Winst- en Verliesrekening Voorbeeld voor ZZP'ers: Compleet Ingevuld Template 2025

De Belastingdienst stelt geen vastomlijnd format voor de W&V verplicht, maar de inhoud moet voldoen aan de eisen van artikel 3.25 van de Wet Inkomstenbelasting 2001: goed koopmansgebruik. In de praktijk betekent dit:

Verplichte elementen:

1. Omzet — alle inkomsten uit onderneming in het boekjaar, exclusief BTW


2. Inkoopkosten / directe kosten — kosten direct toe te rekenen aan de omzet (materialen, ingehuurde ZZP'ers, licenties)


3. Brutomarge — omzet minus directe kosten


4. Indirecte bedrijfskosten — alle overige zakelijke kosten (kantoor, auto, marketing, verzekeringen, afschrijvingen)


5. Netto winst uit onderneming — brutomarge minus indirecte bedrijfskosten


6. Periode — altijd een duidelijk boekjaar vermelden (bijv. 1 januari 2025 t/m 31 december 2025)

Aansluiting met de aangifte: De netto winst uit de W&V is het startpunt voor je aangifte inkomstenbelasting. Daarna pas je de fiscale aftrekposten toe (zie sectie 3). Zonder correcte W&V kan de Belastingdienst je aangifte ter discussie stellen.

Verschil eenmanszaak en BV: Als ZZP'er met een eenmanszaak maak je een W&V als onderdeel van je jaarrekening. Een BV is verplicht een volledige jaarrekening te deponeren bij de KVK; voor een eenmanszaak geldt die deponeerverplichting niet, maar intern heb je de W&V nodig voor je belastingaangifte.

Hieronder vind je een volledig uitgewerkt voorbeeld voor een fictieve webdesigner die opereert als eenmanszaak. Alle bedragen zijn realistisch voor een fulltime ZZP'er in de creatieve sector.

---

WINST- EN VERLIESREKENING 2025
Webdesign Studio — Jan de Vries (Eenmanszaak)
KVK: 12345678 | BTW: NL123456789B01
Boekjaar: 1 januari 2025 t/m 31 december 2025

---

OMZET

Omzet uit dienstverlening (webdesign):     €65.000
Overige inkomsten (domeinnamen doorberekend):  €2.000
─────────────────────────────────────────────────────
Totale omzet:                              €67.000

INKOOPKOSTEN

Inkoopkosten / uitbesteed werk:             €3.500
─────────────────────────────────────────────────────
Brutowinst:                                €63.500

BEDRIJFSKOSTEN

Huisvestingskosten (kantoorruimte huur):    €4.800
Kantoorkosten (software, abonnementen):     €1.200
Autokosten (brandstof + onderhoud):         €3.600
Afschrijvingen (laptop, apparatuur):        €2.400
Verkoopkosten / marketing (Google Ads, website):  €2.500
Algemene kosten (verzekeringen, abonnementen KVK): €3.000
─────────────────────────────────────────────────────
Totale bedrijfskosten:                     €17.500

═══════════════════════════════════════════════════════
NETTO WINST UIT ONDERNEMING:               €46.000
═══════════════════════════════════════════════════════

---

FISCALE WINSTBEREKENING 2025

De netto winst uit de W&V is het commerciële resultaat. Voor de belastingaangifte pas je hier de fiscale aftrekposten op toe:

Netto winst uit onderneming:               €46.000
Af: Zelfstandigenaftrek (2025):            -€2.470
Af: Startersaftrek (eerste 3 jaar):        -€2.123
─────────────────────────────────────────────────────
Winst na ondernemersaftrekken:             €41.407
Af: MKB-winstvrijstelling (12,7%):         -€5.259
─────────────────────────────────────────────────────
BELASTBARE WINST (belastbaar inkomen):     €36.148

Inkomstenbelasting 2025 over €36.148:

Schijf 1 (35,82% over €36.148):            €12.948
─────────────────────────────────────────────────────
Te betalen inkomstenbelasting:             ±€12.948

Let op: heffingskortingen (algemene heffingskorting, arbeidskorting) verminderen dit bedrag nog verder. Dit voorbeeld toont de bruto belasting voor illustratieve doeleinden.

Vergelijking: commercieel vs. fiscaal

Door de aftrekposten betaal je belasting over bijna €10.000 minder dan je daadwerkelijk verdiende. Dit illustreert waarom het benutten van alle aftrekposten zo belangrijk is.

Stap 1: Omzet — wat telt mee?

Omzet is alle gefactureerde bedragen aan klanten exclusief BTW, in het betreffende boekjaar. Gebruik het factuurstelsel (factuurdatum bepaalt het jaar) of het kasstelsel (betaaldatum bepaalt het jaar). Als ZZP'er met minder dan €500.000 omzet mag je het kasstelsel hanteren, maar het factuurstelsel is gangbaarder en makkelijker te controleren.

