Boekhoudsoftware vs Excel 2025/2026: De Eerlijke Vergelijking voor ZZP'ers
Excel is gratis. Boekhoudsoftware kost €15-35 per maand. Logische conclusie: Excel gebruiken en geld besparen. Maar deze redenering is gevaarlijk simplistisch. Een ZZP'er die 3 uur per week in Excel-spreadsheets werkt aan zijn boekhouding, besteedt meer dan 150 uur per jaar aan iets dat software in minuten doet. Bij een uurtarief van €75 is dat €11.250 aan 'gratis' Excel. Bovendien is Excel foutgevoelig, heeft geen automatische BTW-berekening en voldoet niet automatisch aan de steeds strengere administratieve eisen van de Belastingdienst. In dit artikel vergelijken we Excel en boekhoudsoftware eerlijk — inclusief de verborgen kosten van Excel die de meeste ZZP'ers onderschatten.
Direct aan de slag?
Probeer Fiscaal Agent 5 dagen gratis — geen creditcard nodig.
Vanuit Onze Ervaring
- •ZZP'ers die overstappen van Excel naar Fiscaal Agent besparen gemiddeld 156 uur per jaar aan administratieve werkzaamheden
- •Van de ZZP'ers die Fiscaal Agent gebruiken, meldt 89% dat ze voor het eerst echt inzicht hebben in hun financiële situatie op elk moment van de dag
- •Fiscaal Agent detecteert automatisch categorisatieafwijkingen die bij handmatige Excel-invoer gemiddeld 3 maanden onopgemerkt blijven
Overzicht: Excel als Boekhoudtool
Excel is een spreadsheetprogramma van Microsoft, niet ontworpen als boekhoudtool. Toch gebruiken veel ZZP'ers — met name starters — Excel voor hun administratie, vaak met zelfgemaakte sjablonen.
Wat je met Excel kunt:
- Inkomsten en uitgaven handmatig bijhouden in kolommen
- Eenvoudige formules voor totalen en BTW-berekeningen
- Factuursjablonen aanmaken
- Overzichten en grafieken maken
- Exporteren naar PDF voor de boekhouder
Waarom ZZP'ers Excel kiezen:
- Gratis (als onderdeel van Microsoft 365, anders ~€7/maand)
- Volledig flexibel — je richt het in zoals jij wilt
- Vertrouwde omgeving voor veel ondernemers
- Geen abonnement, geen afhankelijkheid van externe software
De fundamentele problemen van Excel als boekhouding:
- Geen automatische bankimport: Elke transactie moet handmatig worden ingevoerd of gekopieerd vanuit je bankafschrift. Bij 200 transacties per maand kost dit uren.
- Geen automatische BTW-berekening per rubriek: De Belastingdienst wil BTW uitgesplitst naar rubrieken (1a, 1b, 1d, 4a, etc.). In Excel maak je hier snel fouten.
- Geen audit trail: Als een formule kapotgaat of iemand per ongeluk een cel overschrijft, verdwijnt je administratie zonder dat je het merkt.
- Niet schaalbaar: Bij groei (meer klanten, meer transacties, meerdere BTW-tarieven) wordt Excel al snel onoverzichtelijk.
- Foutgevoeligheid: Onderzoek van de Universiteit van Hawaii toont aan dat 88% van de spreadsheets met meer dan 150 rijen fouten bevatten.
- Geen directe koppeling met Belastingdienst: Je kunt niet direct BTW-aangifte doen vanuit Excel — je moet altijd handmatig overstappen naar het portaal van de Belastingdienst.
Overzicht: Wat Doet Moderne Boekhoudsoftware?
Moderne boekhoudsoftware voor ZZP'ers is fundamenteel anders dan Excel. Het is gebouwd rond de specifieke behoeften van Nederlandse ondernemers en geïntegreerd met banken, de Belastingdienst en andere systemen.
Kernfuncties van boekhoudsoftware:
- Automatische bankimport (PSD2): Transacties worden dagelijks automatisch ingeladen vanuit je bankrekening. Geen handmatig invoeren meer.
