Offerte Voorbeeld voor ZZP'ers: Compleet Ingevuld Template 2025

Een offerte is in juridische termen een aanbod in de zin van artikel 6:217 Burgerlijk Wetboek. Zodra de opdrachtgever dit aanbod aanvaardt (mondeling, schriftelijk, of per e-mail), is er sprake van een bindende overeenkomst. Dit heeft belangrijke gevolgen:

• Je mag niet zomaar terug op een offerte die je hebt verstuurd en die nog geldig is


• De opdrachtgever mag ook niet eenzijdig de prijs wijzigen na akkoord


• Aanvaarding onder gewijzigde voorwaarden (bijv. 'Akkoord, maar voor €100 minder') geldt als een nieuw aanbod, niet als aanvaarding

1. Offertenummer — uniek, opeenvolgend (bv. OFF-2025-001)


2. Offertedatum — datum van opstellen


3. Geldigheidsperiode — hoe lang staat je aanbod open? (standaard 14–30 dagen)


4. Jouw bedrijfsgegevens — naam, adres, KVK-nummer, BTW-nummer, e-mail, telefoon


5. Klantgegevens — volledige naam/bedrijfsnaam en adres van de opdrachtgever


6. Gedetailleerde omschrijving van werkzaamheden — wat lever je precies?


7. Prijs exclusief BTW — altijd exclusief BTW vermelden als je BTW-plichtig bent


8. BTW-percentage en -bedrag — of vermelding KOR-vrijstelling


9. Totaalprijs inclusief BTW


10. Leveringstermijn — wanneer is het werk af?


11. Betalingsvoorwaarden — betalingstermijn, eventueel aanbetaling


12. Toepasselijke algemene voorwaarden — verwijzing naar je AV


13. Akkoordverklaring — ruimte voor handtekening of schriftelijke akkoordbevestiging

Algemene voorwaarden: Verwijs op je offerte altijd naar je algemene voorwaarden en lever ze mee bij de offerte (of verwijs naar een URL). Zonder levering van de AV bij de offerte zijn ze niet bindend voor de opdrachtgever.

Hieronder vind je een volledig uitgewerkt offerte-voorbeeld voor een ZZP'er in de creatieve dienstverlening. Dit template is direct aanpasbaar voor jouw situatie.

---

OFFERTE

Offertenummer: OFF-2025-014
Offertedatum: 10 februari 2025
Geldig tot: 10 maart 2025 (28 dagen)

---

Van:

Linda Bakker | LB Grafisch Ontwerp
Bredaseweg 77
5038 AA Tilburg
KVK: 34567890
BTW-nummer: NL003456789B01
E-mail: linda@lbontwerp.nl
Telefoon: 06-23456789

---

Aan:

Bouwbedrijf Vermeer & Zonen B.V.
t.a.v. de heer R. Vermeer
Heistraat 12
5061 JK Oisterwijk
KVK: 56789012

---

Betreft: Ontwerp huisstijl en drukwerk nieuw kantoor Vermeer & Zonen

---

Omschrijving van de werkzaamheden:

---

Subtotaal excl. BTW: € 1.575,00
BTW 21%: € 330,75
Totaal incl. BTW: € 1.905,75

---

Leveringstermijn:
Het logo wordt binnen 10 werkdagen na akkoord opgeleverd. Overige ontwerpen volgen binnen 5 werkdagen na goedkeuring logo. Drukwerk wordt circa 7 werkdagen na plaatsen drukorder geleverd.

Betalingsvoorwaarden:

• 50% aanbetaling (€ 787,50 excl. BTW) bij akkoord op de offerte


• 50% restbetaling (€ 787,50 excl. BTW) na aflevering eindproducten


• Betalingstermijn: 14 dagen na factuurdatum


• IBAN: NL45 INGB 0789 0123 45 t.n.v. L. Bakker

Akkoordverklaring:

Door ondertekening van deze offerte, of door schriftelijke (e-mail) bevestiging met offertenummer OFF-2025-014, verklaart de opdrachtgever akkoord te gaan met de bovenstaande omschrijving, prijs en voorwaarden.