• Webdesign opdrachten: Factureer je in december 2025 maar betaald in januari 2026? Bij het factuurstelsel valt het in 2025.


• Overige inkomsten: Doorberekende kosten (domeinnamen, hosting voor klanten) zijn ook omzet, tenzij je ze als doorlopende post behandelt.

Dit zijn kosten die direct samenhangen met het genereren van omzet:

• Uitbesteed werk (freelancers ingehuurd voor een project): €3.500


• Stockfoto's of licenties die je doorfactureert aan klanten


• Materiaalkosten bij fysieke producten

Brutowinst = Totale omzet - Inkoopkosten = €67.000 - €3.500 = €63.500

De bruto marge (63.500 / 67.000 = 94,8%) is voor een dienstverlenende ZZP'er normaal hoog, omdat er weinig directe kosten zijn.

Stap 4: Bedrijfskosten — de grote kostenposten uitgelegd

Huisvestingskosten (€4.800):
Kantoorruimte huur buiten de woning: €400/maand x 12 = €4.800. Volledig aftrekbaar als de ruimte uitsluitend zakelijk wordt gebruikt en een eigen ingang heeft. Voor een werkruimte thuis gelden veel strengere eisen (zie artikel over zakelijke kosten).

Kantoorkosten (€1.200):
Softwareabonnementen (Adobe Creative Cloud €600/jaar, boekhoudprogramma €240/jaar, overige tools €360/jaar). Volledig aftrekbaar als ze zakelijk worden gebruikt.

Autokosten (€3.600):
Als de auto op naam van de zaak staat of als je zakelijke kilometers bijhoudt. Brandstof, wegenbelasting (zakelijk deel), onderhoud. Bij privégebruik moet je een bijtelling toepassen. Altijd een rittenregistratie bijhouden!

Afschrijvingen (€2.400):
Een laptop van €2.400 (excl. BTW) schrijf je af over 3 jaar: €800/jaar. Een bureau van €600 schrijf je af over 5 jaar: €120/jaar. In 2025 kleineondernemersregeling: investeringen onder €450 mag je direct aftrekken (kleinschaligheidsaftrek).

Verkoopkosten / marketing (€2.500):
Google Ads €1.200, websiteonderhoud €600, visitekaartjes en promotiemateriaal €700. Volledig aftrekbaar.

Algemene kosten (€3.000):
Beroepsaansprakelijkheidsverzekering €900, rechtsbijstandverzekering €480, KVK inschrijving €75, boekhoudadvies €1.545.

Stap 5: Netto winst bepalen

Netto winst = Brutowinst - Totale bedrijfskosten = €63.500 - €17.500 = €46.000

Deze €46.000 is je commerciële winst — wat je bedrijf daadwerkelijk heeft verdiend na alle zakelijke kosten. Dit is ook het bedrag dat je in principe voor jezelf beschikbaar hebt (privéonttrekkingen).

Stap 6: Van commerciële naar fiscale winst

Nu pas je de ondernemersaftrekken toe:

• Zelfstandigenaftrek 2025: €2.470 (je moet minimaal 1.225 uur per jaar in je bedrijf werken — het urencriterium)


• Startersaftrek: €2.123 extra aftrek in de eerste 3 jaar, maximaal 3 keer te gebruiken in de eerste 5 jaar


• MKB-winstvrijstelling: 12,7% van de resterende winst na ondernemersaftrekken

Fout 1: BTW meenemen in de omzet

De omzet in je W&V is altijd exclusief BTW. Als je een factuur stuurt van €12.100 (€10.000 + €2.100 BTW), staat er €10.000 in de W&V. De BTW is een schuld aan de Belastingdienst, geen omzet. Gevolg van de fout: je winst — en dus je belastingaanslag — is te hoog.

Fout 2: Privéuitgaven als zakelijke kosten boeken

Een etentje met vrienden, kleding die je ook privé draagt, of de thuisinternetaansluiting volledig aftrekken. De Belastingdienst hanteert het gemengde-kosten beginsel: alleen het zakelijke deel is aftrekbaar. Bij controle worden ten onrechte geboekte privékosten gecorrigeerd, plus een boete van maximaal 100% van het nagevorderde belastingbedrag.

Fout 3: Urencriterium niet bijhouden

Je hebt de zelfstandigenaftrek en startersaftrek alleen nodig als je minimaal 1.225 uur per jaar in je onderneming werkt. Veel ZZP'ers vergeten dit bij te houden. Als je bij een controle geen urenstaat kunt tonen, vervalt de aftrek — inclusief een eventuele naheffing en boete. Houd een eenvoudig urenlogboek bij in je agenda of tijdregistratie-app.

Fout 4: Afschrijvingen niet of verkeerd toepassen

Een laptop van €1.800 direct en volledig als kosten boeken in het aankoopjaar is niet toegestaan (tenzij onder de €450-grens). Activa met een gebruiksduur langer dan een jaar moeten worden afgeschreven. Te snel afschrijven leidt tot een te lage winst in het aankoopjaar en kan bij controle worden gecorrigeerd.

