Factuur Voorbeeld voor ZZP'ers: Compleet Ingevuld Template 2025

De Belastingdienst heeft in de Wet op de omzetbelasting vastgelegd welke gegevens op elke factuur verplicht zijn. Als je een van deze gegevens vergeet, is de factuur formeel ongeldig voor de BTW-administratie — zowel voor jou als voor je klant.

Verplichte gegevens op een ZZP-factuur (artikel 35a Wet OB 1968):

1. Factuurdatum — de datum waarop je de factuur opmaakt


2. Opeenvolgend factuurnummer — uniek en doorlopend genummerd (bv. 2025-001, 2025-002)


3. Naam en adres van de leverancier — jouw volledige naam en zakelijk adres


4. BTW-identificatienummer leverancier — jouw BTW-nummer (formaat: NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers)


5. KVK-nummer — jouw inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel


6. Naam en adres afnemer — volledige bedrijfsnaam en adres van je klant


7. Omschrijving van de geleverde goederen of diensten — concreet en specifiek


8. Hoeveelheid en aard — aantal uren, stuks, of eenheden


9. Datum van levering of dienstverlening — wanneer is de dienst geleverd?


10. Eenheidsprijs exclusief BTW — prijs per uur, stuk, of project


11. BTW-tarief — 21% (hoog), 9% (laag), of 0% (nultarief)


12. BTW-bedrag — exact berekend bedrag


13. Totaalbedrag inclusief BTW — het eindbedrag


14. Bij verlegde BTW: de vermelding "BTW verlegd" (bij diensten aan buitenlandse ondernemers)


15. Bij intracommunautaire levering: de vermelding "intracommunautaire levering"

Hieronder vind je een volledig ingevulde factuur zoals een ZZP'er in de praktijk zou versturen. Dit voorbeeld voldoet aan alle 15 verplichte eisen van de Belastingdienst.

---

FACTUUR

Factuurnummer: 2025-007
Factuurdatum: 15 februari 2025
Leverdatum: 1–14 februari 2025

---

Van:

Jan de Vries | Webdesign & Online Marketing
Keizersgracht 123
1015 AB Amsterdam
Telefoonnummer: 06-12345678
E-mail: jan@jandevriesdesign.nl
KVK: 12345678
BTW-nummer: NL001234567B01
IBAN: NL12 ABNA 0123 4567 89

---

Aan:

Bakkerij Jansen B.V.
Herengracht 456
1017 CA Amsterdam
KVK: 87654321

---

Omschrijving van de werkzaamheden:

---

Subtotaal excl. BTW: € 3.330,00
BTW 21%: € 699,30
Totaal incl. BTW: € 4.029,30

---

Betalingstermijn: 14 dagen (uiterlijk 1 maart 2025)
Betalingsreferentie: Factuur 2025-007

Bankrekening: NL12 ABNA 0123 4567 89 t.n.v. Jan de Vries

Bij niet-tijdige betaling bent u van rechtswege in verzuim en is een vertragingsrente van 2% per maand verschuldigd.

---

Voorbeeld 2: Factuur onder de Kleineondernemersregeling (KOR)

Gebruik je de KOR en ben je vrijgesteld van BTW, dan ziet je factuur er anders uit. Je berekent geen BTW, maar je moet wel een wettelijke vermelding opnemen.

---

FACTUUR

Factuurnummer: 2025-012
Factuurdatum: 15 februari 2025
Leverdatum: 1–14 februari 2025

Van:

Sofia Martens | Tekstbureau Martens
Vondellaan 88
2012 LA Haarlem
KVK: 23456789
BTW-nummer: NL002345678B01 (vermeld ook bij KOR)

Aan:

MKB Adviesbureau De Boer
Spaarne 12
2011 CH Haarlem

Omschrijving:

Subtotaal: € 1.425,00
BTW: € 0,00
Totaal te betalen: € 1.425,00

Op grond van artikel 25 Wet OB 1968 is omzetbelasting niet in rekening gebracht.

