Kasboek Voorbeeld voor ZZP'ers: Compleet Ingevuld Template 2025

De wettelijke verplichting om een kasboek bij te houden is vastgelegd in de administratieplicht van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Voor contante kasstromen gelden specifieke eisen die strenger zijn dan voor bancaire transacties, omdat de Belastingdienst contant geld als een hoger risico beschouwt voor zwart geld en belastingontduiking.

Wanneer ben je verplicht een kasboek bij te houden?

• Als je contante betalingen ontvangt van klanten (ook via pin is geen kas, maar digitaal)


• Als je contante aankopen doet namens de zaak


• Als je een kassa of kassalade gebruikt in je bedrijf


• Als je medewerkers reiskostenvergoedingen of kleine bedragen contant uitbetaalt

1. Datum — de datum van de transactie (niet de datum van boeking)


2. Boekstuknummer — verwijzing naar de onderliggende factuur, bon of kassabon


3. Omschrijving — wat is er ontvangen of betaald?


4. Debet (ontvangsten) — contant geld dat de kas inkomt


5. Credit (uitgaven) — contant geld dat de kas verlaat


6. Saldo — het actuele kasaldo na elke transactie


7. BTW-code — het toepasselijke BTW-tarief (H=hoog/21%, L=laag/9%, V=vrijgesteld/0%)

Alle kasboekgegevens — inclusief de onderliggende kassabonnen, facturen en telstroken — moet je minimaal 7 jaar bewaren (10 jaar voor onroerend goed-gerelateerde transacties).

Kassa-telling:

Als je een fysieke kassa gebruikt, ben je verplicht dagelijks een kassa-afsluiting te doen (ook wel: dagomzet of dagtelling). De uitkomst hiervan sluit je in het kasboek af. Het feitelijke geld in de kassa moet exact overeenkomen met het saldo in het kasboek. Een kasoverschot of kastekort moet je direct als zodanig registreren met de reden.

Hieronder vind je een volledig ingevuld kasboekvoorbeeld voor een ZZP'er die als kapper werkt en gedeeltelijk contant betaald wordt. De kapper heeft ook een zakelijke rekening, maar registreert alle contante transacties in het kasboek.

---

KASBOEK — Knipmode by Aysha | KVK: 45678901
Periode: Week 1 — 6 januari t/m 10 januari 2025

---

Weeksamenvatting week 1:

BTW-specificatie ontvangsten week 1:

---

Toelichting BTW-codes:

• H = Hoog tarief 21% (standaard voor de meeste diensten en goederen)


• L = Laag tarief 9% (o.a. kappersdiensten voor kinderen, levensmiddelen, geneesmiddelen)


• V = Vrijgesteld / 0% (bijv. medische diensten, onderwijs, verhuur van onroerend goed)


• G = Geen BTW (privé-transacties, stortingen naar bank, kasoverschot)

Op 9 januari is €300,00 van de kas naar de zakelijke bankrekening overgemaakt (post OVS-001). Dit moet terugkomen als inkomende overboeking op het bankafschrift van dezelfde datum. De aansluiting tussen kasboek en bankafschrift is een verplichte controle bij je maandsluiting.

Stap 1: Boek dagelijks — niet wekelijks

Boek elke kasbeweging op de dag dat deze plaatsvindt. Wacht nooit tot het einde van de week. De Belastingdienst controleert of boekingen op datum zijn, en een kasboek dat alleen weekendlijst achteraf heeft ingeboekt is een teken van slordigheid — of erger.

Stap 2: Bewaar elk onderliggend document

Elke rij in je kasboek moet worden ondersteund door:

• Een kassabon (van een aankoop)


• Een factuur of betalingsbewijs (voor grotere betalingen)


• Een kassaticket of pinbetaling overzicht (voor ontvangsten)


• Een dagtelling (bij een kassa: het uitgeprinte kasrapport)

Stap 3: Registreer kasverschillen direct

Tel dagelijks je kassaldo. Als het werkelijke saldo afwijkt van je kasboeksaldo, registreer dan onmiddellijk het verschil als "Kasoverschot" (debet) of "Kastekort" (credit) met omschrijving. Een onverklaard kastekort is een rode vlag bij een belastingcontrole.

Stap 4: Maak een weekafsluiting

Sluit elk week af met een totaaloverzicht: totaal ontvangen, totaal betaald, eindsaldo. Vergelijk dit met je werkelijke kasinhoud (feitelijk tellen). Sla de weekafsluiting op als PDF of print.

Stap 5: Stortingen naar de bank registreren

Als je contant geld naar je zakelijke bankrekening overmaakt, registreer dit dan in het kasboek als creditregel (geld verlaat de kas). Op je bankafschrift zie je dezelfde storting als debitregel (geld komt op de bankrekening). Zo sluit kas en bank op elkaar aan.

Stap 6: BTW-overzicht per kwartaal opstellen

Aan het einde van elk kwartaal maak je een BTW-overzicht uit je kasboek: totaal ontvangen BTW (hoog + laag) minus totaal betaalde BTW op inkopen. Dit is onderdeel van je BTW-aangifte bij de Belastingdienst.

