Rittenregistratie Voorbeeld 2025: Volledig Ingevuld Template en Belastingdienst Eisen

De rittenregistratie is geregeld in de Wet op de loonbelasting (voor werknemers) en de Wet inkomstenbelasting 2001 (voor ZZP'ers en zelfstandigen). Als ZZP'er met een zakelijke auto heb je twee situaties:

Situatie 1: Auto op naam van je onderneming

Breng je een auto in als zakelijk bedrijfsmiddel, dan mag je alle autokosten (brandstof, verzekering, onderhoud, afschrijving) als zakelijke kosten aftrekken. Maar: als je de auto ook privé gebruikt, moet je een correctie toepassen. De Belastingdienst gaat ervan uit dat privégebruik van een zakelijke auto leidt tot een bijtelling (belaste onttrekking). De standaardbijtelling bedraagt 16% of 22% van de cataloguswaarde per jaar, afhankelijk van de CO2-uitstoot en het type auto.

Wil je aantonen dat je de auto voor minder dan 500 km per jaar privé hebt gebruikt, dan ben je verplicht een sluitende rittenregistratie bij te houden. Zonder sluitende registratie wordt de volledige bijtelling automatisch toegepast.

Situatie 2: Privéauto, zakelijke kilometers declareren

Gebruik je je privéauto ook voor zakelijke ritten, dan mag je per zakelijke kilometer €0,23 aftrekken als zakelijke kostenpost. In dit geval hoef je geen bijtelling te berekenen, maar moet je wel kunnen aantonen welke ritten zakelijk waren.

Verplichte gegevens per rit (Belastingdienst-eisen)

De Belastingdienst stelt dat een sluitende rittenregistratie minimaal de volgende gegevens per rit moet bevatten:

1. Datum van de rit


2. Beginadres (vertrekpunt)


3. Eindadres (bestemming)


4. Beginkilometerstand van de auto


5. Eindkilometerstand van de auto


6. Gereden kilometers (zakelijk en eventueel privé)


7. Doel van de rit — zakelijk of privé, en indien zakelijk: naam klant/relatie of aard van de afspraak


8. Route — bij omrijden of bijzondere routekeuze

Bewaartermijn

Je rittenregistratie is onderdeel van je administratie en moet minimaal 7 jaar worden bewaard. Digitale registraties zijn toegestaan, mits onveranderd en te raadplegen door de Belastingdienst.

Hieronder volgt een volledig ingevuld rittenregistratie-voorbeeld voor januari 2025. Het voorbeeld is gebaseerd op Sarah Bakker, een freelance marketingconsultant uit Amsterdam met een zakelijke auto (Volkswagen Golf, kenteken 12-ABC-3).

Voertuiggegevens:

• Naam: Sarah Bakker Marketing


• Kenteken: 12-ABC-3


• Merk/model: Volkswagen Golf 2021


• Kilometerstand 1 januari 2025: 45.230 km

Rittenregistratie Januari 2025

Totalen januari 2025:

• Zakelijke kilometers: 455 km


• Privékilometers: 115 km


• Totaal gereden: 570 km


• Kilometerstand einde maand: 45.800 km

Kilometervergoeding berekening (privéauto-scenario):

Zakelijke kilometers januari: 455 km
Vergoeding per km: €0,23
Aftrekbare kostenpost januari: 455 × €0,23 = €104,65

Jaarbedrag (voorbeeld op basis van gemiddelde): ca. 455 × 12 = 5.460 km/jaar
Jaarlijkse aftrek: 5.460 × €0,23 = €1.255,80

---

Bijtelling-scenario (zakelijke auto):

Bij een zakelijke auto met cataloguswaarde €35.000 en 22% bijtelling:
Bijtelling per jaar: €35.000 × 22% = €7.700
Bijtelling per maand: €7.700 / 12 = €641,67

Door een sluitende rittenregistratie bij te houden (minder dan 500 km privé per jaar) vervalt deze bijtelling volledig. In dit voorbeeld heeft Sarah in januari al 115 km privé gereden — ze moet opletten dat ze het gehele jaar onder de 500 km privé blijft als ze de bijtelling wil vermijden.