Betalingstermijn: 30 dagen
IBAN: NL98 RABO 0456 7890 12 t.n.v. S. Martens

---

De vermelding "Op grond van artikel 25 Wet OB 1968 is omzetbelasting niet in rekening gebracht" is wettelijk verplicht bij de KOR. Laat je deze weg, dan kan de Belastingdienst alsnog BTW naheffen.

Stap 1: Factuurnummer bepalen

Je factuurnummer moet opeenvolgend zijn. Begin het jaar met 2025-001 of 1/2025. Je mag het format zelf kiezen, zolang de nummers doorlopend zijn zonder gaten. Begin je in 2025 een nieuw jaar, dan begin je opnieuw met 2025-001 — of je nummert gewoon door (bijv. 1 t/m 999 over meerdere jaren). Kies een systeem en houd dit consequent aan. Gaten in de nummering zijn een rode vlag bij een belastingcontrole.

Stap 2: Datum correct invullen

Vermeld altijd twee datums: de factuurdatum (wanneer je de factuur opmaakt) en de leverdatum of de periode waarop de werkzaamheden betrekking hebben. De BTW is verschuldigd in het tijdvak van de leverdatum, niet de factuurdatum.

Stap 3: Jouw bedrijfsgegevens

Gebruik altijd je volledige naam of bedrijfsnaam zoals geregistreerd bij de KVK, gevolgd door je adres, KVK-nummer, BTW-identificatienummer en IBAN. Controleer je BTW-nummer zorgvuldig: een typefout kan ertoe leiden dat de factuur wordt afgewezen.

Stap 4: Klantgegevens invullen

Vraag bij nieuwe klanten altijd naar hun volledige bedrijfsnaam, adres en KVK-nummer. Als je factureert aan een BTW-plichtige ondernemer in een ander EU-land, heb je ook hun BTW-nummer nodig. Zonder dit nummer moet je 21% BTW rekenen.

Stap 5: Omschrijving van diensten

Wees specifiek. Schrijf niet alleen "Consultancy" maar "Strategisch advies online marketing — 8 uur à €125, periode 3–10 februari 2025". Een vage omschrijving kan ertoe leiden dat de Belastingdienst de kosten niet accepteert als zakelijk.

Stap 6: BTW berekenen

Het standaard BTW-tarief voor ZZP'ers in de dienstverlening is 21%. Vermenigvuldig je prijs exclusief BTW met 1,21 voor het totaal inclusief BTW. Of bereken de BTW apart: bedrag × 0,21.

Voorbeeld: € 3.330,00 × 0,21 = € 699,30 BTW. Totaal: € 3.330,00 + € 699,30 = € 4.029,30.

Stap 7: Betalingstermijn

De wettelijke standaard betalingstermijn voor B2B-transacties is 30 dagen, maar je mag een kortere termijn afspreken (bv. 14 dagen). Vermeld ook je IBAN duidelijk op de factuur. Voeg een betalingsreferentie toe zodat je betalingen eenvoudig kunt koppelen aan openstaande facturen.

Fout 1: Geen doorlopend factuurnummer

Als je facturen nummert als 2025-001, dan 2025-003 (met een gat), beschouwt de Belastingdienst dit als een signaal dat er mogelijk omzet verzwegen is. Bij een boekenonderzoek moet je dan aantonen dat er geen factuur 2025-002 bestaat. Gebruik altijd een doorlopend systeem — software doet dit automatisch.

Fout 2: BTW-nummer ontbreekt of klopt niet

Zonder geldig BTW-identificatienummer is de factuur wettelijk ongeldig. Je klant kan de BTW dan niet terugvorderen via zijn BTW-aangifte. Gevolg: je klant betaalt effectief 21% meer dan nodig, en de zakelijke relatie staat onder druk. Bovendien loopt de afzender (jij) het risico op een naheffing BTW plus verzuimboete van 25-100%.

Fout 3: KOR-vermelding vergeten

ZZP'ers onder de KOR die de wettelijke vermelding weglaten ("Op grond van artikel 25 Wet OB 1968 is omzetbelasting niet in rekening gebracht") riskeren dat de Belastingdienst hen alsnog als BTW-plichtig beschouwt voor die facturen. Naheffing over alle vergeten vermeldingen kan oplopen tot duizenden euro's.

