Boekhouding in Excel voor ZZP'ers: Compleet Template met Voorbeeldinvoer 2025

De Belastingdienst vereist dat je als ondernemer een deugdelijke administratie bijhoudt (artikel 52 AWR — Algemene wet inzake rijksbelastingen). Wat "deugdelijk" inhoudt, is niet tot op het format voorgeschreven, maar in de praktijk moet je in ieder geval het volgende kunnen aantonen:

Verplichte onderdelen van je ZZP-administratie:

1. Alle inkomsten — elke ontvangen betaling, inclusief datum, klant en bedrag


2. Alle zakelijke uitgaven — elke betaalde rekening, inclusief datum, leverancier en bedrag


3. BTW-registratie — de BTW die je hebt ontvangen (op je verkoopfacturen) en de BTW die je hebt betaald (op je inkoopfacturen), per kwartaal


4. Bewijs van transacties — elke boeking moet worden ondersteund door een factuur, bon of bankafschrift


5. Aansluiting met bankafschriften — je administratie moet kloppen met je bankrekening

Kas- vs. factuurboekhouding:

Eenvoudige ZZP'ers (geen voorraad, geen personeel) mogen een kasbasis hanteren: je boekt inkomsten pas wanneer het geld op je rekening staat, en uitgaven wanneer je betaalt. Grotere ondernemingen moeten op factuurmethode boeken (op datum van de factuur). De meeste ZZP'ers in de dienstverlening werken op kasbasis.

BTW-aangifte: Als BTW-plichtig ZZP'er doe je elk kwartaal BTW-aangifte. Je geeft op:

• De BTW die je hebt gefactureerd aan klanten (te betalen aan de Belastingdienst)


• De BTW die je hebt betaald op zakelijke inkopen (aftrekbare voorbelasting)


• Het saldo: te betalen of terug te vorderen BTW

Hieronder vind je de exacte kolomstructuur en voorbeeldinvoer voor een werkende ZZP-boekhouding in Excel. Kopieer deze structuur naar een nieuw tabblad in je Excel-werkmap.

---

TAB 1: Inkomsten- en Uitgavenboek (Blad: "Boekhouding 2025")

Kolomkoppen (rij 1):

Voorbeeldrijen (rijen 2–10):

Totaalrij (gebruik =SOM() formule):

---

TAB 2: BTW-Overzicht (Blad: "BTW-Aangifte")

Maak een apart tabblad voor de BTW-aangifte per kwartaal:

Voorbeeld Q1 2025 ingevuld:

---

TAB 3: Kwartaaloverzicht (Blad: "Resultaten")

---

Handige Excel-formules voor ZZP-boekhouding:

• Totaal inkomsten per maand: =SOMALS(A:A,">="&DATUM(2025,1,1),A:A,"<="&DATUM(2025,1,31),E:E,">0")


• BTW-saldo Q1: =SOM(F2:F92)-SOM(H2:H92)


• Totaal per categorie: =SOMALS(D:D,"Reiskosten",G:G,">0")


• Saldo check: =SOM(E:E)-SOM(G:G) (moet kloppen met je banksaldo)

Stap 1: Maak een werkmap aan met aparte tabbladen

Maak één Excel-bestand aan per boekjaar (bv. "Boekhouding_2025.xlsx") met minimaal 3 tabbladen:

• Boekhouding 2025 — voor alle dagelijkse transacties


• BTW-Aangifte — overzicht per kwartaal voor je BTW-aangifte


• Resultaten — kwartaaloverzicht winst en verlies

Een consistente categorisering is essentieel voor het invullen van je inkomstenbelastingaangifte. Gebruik altijd dezelfde categorienamen:

• Omzet diensten


• Omzet producten


• Kantoor en benodigdheden


• Reiskosten


• Software abonnementen


• Marketing en acquisitie


• Telefoon en internet


• Opleiding en cursussen


• Verzekeringen


• Accountant/boekhouder

Besteed elk week 15–20 minuten aan het bijwerken van je administratie. Hoe langer je wacht, hoe meer je vergeet. Bewaar bonnetjes direct in een digitale map per maand.

Stap 4: Sluit elke maand af

Controleer aan het einde van elke maand of je totale inkomsten en uitgaven in Excel overeenkomen met je bankafschrift. Dit heet de "bankaansluiting". Als er een verschil is, zoek dan de fout — dit is een teken dat je iets hebt gemist of dubbel hebt ingevoerd.

Stap 5: Bereid je BTW-aangifte voor per kwartaal

Run aan het einde van elk kwartaal je BTW-overzicht tabblad. Controleer of alle facturen zijn ingeboekt. Vul de BTW-aangifte in via de website van de Belastingdienst met de bedragen uit je BTW-overzicht.

