Online Boekhouder vs Offline Boekhouder in 2025/2026: Wat is Beter voor ZZP'ers?

Een online boekhouder is een boekhouder of boekhoudkantoor dat uitsluitend of primair digitaal werkt. Er is geen fysiek kantoor waar je naartoe kunt rijden. Communicatie verloopt via e-mail, chat, telefoon of videocall. Alles — van het aanleveren van bonnen tot het ontvangen van de belastingaangifte — verloopt digitaal.

Hoe werkt een online boekhouder?

1. Je uploadt bonnen en facturen via een app of webportaal


2. De boekhouder verwerkt alles in het boekhoudprogramma


3. Je ontvangt rapporten, BTW-aangiftes en de jaarrekening digitaal


4. Vragen stuur je via chat of e-mail; eventueel videocall

• Accounto


• Moneybird (platform + boekhouder)


• Tellow


• Boekhoudgemak


• Fiscal Agent (AI-gestuurd platform)

Reactietijden:

• E-mail/chat: doorgaans binnen 1 werkdag


• Bij goede online boekhouders: dezelfde dag


• Piekperiodes (mrt-apr voor IB-aangifte): soms 2-3 werkdagen

Een offline (of traditionele) boekhouder werkt vanuit een fysiek kantoor. Je kunt een afspraak maken, persoonlijk langsgaan en je situatie face-to-face bespreken. Dit is het model dat de meeste ZZP'ers van vroeger kennen.

Hoe werkt een traditioneel boekhoudkantoor?

1. Je brengt papieren of digitale documenten naar het kantoor (of stuurt ze op)


2. De boekhouder verwerkt ze in zijn systeem


3. Je ontvangt periodiek een overzicht of afschrift


4. Jaarlijkse bespreking in persoon

Reactietijden:

• Telefonisch: tijdens kantooruren (9-17u)


• E-mail: 1-3 werkdagen


• Spoedvraag: afhankelijk van beschikbaarheid


• Piekperiodes: wachttijden van 1-2 weken mogelijk

• Fysieke afspraken voor complexe besprekingen


• Lokale kennis (accountant kent jouw regio, branche)


• Persoonlijke relatie over langere tijd


• Betere beschikbaarheid voor urgente kwesties (als je beller bent)

Scenario 1: Standaard ZZP'er (eenmanszaak, €60.000 omzet, kwartaal BTW)

Scenario 2: ZZP'er die alleen jaarlijkse aangifte wil laten doen

Scenario 3: Kleine BV (DGA, jaarrekening deponeren)

Conclusie: Online boekhouders zijn structureel 30–50% goedkoper dan traditionele kantoren, bij vergelijkbare diensten.

Voordelen online boekhouder:

• Significant lager tarief (30–50% goedkoper)


• 24/7 toegang tot portaal en real-time inzicht


• Snelle reactietijden via chat/e-mail


• Moderne software met bankimport en scan-mogelijkheden


• Geen geografische beperking — kies de beste, niet de dichtstbijzijnde


• Makkelijk wisselen van boekhouder (digitale data)


• Transparante vaste prijzen

• Geen fysiek kantoor voor face-to-face gesprekken


• Soms minder persoonlijk contact


• Kwaliteit en service variëren sterk per aanbieder


• Niet altijd beschikbaar via telefoon (sommige alleen chat/e-mail)


• Bij complexe situaties soms minder diepgaande advisering

• Persoonlijk contact, vertrouwensrelatie over jaren


• Fysieke afspraken voor complexe besprekingen


• Lokale kennis en betrokkenheid


• Beter voor complexe situaties (BV-structuren, erfenissen, bedrijfsoverdracht)


• Bereikbaarheid via telefoon (directe lijn)

• Significant hogere kosten (30–50% duurder)


• Kantooruren beperkingen


• Langere reactietijden op niet-urgente vragen


• Software vaak minder modern (geen real-time inzicht)


• Geografisch gebonden

Kies voor een online boekhouder als:

• Je een eenvoudige tot gemiddelde ZZP-administratie hebt


• Kosten besparen een prioriteit is


• Je comfortabel bent met digitale communicatie


• Je real-time inzicht in je financiën wilt


• Je flexibel wilt kunnen wisselen van boekhouder


• Je geen behoefte hebt aan fysieke afspraken

• Je complexe financiële situaties hebt (meerdere BV's, internationale handel, bedrijfsoverdracht)


• Je een sterke voorkeur hebt voor persoonlijk contact


• Je regelmatig uitgebreide besprekingen nodig hebt


• Je in een branche zit waarbij lokale kennis belangrijk is (bijv. agrarisch, bouw)


• Je senior bent en minder vertrouwd met digitale communicatie

Specifieke ZZP-profielen:

• IT-freelancer (digital native): Online boekhouder — geen discussie


• Bouwer/installateur: Online boekhouder met goede app voor bonnen


• Medisch specialist/advocaat: Overweeg traditioneel kantoor voor specifieke beroepsmatige aspecten


• Creatieve professional: Online boekhouder, eventueel met videocall-optie


• DGA kleine BV: Online kantoor voor administratie + jaarlijkse accountant voor jaarrekening

Met tientallen online boekhoudkantoren en platforms is de keuze niet altijd eenvoudig. Let op deze criteria:

1. Kwalificaties en erkenning:

• Is de boekhouder aangesloten bij NOAB (Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingkundigen) of VAN?


• Hebben ze erkende kwaliteitscertificaten?


• Zijn ze aansprakelijkheidsverzekerd?

• Zijn alle kosten duidelijk vooraf (geen verborgen kosten)?


• Wat kost een extra belastingadviesvraag?


• Zijn BTW-aangifte en IB-aangifte inbegrepen in het pakket?

• Bieden ze bankimport aan?


• Hebben ze een mobiele app voor bonnen scannen?


• Is er real-time toegang tot je financiën?

• Hoe snel reageren ze op vragen? (Test dit vooraf)


• Bieden ze ook telefonisch contact of alleen chat/e-mail?


• Hebben ze een dedicated medewerker of is het anoniem?

• Zoek Google Reviews op van de boekhouder


• Vraag referenties op of zoek naar ervaringen op forums (ZZP-Nederland, Reddit NL)


• Controleer op klachten bij Kifid of NBA

• Biedt de online boekhouder een vrijblijvende intake of proefperiode?


• Kun je makkelijk weg als het niet bevalt?

Mieke is copywriter met een eenmanszaak. Ze betaalt nu €145/maand aan haar traditionele boekhoudkantoor. Ze overweegt over te stappen op een online boekhouder.

Haar huidige situatie (offline):

• €145/maand = €1.740/jaar


• Reactietijd vragen: gemiddeld 2-3 werkdagen


• Ze moet documenten maandelijks opsturen


• Jaarlijkse bespreking: 1 uur bij het kantoor

• €75/maand = €900/jaar


• Reactietijd: 1 werkdag


• Alles digitaal aanleveren via app


• Videocall beschikbaar indien nodig


• Besparing: €840/jaar

• Platform: €25/maand = €300/jaar


• Jaarlijkse boekhoudercontrole: €400


• Totaal: €700/jaar


• Besparing vs huidig: €1.040/jaar

1. Exporteer alle boekhoudata bij huidige boekhouder (vraag om een export in Excel of CSV)


2. Zet de export in het nieuwe systeem


3. Geef nieuwe boekhouder toegang tot Belastingdienst-portaal


4. Overstap ideaal per 1 januari (nieuw boekjaar)