• Solvabiliteitsratio: eigen vermogen / totaal passiva = 70% — uitstekend

1. Geen openingsbalans bij de start
Veel ZZP'ers vergeten een openingsbalans op te stellen bij de start van hun onderneming. De Belastingdienst verplicht dit echter. Bij een startende ZZP'er die een laptop of andere privébezittingen zakelijk gaat gebruiken, moeten die als zakelijk vermogen worden ingebracht op de openingsbalans tegen de actuele waarde op dat moment.

2. Activa niet activeren maar direct als kosten boeken
Een laptop van €1.200 excl. BTW hoort op de balans te worden geplaatst als vast activum en over de gebruiksduur te worden afgeschreven — niet in één keer als kosten afgetrokken. Pas bij bedragen onder €450 mag je direct afboeken als kosten. Dit beïnvloedt zowel de belastingaangifte als de KIA-aftrek.

3. Privé en zakelijk door elkaar halen
Zakelijk spaargeld op de zakelijke rekening hoort op de balans. Privégeld op een privérekening hoort in box 3. Het door elkaar halen leidt tot onjuiste belastingaangiften en mogelijke correcties door de Belastingdienst.

4. FOR-stand vergeten op de balans
ZZP'ers die vóór 2023 een Fiscale Oudedagsreserve (FOR) opbouwden, moeten die nog steeds correct op de balans vermelden als eigen vermogensreserve. Na de afschaffing van de FOR per 1 januari 2023 mag er niets meer worden bijgedoteerd, maar de bestaande stand blijft staan tot omzetting of vrijval (uiterlijk 1 januari 2031).

5. Afschrijvingen niet jaarlijks bijhouden
Vaste activa (laptop, auto, machines) verliezen elk jaar aan waarde door afschrijving. Als u dit niet jaarlijks verwerkt, klopt uw balans niet en wijken uw activa af van de werkelijke boekwaarde. De Belastingdienst kan dit corrigeren bij een controle en eventueel de aftrek terugdraaien.

6. Crediteuren en debiteuren omwisselen
Debiteuren zijn bedragen die klanten u nog moeten betalen (activa). Crediteuren zijn bedragen die u leveranciers nog moet betalen (passiva). Verwisseling van deze begrippen is een veelgemaakte boekhoudkundige fout bij starters die leidt tot een onjuiste balans.

Tip 1: Gebruik boekhoudsoftware die automatisch een balans genereert
Moderne boekhoudpakketten zoals Fiscaal Agent genereren automatisch een actuele balans op basis van uw geboekte transacties. U hoeft de balans niet handmatig op te stellen — de software doet dit in realtime op basis van elke verwerkte factuur en bankafschrift.

Tip 2: Stel een openingsbalans op bij de start
Begin uw onderneming met een duidelijke openingsbalans. Breng alle zakelijke bezittingen in (laptop, inventaris, startkapitaal) en registreer eventuele zakelijke schulden (lening, creditcard). Dit is het fundament voor alle toekomstige balansmutaties.

Tip 3: Maak een jaarlijkse afschrijvingstabel
Houd bij welke vaste activa u bezit, wanneer u ze heeft aangeschaft, voor welk bedrag, en hoeveel u jaarlijks afschrijft. Een simpele tabel in uw boekhoudprogramma is voldoende. Dit voorkomt fouten in uw belastingaangifte en zorgt dat uw balans altijd de actuele boekwaarde weergeeft.

Tip 4: Controleer of uw balans klopt via de basisvergelijking
Activa = Eigen vermogen + Vreemd vermogen. Als dit niet klopt, is er een fout in uw boekhouding. De meeste boekhoudprogramma's signaleren een onbalans automatisch.

Tip 5: Bewaar uw jaarlijkse balansen minstens 7 jaar
U bent verplicht uw administratie, inclusief balansen, 7 jaar te bewaren na het einde van het boekjaar. Bij onroerend goed is de bewaarplicht 10 jaar. Sla uw jaarbalansen digitaal op in een beveiligde cloudopslag zodat u ze altijd kunt overleggen bij een belastingcontrole.

Tip 6: Gebruik de balans als sturingsinstrument
Een balans is meer dan een fiscale formaliteit. Bekijk regelmatig:

• Stijgt het eigen vermogen jaar over jaar? Zo niet, lekt er geld weg.


• Zijn uw debiteuren niet te hoog? Factureer tijdig en bewijk betalingstermijnen actief.


• Is uw schuld beheersbaar? Een gezonde solvabiliteitsratio voor ZZP'ers is minimaal 30-40% eigen vermogen ten opzichte van het totale balansbedrag.