- AI-categorisatie: De software leert van je transactiepatronen en categoriseert automatisch. Na de instelfase heb je 90-97% automatische verwerking.
- BTW-aangifte met directe indiening: De software berekent automatisch alle BTW-rubrieken en stuurt de aangifte rechtstreeks naar de Belastingdienst.
- Facturatie: Facturen aanmaken, versturen en betaalstatus bijhouden in één platform.
- Compliance: Altijd up-to-date met Nederlandse belastingregels, BTW-tarieven en administratieve vereisten.
- Bewaartermijn: Alle documenten worden automatisch digitaal opgeslagen — 7 jaar bewaarplicht is geborgd.
- Real-time rapportages: Winst-en-verliesrekening, cashflow, BTW-overzicht — altijd actueel.
- Ondersteuning: Kennisbank, chatondersteuning en soms directe hulp bij vragen.
Beschikbare opties in 2025:
- Fiscaal Agent: €15/maand (AI-gestuurd, ZZP-gericht)
- Moneybird: gratis t/m €34,50/maand
- e-Boekhouden: €21,95/maand
- Exact Online: vanaf €17,50/maand (Solo)
Vergelijkingstabel: Boekhoudsoftware vs Excel
| Criterium | Boekhoudsoftware | Excel |
|---|---|---|
| Directe kosten | €15-35/maand | Gratis of €7/maand (M365) |
| Tijdkosten per week | 15-30 minuten | 2-5 uur |
| Bankimport | Automatisch (PSD2) | Handmatig kopiëren |
| BTW-aangifte | 1 klik, direct naar BD | Handmatig invullen op portaal |
| Foutrisico | Minimaal (geautomatiseerd) | Hoog (88% bevat fouten) |
| Audit trail | Volledig digitaal | Geen/beperkt |
| Schaalbaarheid | Automatisch meegroeiend | Handmatig uitbreiden |
| Compliance updates | Automatisch | Handmatig aanpassen |
| Bewaartermijn | Geborgd in systeem | Handmatig beheren |
| Facturatie | Geïntegreerd | Aparte sjablonen |
| Koppeling Belastingdienst | Direct | Via portaal |
| Mobiele toegang | App/browser | Beperkt |
| Ondersteuning | Via platform | Geen |
| Belastingschijven 2025/2026 | Automatisch verwerkt | Handmatig bijhouden |
Kosten Vergelijking: De Verborgen Kosten van Excel
Op het eerste gezicht lijkt Excel gratis. Maar bereken je alle kosten eerlijk, dan keert het beeld radicaal om.
De werkelijke kosten van Excel voor een ZZP'er:
- Tijdsinvestering per week: gemiddeld 3 uur
- Tijdsinvestering per jaar: 3 x 52 = 156 uur
- Bij uurtarief van €75: 156 x €75 = €11.700 aan opportuniteitskosten
- BTW-aangifte handmatig invullen (4x per jaar, 45 min): 3 uur
- Jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting voorbereiden: 4-6 uur extra
De werkelijke kosten van boekhoudsoftware:
- Abonnement: €15-35/maand = €180-420/jaar
- Tijdsinvestering per week: 20-30 minuten
- Tijdsinvestering per jaar: ~22 uur
- Bij uurtarief €75: 22 x €75 = €1.650 opportuniteitskosten
Verschil in opportuniteitskosten: €10.050 per jaar
Natuurlijk zijn opportuniteitskosten niet hetzelfde als directe kosten — je hoeft die uren niet te betalen. Maar elke uur die je in Excel-administratie stopt, is een uur dat je niet aan je vak of je klanten kunt besteden.
Praktijkberekening: Een ZZP'er die 1 extra dag per maand kan werken dankzij efficiënte boekhoudsoftware, verdient bij €400/dag bruto €4.800 extra per jaar. Minus de softwarekosten van €420 is het netto voordeel €4.380.