Veld 1: Datum

Noteer de datum in het formaat DD-MM-YYYY. Het is belangrijk dat de datum van de rit overeenkomt met de datum op eventuele vergaderbevestigingen, agenda-afspraken of correspondentie met de klant. De Belastingdienst vergelijkt dit regelmatig bij een boekenonderzoek.

Veld 2 en 3: Vertrek- en eindpunt

Wees specifiek: niet alleen de stad, maar ook het straatnaam of naam van het gebouw. 'Amsterdam' is te vaag; 'Amsterdam, Herengracht 182 (kantoor klant)' is correct. Voor de thuislocatie volstaat het adres van je woning of werkplek.

Veld 4: Route

Vermeld de route alleen als je een bijzondere of omrijdende route hebt genomen. De standaardroute (snelste/kortste weg) hoeft niet beschreven te worden, maar afwijkingen — bijv. vanwege werkzaamheden of een combinatierit — moeten worden verantwoord.

Velden 5 en 6: Kilometerstand begin en eind

Dit zijn de meest kritische velden. De kilometerstand aan het einde van één rit is de beginstand van de volgende. De registratie moet sluitend zijn: de eindstand van de laatste rit van het jaar moet overeenkomen met de werkelijke kilometerstand van het voertuig. Controleer dit bij de jaarlijkse APK of een tankbeurt.

Veld 7: Zakelijke kilometers

Het aantal kilometers voor deze specifieke rit. Bereken dit als eindstand minus beginstand. Als je ook een tussenstop maakt voor een privé-aangelegenheid, splits de rit dan in meerdere regels.

Veld 8: Privékilometers

Bij gebruik van een zakelijke auto is het verplicht ook privéritten te registreren. Dit is geen aanklacht — het zorgt ervoor dat de totaaltelling sluitend is. Woon-werkverkeer telt fiscaal als privé voor ZZP'ers die hun woning niet als zakelijke locatie opgeven.

Veld 9: Doel van de rit

Wees concreet: vermeld de naam van de klant of relatie, de aard van de afspraak, of het type zakelijke activiteit. 'Zakelijk' alleen is onvoldoende. Goede voorbeelden:

• 'Klantbezoek Bakkerij Jansen B.V. — bespreking campagneplan'


• 'Netwerkbijeenkomst KVK Noord-Holland'


• 'Inkopen kantoorbenodigdheden Staples Utrecht'

Sluit elke maand af met een totaaloverzicht van zakelijke en privékilometers. Bewaar dit maandoverzicht samen met eventuele bewijsstukken (parkeertickets, routebevestigingen) als onderbouwing.

Fout 1: Gaten in de registratie

Een rittenregistratie met ontbrekende dagen of weken is voor de Belastingdienst een rode vlag. Als de registratie niet sluitend is, weigert de inspecteur de registratie en wordt de bijtelling toch opgelegd — of de kilometeraftrek geschrapt. Gevolg: naheffing plus belastingrente plus mogelijk een boete.

Fout 2: Kilometerstand klopt niet met de werkelijkheid

De Belastingdienst vergelijkt de kilometerstand in de rittenregistratie met de kilometerstand bij de APK-keuring, bij de dealer of bij een leasecontract. Wijkt de registratie meer dan een paar procent af van de werkelijkheid, dan is de bewijskracht nihil.

Fout 3: Doel 'zakelijk' zonder specificatie

Een doel als 'zakelijk bezoek' of 'werk' is onvoldoende. De Belastingdienst kan de zakelijkheid van de rit dan niet beoordelen. Zorg altijd voor een specifiek doel.

Fout 4: Woon-werkverkeer als zakelijk boeken

Voor ZZP'ers die thuis werken geldt dat ritten van huis naar een vaste werklocatie bij een klant (regulier woon-werkverkeer) als privé worden beschouwd. Alleen als de klantlocatie ad hoc en wisselend is, kwalificeren deze ritten als zakelijk. Dit is een grijs gebied dat regelmatig leidt tot geschillen bij de Belastingdienst.

Fout 5: Te laat beginnen met bijhouden

Achteraf reconstrueren is onmogelijk. De Belastingdienst accepteert geen rittenregistraties die na het feit zijn samengesteld op basis van agenda's of geheugen. Begin op dag 1 van het gebruik van de auto.