Fout 4: Vage omschrijving van werkzaamheden

"Diverse werkzaamheden" of "Advies" is niet voldoende. De Belastingdienst kan bij een controle eisen dat je aantoont dat de kosten zakelijk zijn. Een specifieke omschrijving ("Ontwikkeling e-commercemodule Shopify — 40 uur — periode 6–31 januari 2025") maakt dit onomstotelijk duidelijk.

Fout 5: Onjuiste BTW-tarief toegepast

Sommige diensten vallen onder het 9%-tarief (bijv. kappers, schilders bij renovatie van woningen ouder dan 2 jaar). Als je 21% rekent terwijl 9% van toepassing is, betaal je te veel BTW aan de Belastingdienst en mag je dat niet zomaar terugvorderen. Als je 9% rekent terwijl 21% van toepassing is, riskeer je een naheffing van het verschil plus boete. Twijfel je? Controleer het BTW-tarief altijd op belastingdienst.nl.

Digitale facturen zijn volledig wettelijk geldig in Nederland, mits je klant akkoord gaat met de digitale ontvangst. Dit akkoord hoeft niet schriftelijk te zijn: als je klant de factuur accepteert en betaalt, is er impliciet akkoord.

Eisen aan digitale facturen:

• De inhoud en leesbaarheid moeten gewaarborgd zijn gedurende de volledige bewaartermijn van 7 jaar


• De authenticiteit (bewijs dat de factuur echt van jou komt) moet aantoonbaar zijn


• Een PDF per e-mail verstuurd voldoet hieraan, mits je een back-up bewaart


• E-facturen in XML-formaat (zoals UBL of PEPPOL) zijn ook geldig en worden steeds gebruikelijker, zeker bij overheidsopdrachtgevers

Bewaar je facturen in een mapstructuur die logisch is: jaar > kwartaal > factuurnummer. Gebruik cloudopslag (Google Drive, Dropbox) met versleuteling. Boekhoudpakketten zoals Fiscaal Agent slaan automatisch alle facturen op in een doorzoekbaar archief dat voldoet aan de Belastingdienst-vereisten.

Papieren facturen:

Papieren facturen mag je digitaal scannen en de originals weggooien — mits de scan identiek en leesbaar is. Dit heet "conversie" en is wettelijk toegestaan (artikel 53 AWR). Je hoeft papieren facturen daarna niet meer fysiek te bewaren, maar de digitale kopie moet 7 jaar bewaard blijven.

1. Gebruik een consistent huisstijl

Voeg je logo toe, gebruik je huiskleuren en een professioneel lettertype. Klanten onthouden een herkenbare visuele stijl, en het vergroot het vertrouwen dat je een serieuze ondernemer bent.

2. Voeg betalingsinstructies toe

Vermeld je IBAN duidelijk, samen met een betalingsreferentie (bv. je factuurnummer). Overweeg een QR-code toe te voegen die direct naar een betaallink verwijst — dit verlaagt de drempel voor directe betaling aanzienlijk.

3. Stel automatische herinneringen in

Stuur een vriendelijke herinnering na 7 dagen als de factuur nog niet betaald is, en een formele aanmaning na 14 dagen. Met boekhoudssoftware kun je dit volledig automatiseren.

4. Vermeld je betalingsvoorwaarden expliciet

Zet op elke factuur: betalingstermijn, renteregel bij te late betaling, en eventuele incassokosten. Door dit op de factuur te vermelden is dit onderdeel van de overeenkomst.

5. Gebruik een professioneel e-mailadres

Stuur facturen altijd vanuit een zakelijk e-mailadres (bv. jan@jandevriesdesign.nl), niet vanuit Gmail of Hotmail. Dit vergroot de professionaliteit en vermindert de kans dat je factuur als spam wordt aangemerkt.

6. Lever facturen in PDF-formaat

Een PDF kan niet per ongeluk worden aangepast en ziet er op elk apparaat hetzelfde uit. Gebruik tools als Adobe Acrobat, Canva Pro, of een boekhoudprogramma om facturen direct als PDF te genereren.