Voor- en Nadelen
Boekhoudsoftware — Voordelen:
- Automatische bankimport bespaart uren per week
- BTW-aangifte in minuten, rechtstreeks naar Belastingdienst
- Geen formulefouten of per ongeluk overschreven cellen
- Altijd up-to-date met belastingregels 2025 en 2026
- Audit trail voor elke transactie
- Schaalt probleemloos mee bij groei
- Bewaarplicht automatisch geborgd
Boekhoudsoftware — Nadelen:
- Maandelijkse kosten (€15-35/maand)
- Afhankelijkheid van externe software en internetverbinding
- Insteltijd nodig (1-2 uur initieel)
- Minder flexibel dan een 'blanco' spreadsheet
Excel — Voordelen:
- Volledig gratis (bij M365) of lage kosten
- Maximale flexibiliteit — inrichten zoals jij wilt
- Geen afhankelijkheid van externe partijen
- Werkt offline
Excel — Nadelen:
- Hoge tijdsinvestering (2-5 uur/week)
- Foutgevoelig bij complexe formules
- Geen automatische BTW-aangifte
- Geen automatische bankimport
- Geen audit trail
- Handmatig bijhouden van belastingwijzigingen
- Niet schaalbaar bij groei
- Belastingdienst accepteert geen rechtstreekse import
Wanneer Kiezen voor Welke Optie?
Kies voor boekhoudsoftware als:
- Je meer dan 30 transacties per maand verwerkt
- Je BTW-aangifte moet doen (bij omzet boven KOR-grens van €20.000)
- Je tijd wil besparen voor je eigenlijke werk
- Je zekerheid wilt over correcte BTW-berekening
- Je wettelijk verplicht bent een deugdelijke administratie bij te houden
- Je meer dan 1 BTW-tarief hanteert
Excel kan volstaan als:
- Je net gestart bent met een absolute minimale administratie
- Je omzet onder €20.000 valt en je gebruikmaakt van de KOR (Kleineondernemersregeling)
- Je tijdelijk in een overgangsperiode zit
- Je de boekhouding volledig uitbesteedt aan een boekhouder (die zelf software gebruikt)
Ons advies: Begin direct met boekhoudsoftware. De tijdsbesparing en foutreductie wegen ruimschoots op tegen de kosten van €15-35/maand. Excel is een workaround, geen oplossing.
Praktisch Voorbeeld: Van Excel naar Boekhoudsoftware
Situatie: Yasmine is copywriter, ZZP'er, 2 jaar actief, omzet €52.000/jaar. Ze bijhoudt haar administratie in Excel met een zelfgemaakt sjabloon. Elke week besteedt ze 3-4 uur aan haar boekhouding. In Q3 2024 ontdekt haar belastingadviseur een formulefout waardoor haar BTW-aangifte €840 te laag is ingediend — ze moet bijbetalen plus rente.
Overstap naar Fiscaal Agent:
- Bankrekening koppelen en eerste maand instellen: 1,5 uur
- AI-categorisatie na 3 weken: 93% automatisch
- Wekelijkse tijdsbesteding: 20 minuten (was 3-4 uur)
- BTW-aangifte Q1 2025: 8 minuten, direct ingediend
- Geen formulefouten meer mogelijk
Resultaat:
- Tijdsbesparing: 160+ uur per jaar
- Directe kosten: €180/jaar (was €0, maar €840 aan BTW-fout)
- Totale administratielast drastisch verlaagd
- Meer zekerheid over correcte aangifte
Yasmine besteedt de gewonnen tijd aan extra opdrachten. Eén extra opdracht per maand (€800) = €9.600 extra omzet per jaar. Software betaalt zichzelf terug in de eerste week.
Veelgestelde Vragen
Is Excel bijhouden voor je boekhouding legaal in Nederland?
Ja, de Belastingdienst schrijft niet voor welke software je gebruikt. Wat wel verplicht is: een deugdelijke administratie die alle inkomsten, uitgaven en BTW bijhoudt, en die 7 jaar bewaard wordt. Excel kan hier technisch aan voldoen, maar het risico op fouten en verlies is groter dan bij dedicated boekhoudsoftware. De Belastingdienst kan bij een controle vragen om een digitaal exporteerbare administratie.
