Hoe Kies Je het Juiste Boekhoudprogramma? Vergelijkingsgids 2025

Voordat je programma's gaat vergelijken, bepaal je eerst wat je nodig hebt. De juiste keuze hangt sterk af van je specifieke situatie.

Vragen om jezelf te stellen:

• Hoeveel facturen stuur je per maand? (Weinig: <10, Gemiddeld: 10-50, Veel: >50)


• Heb je meerdere BTW-tarieven? (Diensten: vrijwel altijd 21%, maar check uitzonderingen)


• Werk je met buitenlandse klanten? (Dit vereist specifieke EU BTW-functionaliteit)


• Wil je je bankrekening automatisch koppelen?


• Heb je medewerkers of werk je alleen?


• Wat is je budget? (Gratis, €0-15/maand, €15-50/maand, of meer?)


• Hoe tech-savvy ben je? (Wil je veel instellingen, of gewoon een simpel scherm?)

Tip: Kies voor een programma dat iets meer kan dan je nu nodig hebt — je wilt niet over een jaar opnieuw migreren.

Elk boekhoudprogramma voor Nederlandse ZZP'ers moet minimaal deze functies hebben:

Wettelijk verplicht (voor BTW-plichtige ZZP'ers):

• Facturen maken die voldoen aan Nederlandse wetgeving (13 verplichte velden)


• BTW-aangifte genereren (kwartaalbedragen voor rubrieken 1a, 1b, 2a, 3b, 5b)


• BTW-administratie bijhouden (in- en uitgaande BTW)


• Exportmogelijkheid van je boekhouding (voor accountant of Belastingdienst)

• Bankimport of directe bankkoppeling


• Automatische categorisering van transacties


• Inkomstenbelastinghulp (winst-verliesoverzicht)


• Mobiele app voor bonnetjes fotograferen


• Betalingsherinneringen voor openstaande facturen


• Dashboard met financieel overzicht

• Urenregistratie


• Projectbeheer


• Offertesoftware


• Integratie met betaalsystemen (Stripe, Mollie, iDEAL)


• Meerdere gebruikers/accountant toegang

Hier is een eerlijke vergelijking van de meest gebruikte boekhoudprogramma's voor Nederlandse ZZP'ers in 2025:

Moneybird

• Prijs: €13/maand (ZZP-pakket), €30/maand (groter)


• Sterk: Gebruiksgemak, mooie interface, snelle koppeling ING/Rabobank/ABN


• Zwak: Beperkte rapportages in basisversie, geen urenregistratie


• Geschikt voor: ZZP'ers die snel willen starten en weinig administratie-affiniteit hebben

• Prijs: €9/maand (basis), €17/maand (uitgebreid)


• Sterk: Volledig boekhoudpakket, BTW-aangifte, uitgebreide rapportages


• Zwak: Oudere interface, minder intuïtief voor beginners


• Geschikt voor: ZZP'ers met boekhoudkennis of die veel exporteren

• Prijs: €15/maand (ZZP), €39/maand (MKB)


• Sterk: Marktleider in Nederland, breed geaccepteerd door accountants


• Zwak: Overkill voor kleine ZZP'ers, hogere prijs


• Geschikt voor: ZZP'ers die later doorgroeien naar BV of meerdere werknemers

• Prijs: €20-50/maand


• Sterk: Enterprise-niveau functionaliteit, accountantsvriendelijk


• Zwak: Te complex voor de meeste ZZP'ers


• Geschikt voor: ZZP'ers met eigen accountant

• Prijs: Vraag aan op website


• Sterk: AI-categorisering, automatische BTW-aangifte, speciaal voor Nederlandse ZZP'ers


• Geschikt voor: ZZP'ers die maximale automatisering willen

• Prijs: Gratis (of Office 365 abonnement)


• Sterk: Volledig aanpasbaar, geen maandelijkse kosten


• Zwak: Geen automatische bankkoppeling, geen BTW-aangifte, foutgevoelig


• Geschikt voor: Tijdelijk, als je net start met maximaal 5 facturen per maand

Gebruik deze tabel om programma's direct naast elkaar te zetten:

Let op bij vergelijken:

• Controleer of de basisprijs inclusief of exclusief BTW is


• Vraag naar prijzen bij hogere volumes (sommige programma's rekenen per factuur)


• Controleer of je bestaande data kunt importeren bij overstap


• Vraag naar ondersteuning in het Nederlands

De bankintegratie is een van de meest waardevolle functies van een boekhoudprogramma. Een goede koppeling bespaart je uren per maand.

Twee soorten bankintegratie:

1. Directe bankkoppeling (PSD2): Het programma verbindt rechtstreeks met je bank via een beveiligde API. Transacties worden automatisch doorgezet.

1. Importeren via CSV/MT940: Je downloadt handmatig een exportbestand van je bank en importeert dit in je boekhoudprogramma.

Nederlandse banken en hun compatibiliteit:

Tip: Heb je een zakelijke rekening bij een neobank (Bunq, N26, Revolut)? Controleer eerst of je boekhoudprogramma de koppeling ondersteunt voordat je kiest.

Een boekhoudprogramma van €15 per maand kost je €180 per jaar. Maar als het je 2 uur per week bespaart, verdien je dat ruim terug.