Gevolgen van een onvolledige registratie:

• Bijtelling op zakelijke auto wordt alsnog volledig opgelegd (bijv. €7.700 per jaar)


• Kilometeraftrek op privéauto wordt geweigerd (misgelopen aftrek van ca. €1.255 per jaar)


• Naheffingsaanslag met rente en boete


• Bij opzet: vergrijpboete van maximaal 100% van de nageheven belasting

Papieren logboek: de minimale verplichting

Een papieren rittenregistratie in een notitieboekje of spreadsheet is wettelijk toegestaan. Het is echter foutgevoelig (je vergeet het snel) en tijdrovend. Bij een boekenonderzoek moet je het papieren logboek fysiek kunnen overleggen.

Digitale spreadsheet (Excel/Google Sheets)

Veel ZZP'ers houden hun rittenregistratie bij in een Excel-bestand of Google Sheet. Voordelen:

• Altijd beschikbaar op je laptop of telefoon


• Automatische berekening van totalen en kilometervergoeding


• Eenvoudig exporteerbaar als PDF voor de Belastingdienst

GPS-apps: de meest betrouwbare oplossing

GPS-apps tracken ritten automatisch op basis van je locatie. Ze genereren een sluitend logboek zonder dat je iets hoeft te onthouden. Populaire opties voor Nederlandse ZZP'ers:

• Fiscaal Agent — geïntegreerd in het boekhoudplatform; zakelijke ritten worden automatisch herkend en gelinkt aan klanten in de administratie. Kilometervergoeding wordt direct als kostenpost geboekt.


• MileIQ — populaire internationale app, automatisch tracken, classificeren als zakelijk/privé met een swipe. Export als Excel of CSV.


• TripLog — uitgebreide functies inclusief IRS/Belastingdienst-conforme rapporten, GPS-tracking en integratie met boekhoudpakketten.


• Google Maps tijdlijn — gratis, maar vereist handmatige verwerking en biedt geen directe fiscale rapportage.

Digitale rittenregistraties zijn volledig toegestaan als digitale administratie. Vereisten:

• De registratie moet authentiek en onwijzigbaar zijn opgeslagen


• Je moet het bestand kunnen exporteren in een leesbaar formaat


• Bewaarplicht: minimaal 7 jaar

Tip 1: Koppel de app aan je agenda

Veel GPS-apps kunnen worden gekoppeld aan Google Calendar of Outlook. Zo wordt de naam van de klant of het doel van de afspraak automatisch toegevoegd aan de rit. Dit bespaart invultijd en zorgt voor een volledige onderbouwing.

Tip 2: Verwerk combinatieritten correct

Rij je op een dag naar een klant in Utrecht en daarna privé door naar een vriend in Den Haag? Splits de rit in twee afzonderlijke regels: Utrecht zakelijk, Den Haag privé. Noteer de tussenliggende kilometerstand bij de overgang.

Tip 3: Bewaar parkeertickets en tolbewijzen als bewijsstuk

Parkeertickets, tolontvangsten en tankbonnen ondersteunen de zakelijkheid van je ritten. Bewaar ze digitaal (foto of scan) en koppel ze aan de bijbehorende rit.

Tip 4: Maak maandelijks een afsluiting

Controleer aan het einde van elke maand of de totale kilometerstand in je registratie overeenkomt met de werkelijke stand. Zo ontdek je tijdig eventuele vergeten ritten, terwijl je ze nog kunt reconstrueren.

Tip 5: Let op de 500 km-grens bij zakelijke auto

Gebruik je een zakelijke auto en wil je de bijtelling vermijden? Houd de privékilometers nauwkeurig bij. Zodra je de 500 km-grens nadert (bijv. bij 400 km privé in oktober), pas je je gedrag aan om overschrijding te voorkomen — of je accepteert de bijtelling voor dat jaar.

Tip 6: Gebruik de €0,23/km-aftrek slim

De €0,23 per kilometer is een vaste vergoeding voor alle autokosten (brandstof, verzekering, parkeren, afschrijving). Je mag niet ook nog eens de werkelijke autokosten aftrekken als je de km-vergoeding kiest. Maak een bewuste keuze: bij een zuinige auto is de €0,23 per km vaak voordeliger dan de werkelijke kosten; bij een dure of zware auto zijn de werkelijke kosten soms hoger.