Datum: ____________________
Naam: ____________________
Handtekening: ____________________

---

Met vriendelijke groet,

Linda Bakker
LB Grafisch Ontwerp

---

Verschil tussen Offerte en Opdrachtbevestiging:

Een offerte is een aanbod dat je doet voordat de klant akkoord gaat. Een opdrachtbevestiging stuur je nadat de klant akkoord heeft gegeven — dit bevestigt de gemaakte afspraken. In de praktijk worden ze soms gecombineerd. Professioneler is om ze te scheiden: stuur de offerte, en zodra de klant akkoord geeft, stuur je een opdrachtbevestiging met startdatum en eventuele aanvullende afspraken.

Stap 1: Bepaal de geldigheidsduur

Een offerte moet een geldigheidsdatum hebben. Zonder geldigheidsdatum blijft de offerte juridisch gezien "redelijke tijd" geldig — maar wat dat is, is onduidelijk en kan tot conflicten leiden. Gebruik altijd een concrete einddatum. Standaard geldigheidsperiodes:

• Kleine projecten: 14 dagen


• Middelgrote projecten: 21–30 dagen


• Grote projecten of aanbestedingen: 60–90 dagen

Een vage omschrijving als "website bouwen" leidt tot discussies over wat er nu precies was afgesproken. Specificeer altijd:

• Het aantal pagina's/producten/uren


• Wat inbegrepen is (revisies, hosting, content)


• Wat niet inbegrepen is (meerwerk, aanvullende stockfoto's, etc.)


• Wie wat aanlevert (jij of de klant)

In een B2B-context (zakelijke klant) is het gebruikelijk om prijzen exclusief BTW te vermelden. Voeg onderaan altijd een BTW-specificatie toe. Dit maakt de BTW-verwerking voor jouw klant eenvoudiger en toont dat je een professionele ondernemer bent.

Stap 4: Betalingsvoorwaarden duidelijk vermelden

Vermeld altijd:

• Of er een aanbetaling is vereist (gebruikelijk bij projecten boven €1.000)


• De betalingstermijn na factuurdatum


• Je IBAN en tenaamstelling


• Eventuele incassokosten bij te late betaling (verwijs naar de Wet incassokosten)

Stuur je offerte altijd als niet-bewerkbaar PDF-bestand. Voeg je algemene voorwaarden als bijlage mee. Bevestig per e-mail dat de offerte is verstuurd en vermeld de geldigheidsdatum in de e-mailtekst.

Stap 6: Volg op

Als je na 7 dagen nog geen reactie hebt ontvangen, stuur dan een vriendelijke follow-up. Vraag of de offerte volledig is en of er nog vragen zijn. Dit verhoogt je conversie aanzienlijk zonder opdringerig te zijn.

Fout 1: Geen geldigheidsdatum vermelden

Zonder einddatum is de offerte juridisch "redelijke tijd" geldig. Een klant die na 6 maanden nog op de offerte terugkomt, kan in theorie aanspraak maken op de aangeboden prijs. Dit kan grote financiële gevolgen hebben als je materiaalkosten zijn gestegen of je tarief is verhoogd. Vermeld altijd een concrete geldigheidsdatum.

Fout 2: Meerwerk niet uitsluiten

Als je geen duidelijk meerwerk-clausule hebt, kan een klant onbeperkt extra werk eisen zonder bijbetaling. Voeg altijd een clausule toe als: "Werkzaamheden die buiten de scope van deze offerte vallen, worden in overleg afzonderlijk geoffreerd en gefactureerd."

Fout 3: Geen intellectueel eigendom regelen

Voor creatieve ZZP'ers (ontwerpers, schrijvers, fotografen) geldt: auteursrechten blijven standaard bij de maker, tenzij anders afgesproken. Als je geen afspraken maakt over overdracht van intellectueel eigendom, kan dit later leiden tot claims. Regel dit altijd expliciet in de offerte of algemene voorwaarden.