Bereken de echte kosten:

Een goed boekhoudprogramma van €25/maand (€300/jaar) is voor vrijwel elke ZZP'er financieel voordelig ten opzichte van handmatig werken.

Verborgen kosten om op te letten:

• Extra kosten voor meer dan X facturen per maand


• Kosten voor extra gebruikers (accountant toegang)


• Kosten voor premium features (offertes, urenregistratie)


• Opstartkosten of importkosten bij migratie


• Kosten voor telefoonondersteuning

Gebruik je nu nog Excel of een oud programma? Hier is hoe je migreert zonder je historische data kwijt te raken.

Migratiestrategie:

1. Bepaal de overstapmoment: Begin van een nieuw kwartaal of jaar is ideaal — schone start


2. Export bestaande data: Exporteer al je facturen, klantgegevens en historische transacties


3. Openstaande posten inventariseren: Welke facturen zijn nog niet betaald?


4. Beginsaldo invoeren: Voer het saldo van je zakelijke rekening op de startdatum in


5. Test met een proefperiode: Gebruik de gratis proefperiode om te leren voor je data importeert


6. Import uitvoeren: Gebruik de importfunctie van het nieuwe programma


7. Controleer de eerste maand dubbel: Voer de eerste maand zowel in het oude als nieuwe systeem in en vergelijk

• BTW-schuld vergeten te importeren (je blijft BTW verschuldigd uit het verleden)


• Beginbalansen verkeerd invoeren


• Klantgegevens niet overzetten (IBAN-nummers, contactpersonen)


• Niet documenteren welk systeem je wanneer hebt gebruikt

Vermijd deze fouten die ZZP'ers duur komen te staan:

1. Kiezen op prijs alleen
Het goedkoopste programma is niet altijd het voordeligste. Bereken de totale kosten inclusief je eigen tijdsinvestering.

2. Te veel functies kopen die je niet gebruikt
Een uitgebreid pakket met projectbeheer, personeelsadministratie en CRM heeft geen zin als je ZZP'er bent zonder medewerkers.

3. Geen proefperiode gebruiken
Elk serieus programma biedt een gratis proefperiode. Gebruik die volledig — maak een echte factuur, importeer een bankafschrift, genereer een BTW-aangifte.

4. Niet controleren of je accountant ermee werkt
Als je een accountant hebt, vraag welke programma's zij ondersteunen. Sommige accountants werken alleen met Exact Online of Twinfield.

5. Vergeten te controleren op Nederlandse BTW-compliance
Niet alle internationale boekhoudpakketten (QuickBooks, FreshBooks) zijn volledig geschikt voor Nederlandse BTW-aangifte en wet- en regelgeving.

6. Locked in raken
Controleer altijd of je je data kunt exporteren. Een programma dat je data 'gevangen houdt' moet je vermijden, hoe aantrekkelijk de prijs ook is.

7. KOR niet meenemen in de overweging
Als je jaaromzet structureel onder €20.000 valt, kan de KOR gunstig zijn. In dat geval heb je minder behoefte aan uitgebreide BTW-functionaliteit.

Doorloop deze checklist voordat je je abonnement activeert:

Functionaliteit:

• [ ] Facturen voldoen aan alle 13 Nederlandse wettelijke vereisten


• [ ] BTW-aangifte kan worden gegenereerd voor kwartaalaangifte


• [ ] Bankkoppeling werkt met jouw bank


• [ ] Data kan worden geëxporteerd (CSV, PDF, XML)


• [ ] Mobiele app beschikbaar voor iOS of Android

• [ ] Prijs inclusief BTW is duidelijk


• [ ] Weet wat er inbegrepen is en wat extra kost


• [ ] Jaarcontract vs. maandcontract vergeleken


• [ ] Aftrekbaarheid als zakelijke kosten bevestigd

• [ ] Gratis proefperiode volledig getest


• [ ] Nederlandse klantenservice beschikbaar


• [ ] Accountant kan toegang krijgen (indien van toepassing)


• [ ] Migratiestrategie uitgedacht

• [ ] Data staat op servers in Europa (GDPR-compliant)


• [ ] Two-factor authenticatie beschikbaar


• [ ] Regelmatige back-ups worden gemaakt


• [ ] Duidelijk beleid over wat er met je data gebeurt bij opzegging

Heb je je keuze gemaakt? Zo zet je het programma correct op:

Week 1: Basisconfiguratie

1. Voer je bedrijfsgegevens in (naam, adres, KVK-nummer, BTW-nummer, IBAN)


2. Stel je factuurnummerreeks in (bijv. 2025-001)


3. Upload je logo voor facturen


4. Stel betalingstermijnen in (standaard 14 of 30 dagen)


5. Koppel je bankrekening

1. Maak je eerste factuur aan


2. Importeer of synchroniseer je bankafschriften


3. Categoriseer je eerste transacties


4. Controleer of de BTW-bedragen kloppen

1. Genereer je eerste BTW-aangifte en vergelijk met je eigen berekening


2. Maak een winst-verliesoverzicht


3. Evalueer: Werkt het programma zoals verwacht?

Met Fiscaal Agent worden bankafschriften automatisch gekoppeld en gecategoriseerd door AI. Je BTW-aangifte wordt elk kwartaal automatisch klaargezet. Probeer het 5 dagen gratis en ervaar hoeveel tijd je bespaart.