Fout 1: Dagomzet niet afsluiten

Kappers, horecaondernemers en andere ZZP'ers met een kassa zijn verplicht de dagomzet af te sluiten en de telstrook te bewaren. Als je dit niet doet, kan de Belastingdienst stellen dat je omzet verzwijgt. Bij een controle wordt dan een schatting gemaakt van je werkelijke omzet — vaak hoger dan de werkelijke omzet, met naheffing en boete als gevolg.

Fout 2: Privé-kasuitgaven boeken als zakelijk

Een kop koffie voor jezelf, een persoonlijk cadeau voor familie, of een privé-aankoop die je toevallig contant betaalt heeft niets in het kasboek te zoeken. Als de Belastingdienst privé-uitgaven aantreft in je kasboek, wordt de aftrek gecorrigeerd en moet je de BTW terugbetalen. Bij herhaaldelijke fouten riskeer je een vergrijpboete.

Fout 3: Negatief saldo in het kasboek

Een kasboek mag nooit een negatief saldo hebben. Je kunt niet meer geld uitgeven dan er in de kas zit. Als je kasboek toch negatief staat, is er iets mis: een boeking ontbreekt, of er is geld gestort dat je niet hebt geregistreerd. De Belastingdienst beschouwt een negatief kassaldo als bewijs van een onjuiste administratie en kan de gehele boekhouding verwerpen.

Fout 4: Geen boekstuknummers gebruiken

Elke kasregel zonder verwijzing naar een onderliggend document is niet controleerbaar. De Belastingdienst kan dan eisen dat je aantoont dat de betaling daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Gebruik altijd een doorlopend boekstuknummer (KAS-001, KAS-002, etc.) en bewaar de bijbehorende bonnen.

Fout 5: Stortingen naar de bank niet registreren

Als je contant geld naar je bank brengt zonder dit in het kasboek te noteren, ontstaat er een discrepantie. Het geld verdwijnt uit de kas, maar staat niet als credit geboekt. Bij een controle kan dit er op lijken dat er meer omzet is gemaakt dan geboekt. Registreer elke storting altijd op de dag dat je de storting doet.

Veel ZZP'ers verwarren een kasboek met een bankboek. Het zijn twee aparte overzichten die samen je volledige financiële administratie vormen.

Kasboek:

• Registreert uitsluitend contante geldstromen (fysiek geld)


• Elke ontvangst en betaling in briefgeld en munten


• Heeft een actueel kassaldo dat overeenkomt met het fysieke geld in de kassa of kas


• Verplicht voor ondernemers die contant geld ontvangen

• Registreert uitsluitend bancaire geldstromen (betaalrekening)


• Elke bij- en afschrijving op de zakelijke rekening


• Stemt overeen met het bankafschrift


• Alle ZZP'ers hebben een bankboek nodig (of bijhouden via een boekhoudprogramma met bankkoppeling)

Wanneer contant geld naar de bank wordt gestort:

• Kasboek: Credit (kas neemt af)


• Bankboek: Debet (bank neemt toe)

• Bankboek: Credit (bank neemt af)


• Kasboek: Debet (kas neemt toe)

Het merendeel van de ZZP'ers ontvangt tegenwoordig uitsluitend via bankoverschrijving of pinbetaling. In dat geval heb je technisch gezien geen kasboek nodig — alleen een bankboek. Maar ontvang je ook maar incidenteel contante betalingen, dan ben je verplicht die te registreren in een kasboek. Een vuistregel: als je meer dan €100 per kwartaal aan contante ontvangsten hebt, hou dan een kasboek bij.

1. Gebruik een vaste kas — geen portemonnee

Bewaar zakelijk contant geld altijd in een aparte kassalade of enveloppe — nooit in je persoonlijke portemonnee. Dit maakt de scheiding tussen privé en zakelijk duidelijk, en je kunt het saldo altijd direct natellen.

2. Nummer bonnen direct

Schrijf het boekstuknummer onmiddellijk op de bon zodra je hem ontvangt of uitschrijft. Dit voorkomt dat je bonnen later moet koppelen aan kasregels — wat fouten veroorzaakt.

3. Gebruik een kasboeksjabloon of een eenvoudig kasregistratieprogramma

Een papieren kasboek is toegestaan, maar een digitale versie in Excel of een boekhoudprogramma bespaart tijd en maakt het eenvoudiger om BTW-overzichten te genereren. Bij gebruik van Fiscaal Agent wordt het kasboek automatisch bijgewerkt zodra je transacties invoert.

4. Controleer wekelijks je kassaldo

Tel elke vrijdagmiddag je kas. Vergelijk het getelde saldo met het saldo in je kasboek. Als er een verschil is van meer dan €5, zoek dan de oorzaak — vergeet je bronnen niet te bewaren als bewijs.

5. Stort regelmatig naar de bank

Bewaar nooit meer dan €1.000 aan contant geld in je bedrijfskassa. Stort regelmatig naar je zakelijke bankrekening. Dit vermindert het risico op diefstal, en het maakt je administratie overzichtelijker doordat het kassaldo laag blijft.

6. Bewaar de kasboekadministratie 7 jaar

Zowel het kasboek zelf als alle onderliggende bonnen en betalingsbewijzen moeten 7 jaar bewaard worden. Digitale kasboeken in een boekhoudprogramma worden automatisch bewaard; papieren kasboeken scan je in en sla je op in de cloud.