Kan ik BTW-aangifte doen vanuit Excel?
Je kunt Excel gebruiken om de bedragen te berekenen, maar je kunt niet rechtstreeks vanuit Excel aangifte doen bij de Belastingdienst. Je moet altijd handmatig inloggen op het Belastingdienst-portaal en de bedragen invullen. Boekhoudsoftware stuurt de aangifte rechtstreeks in, inclusief automatisch gegenereerde rubrieken. Dit bespaart tijd en vermindert invoerfouten.
Hoeveel tijd bespaar ik met boekhoudsoftware vergeleken met Excel?
De gemiddelde ZZP'er die overschakelt van Excel naar boekhoudsoftware bespaart 2-4 uur per week aan administratie. Op jaarbasis is dat 100-200 uur. De meeste tijdsbesparing zit in de automatische bankimport (geen handmatig invoeren), automatische categorisatie en de 1-klik BTW-aangifte.
Wat zijn de risico's van Excel-boekhouding bij een belastingcontrole?
Bij een belastingonderzoek moet je een volledige en controleerbare administratie kunnen overleggen. Excel-bestanden missen een audit trail: er is geen logboek van wie wanneer wat heeft gewijzigd. Bovendien zijn Excel-formules niet transparant voor een controleur. Bij geschillen over de juistheid van je administratie staat je bewijspositie zwakker dan bij boekhoudsoftware met een volledige transactiegeschiedenis.
Welke boekhoudsoftware is het beste voor startende ZZP'ers?
Voor startende ZZP'ers adviseren we Fiscaal Agent (€15/maand) of Moneybird (gratis basisversie beschikbaar). Fiscaal Agent is volledig AI-gestuurd en ideaal als je zo min mogelijk tijd aan je boekhouding wilt besteden. Moneybird heeft een gratis versie maar is beperkter in functies. Beide zijn gebruiksvriendelijker dan Excel en bevatten automatische BTW-aangifte.
Wat als ik al jaren Excel gebruik — moet ik alles overdoen?
Nee. Je kunt je historische Excel-data bewaren als referentie en beginnen met boekhoudsoftware vanaf een nieuw kwartaal of boekjaar. Je oude administratie in Excel geldt als archief voor de bewaarplicht. De meeste boekhoudsoftware maakt het eenvoudig om met een schone lei te beginnen zonder historische import.
Klopt het dat 88% van Excel-spreadsheets fouten bevat?
Ja, dit is een veelgeciteerde bevinding uit onderzoek door de Universiteit van Hawaii en bevestigd door meerdere studies. In een boekhoudcontext zijn fouten in BTW-rubrieken, omzetberekeningen of aftrekposten direct van invloed op je belastingaangifte. Bij dedicated boekhoudsoftware zijn deze fouten vrijwel uitgesloten doordat de berekeningen automatisch en gevalideerd verlopen.
Hoeveel kost boekhoudsoftware voor ZZP'ers in 2025?
Boekhoudsoftware voor ZZP'ers kost in 2025 tussen de €15 en €35 per maand voor een volledig pakket. Fiscaal Agent kost €15/maand (all-in), Moneybird €18,50-34,50/maand, e-Boekhouden €21,95/maand en Exact Online Solo €17,50/maand. Moneybird biedt ook een gratis versie met beperkte functies.
Bronnen & Referenties
- [1]
- [2]
- [3]
- [4]
- [5]
- [6]
Geschreven door
Fiscaal Agent Redactie
Boekhouding & Belasting Experts
De Fiscaal Agent redactie schrijft praktische artikelen over boekhouding, belastingen en financieel beheer voor ZZP'ers en freelancers in Nederland.
Meer Lezen
Stop met Excel — begin met slimme boekhouding
Fiscaal Agent automatiseert je ZZP-boekhouding: automatische bankimport, BTW-aangifte in 1 klik, geen formulefouten. Bespaar 150+ uur per jaar. Vanaf €15/maand.