Fout 4: Prijzen inclusief BTW opgeven aan zakelijke klanten

Als je aan bedrijven (B2B) een prijs inclusief BTW opgeeft zonder dit te vermelden, onstaat verwarring. Jouw klant kan de BTW verrekenen, dus hij is geïnteresseerd in de prijs exclusief BTW. Vermeld altijd expliciet: "Alle prijzen zijn exclusief 21% BTW."

Fout 5: Geen betalingsstructuur voor grote projecten

Een offerte voor een project van €5.000 zonder aanbetaling brengt je in een risicovolle positie. Als de klant halverwege afhaakt of failliet gaat, heb je werk verricht zonder betaling. Standaard bij grote projecten: 30–50% aanbetaling, tussentijdse mijlpalen, en restbetaling na oplevering.

Digitale offertes zijn volledig rechtsgeldig in Nederland. Een e-mail met de offerte als bijlage, gevolgd door een akkoord per e-mail van de klant, constitueert een juridisch bindende overeenkomst. Je hebt geen handtekening nodig — een schriftelijke bevestiging ("Hierbij gaan wij akkoord met offerte OFF-2025-014") is voldoende bewijs.

Digitale handtekening:
Je kunt ook gebruik maken van een dienst als DocuSign, Adobe Sign, of het Nederlandse SignRequest om offertes digitaal te laten ondertekenen. Dit geeft extra zekerheid omdat er een digitale audittrail is. Voor grotere projecten is dit aan te raden.

Mondeling akkoord:
Een mondeling akkoord op een offerte is juridisch ook geldig, maar praktisch moeilijk te bewijzen. Als een klant mondeling akkoord geeft, stuur dan direct een opdrachtbevestiging per e-mail met de tekst: "Hierbij bevestig ik onze telefonische afspraak van [datum]..." Vraag om een schriftelijke bevestiging ter kennisname.

Bewaring:
Bewaar alle offertes en akkoordbevestigingen minimaal 7 jaar (bewaarplicht Belastingdienst). Dit is niet alleen voor de BTW-administratie, maar ook voor eventuele civielrechtelijke geschillen.

Software voor offertes:
Programma's als Fiscaal Agent, Moneybird, Exact Online en e-boekhouden genereren offertes die direct aansluiten op je facturatie. Zodra de klant akkoord gaat, zet je de offerte om naar een factuur — zonder handmatig overtypen. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.

1. Open met een persoonlijke aanhef en samenvatting

Begin de offerte niet direct met de prijstabel, maar met een korte samenvatting van de klantbehoefte: "Wij begrijpen dat u op zoek bent naar een vernieuwde huisstijl die aansluit bij uw groeistrategie voor 2025. Hierbij onze offerte voor..." Dit toont betrokkenheid en verhoogt de conversie.

2. Gebruik een duidelijke opmaak met koppen en tabellen

Een goed opgemaakte offerte — met logo, professioneel lettertype en een overzichtelijke tabel — straalt meer professionaliteit uit dan een lap tekst. Klanten nemen eerder beslissingen op basis van vertrouwen, en opmaak draagt daar direct aan bij.

3. Bied keuzemogelijkheden aan

Overweeg twee varianten: een basisversie en een uitgebreide versie. Klanten die een keuze krijgen, kiezen vaker — en kiezen regelmatig de duurdere optie als de meerwaarde duidelijk is.

4. Sluit af met een duidelijke call to action

Eindig je offerte niet met "Wij zien uw reactie tegemoet", maar met een concrete volgende stap: "Heeft u vragen? Bel mij op 06-23456789. Wilt u akkoord geven? Stuur dan een e-mail naar linda@lbontwerp.nl met uw akkoord op offertenummer OFF-2025-014."

5. Voeg een korte referentie of portfolio-link toe

Een verwijzing naar eerder werk of een tevreden klant in dezelfde branche versterkt het vertrouwen. Voeg één of twee referenties toe onderaan de offerte, of een link naar je portfolio.

6. Wees transparant over meerwerk

Vermeld in de offerte expliciet: "Extra werkzaamheden buiten de beschreven scope worden afzonderlijk geoffreerd op basis van €[uurtarief] per uur, na vooraf schriftelijke akkoord." Dit voorkomt conflicten en stelt heldere verwachtingen.