Stap 6: Bewaar maandelijks een back-up

Sla je Excel-bestand op twee locaties op: lokaal op je computer en in de cloud (OneDrive, Google Drive). Maak elke maand een datumstempel backup: "Boekhouding_2025_jan.xlsx", "Boekhouding_2025_feb.xlsx".

Fout 1: BTW niet apart bijhouden

Een veelgemaakte fout is het invoeren van bedragen inclusief BTW zonder de BTW apart te registreren. Hierdoor kun je de BTW niet afdragen aan de Belastingdienst, en je kunt de voorbelasting op inkopen niet terugvorderen. Gebruik altijd aparte kolommen: bedrag exclusief BTW, BTW-bedrag.

Fout 2: Privé- en zakelijke uitgaven door elkaar

Zakelijke bonnetjes die je thuis betaalt horen in je zakelijke administratie, maar een privé-aankoop die per ongeluk in je boekhouding belandt kan leiden tot een correctie door de Belastingdienst. Houd een strikte scheiding aan, bij voorkeur via een aparte zakelijke bankrekening.

Fout 3: Formule-fouten door handmatig overschrijven

Excel biedt geen beveiliging: één per ongeluk ingevoerd getal in een formulerij overschrijft de formule. Gebruik celbeveiliging ("Blad beveiligen") voor rijen met formules. Voeg een controlecel toe die automatisch een melding geeft als er een discrepantie is met je banksaldo.

Fout 4: Geen bewijs van transacties opslaan

Een rij in Excel is geen bewijs — de Belastingdienst wil bij een controle ook de onderliggende facturen en bonnen zien. Bewaar elk document (PDF of scan) in een mapstructuur die overeenkomt met je Excel-rijen: jaar > maand > volgnummer.

Fout 5: Vergeten afschrijvingskosten te registreren

Als je een laptop, camera of auto aanschaft voor meer dan €450 (exclusief BTW), mag je deze niet volledig in één jaar aftrekken. Je moet afschrijven over de gebruiksduur. In Excel kun je dit bijhouden in een apart tabblad "Vaste Activa". Vergeet je dit, dan claim je te weinig kosten en betaal je te veel inkomstenbelasting.

Excel is een prima startpunt, maar heeft een aantal serieuze beperkingen ten opzichte van dedicated boekhoudprogramma's.

Beperkingen van Excel:

Wanneer Excel werkt:

• Je hebt minder dan 50 transacties per maand


• Je bent net gestart en wil de kosten laag houden


• Je hebt affiniteit met spreadsheets en begrijpt de formules

• Je heeft een groeiend klantenbestand met regelmatige facturering


• Je wil je BTW-aangifte automatisch klaargezet hebben


• Je doet meerdere uren per maand aan administratie


• Je accountant of belastingadviseur vraagt om real-time toegang

1. Gebruik kleurcodering per categorie

Geef elke kostencategorie een eigen kleur in Excel. Gebruik de "Voorwaardelijke opmaak" functie om automatisch kleur toe te voegen op basis van de waarde in kolom D (Categorie). Dit maakt het visueel direct duidelijk waar je geld naartoe gaat.

2. Maak een jaaroverzicht op het eerste tabblad

Maak een dashboard-tabblad met een samenvatting: totale omzet, totale kosten, netto winst, te betalen BTW per kwartaal. Gebruik grafieken om de trend per maand te visualiseren. Dit geeft je direct inzicht in je financiële positie.

3. Voeg een validatielijst toe voor categorieën

Gebruik Excel's "Gegevensvalidatie" om een dropdown-lijst te maken voor de categorie-kolom. Dit voorkomt typfouten ("Reiskosten" vs. "Reis kosten") die je SOMALS-formules breken.

4. Maak een apart tabblad voor vaste activa

Registreer alle bezittingen boven €450 (exclusief BTW) in een apart tabblad met aanschafdatum, aanschafprijs, afschrijvingsperiode en restwaarde. Voeg een formule toe die automatisch de jaarlijkse afschrijving berekent.

5. Exporteer maandelijks naar PDF

Maak van elk maandoverzicht een PDF-export en bewaar deze samen met je facturen en bonnen. Dit maakt controle achteraf eenvoudig en professioneel.

6. Deel het bestand alleen via cloud

Bewaar je Excel-boekhouding in OneDrive of Google Drive, niet als e-mailbijlage. Zo heb je altijd de meest recente versie, kun je het eenvoudig delen met je accountant, en heb je automatisch een back-up.