Fout 5: De MKB-winstvrijstelling vergeten

Zeer veel startende ZZP'ers vergeten de MKB-winstvrijstelling van 12,7% toe te passen. Dit is een vrijstelling over de winst ná ondernemersaftrekken. Op €46.000 winst scheelt dit een belastingbesparing van circa €5.259 x 35,82% = ±€1.884 aan belasting. Vergeet je dit, dan betaal je duizenden euro's te veel.

Fout 6: Geen aansluiting met bankafschriften

Als de totale omzet in je W&V niet overeenkomt met de bankafschriften en kas, is er een probleem. De Belastingdienst kan je bankrekening opvragen bij een controle. Zorg dat de W&V altijd aansluit op de werkelijkheid.

Papieren administratie: verouderd maar wettelijk toegestaan

Technisch gezien mag je je administratie op papier bijhouden. In de praktijk is dit echter een tijdrovend, foutgevoelig proces. Je moet zelf alle bedragen optellen, kolommen bijhouden in een spreadsheet en handmatig de W&V samenstellen. Bij een controle moet je alle papieren facturen en bonnen kunnen overleggen.

Excel: populair maar beperkingen

Veel ZZP'ers starten met een Excel-spreadsheet. Voordelen: flexibel, gratis, vertrouwd. Nadelen: geen automatische koppeling met de bank, geen BTW-bewaking, geen foutdetectie. Kleine vergissingen in formules leiden tot incorrecte W&V-bedragen die je pas ontdekt bij de belastingaangifte.

Boekhoudsoftware: de professionele standaard

Moderne boekhoudprogramma's zoals Fiscaal Agent koppelen direct aan je bankrekening via Open Banking. Elke transactie wordt automatisch gecategoriseerd op basis van AI:

• Bankafschriften worden real-time ingelezen


• Transacties worden automatisch geboekt (bijv. "Apple Subscription" → kantoorkosten)


• De W&V wordt automatisch bijgewerkt — je ziet altijd de actuele winst


• BTW-aangiften worden automatisch voorbereid


• De jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting wordt direct voorbereid vanuit de W&V

• Bonnen en facturen scan je direct in via de app


• 7 jaar bewaarplicht wordt automatisch nageleefd


• Bij een belastingcontrole kun je alle documenten met één klik exporteren


• Minder kans op fouten door dubbele invoer

Eenvoudige programma's beginnen vanaf €10-20/maand. Fiscaal Agent biedt AI-gestuurde categorisering en automatische aangifte voorbereiding. Ter vergelijking: een accountant voor je jaarrekening kost €500-2.000 per jaar. Boekhoudsoftware betaalt zichzelf terug door besparing op accountantskosten en het correct benutten van alle aftrekposten.

Tip 1: Maak tussentijdse W&V's — minimaal per kwartaal

Wacht niet tot het einde van het jaar. Door per kwartaal een W&V te maken, zie je of je op koers ligt. Als je in september ziet dat je meer hebt verdiend dan voorzien, kun je nog investeren in zakelijke apparatuur of cursussen om je winst (en daarmee je belasting) te verlagen. Na 31 december zijn die kansen verkeken.

Tip 2: Scheid je zakelijke en privébankrekening strikt

Een aparte zakelijke bankrekening is wettelijk niet verplicht voor een eenmanszaak, maar wel sterk aanbevolen. Alles op één rekening mixen maakt je administratie een nachtmerrie en vergroot de kans op fouten in de W&V.

Tip 3: Begrijp het verschil tussen kosten en investeringen

Een abonnement van €50/maand is een directe kostenpost. Een laptop van €1.500 is een investering die je over 3 jaar afschrijft. Dit verschil bepaalt wanneer de kosten in je W&V terechtkomen. Verkeerde toepassing leidt tot een incorrect beeld van je winst.

Tip 4: Bouw een belastingreserve op

Uit je W&V weet je je winst. Zet elk kwartaal circa 30-35% van je netto winst opzij voor belastingen (inkomstenbelasting + eventuele inkomensafhankelijke bijdrage Zvw). Veel ZZP'ers worden verrast door een hoge aanslag omdat ze het geld al hebben uitgegeven.

Tip 5: Gebruik de W&V voor tariefbepaling

Je W&V laat zien wat je feitelijk overhoudt na kosten. Als je €67.000 omzet draait maar €17.500 kosten hebt en €12.948 belasting betaalt, houd je netto ±€33.052 over. Dat is €16,53/uur bij 2.000 werkuren. Gebruik die kennis om te bepalen of je tarief omhoog moet.

Tip 6: Zelfstandigenaftrek daalt — plan vooruit

De zelfstandigenaftrek daalt snel: van €2.470 in 2025 naar €1.200 in 2026. In de komende jaren wordt deze aftrek verder afgebouwd. Pas je financiële planning hierop aan en zorg dat je andere kostenposten goed documenteert, zodat je alle aftrekken optimaal benut.