Jaarrekening Voorbeeld ZZP 2025: Volledig Ingevulde Balans en Winst- en Verliesrekening voor Eenmanszaak

Administratieplicht: wel verplicht

Elke ondernemer in Nederland is op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) verplicht een administratie bij te houden die een getrouw beeld geeft van de vermogenstoestand en de rechten en verplichtingen van de onderneming. Dit betekent:

• Een inkomsten- en uitgavenregistratie


• Een overzicht van debiteuren en crediteuren


• Een kasboek (als je contant werkt)


• Bewijs van alle transacties (facturen, bonnetjes, bankafschriften)

Jaarrekening voor Belastingdienst: feitelijk verplicht

Hoewel de wet voor een eenmanszaak geen formeel jaarrekeningformaat voorschrijft, verwacht de Belastingdienst bij de aangifte inkomstenbelasting dat je de winst kunt onderbouwen met een balans en een winst- en verliesrekening. In de aangifte inkomstenbelasting (IB) vul je als ZZP'er de 'ondernemingsgegevens' in, waarbij je de balansposten en de resultatenrekening invult. Je jaarrekening vormt de basis hiervoor.

KVK-deponering: niet verplicht voor eenmanszaak

Voor een eenmanszaak (de meest gebruikte rechtsvorm voor ZZP'ers) geldt geen deponeringsplicht bij de KVK. Deponering is alleen verplicht voor:

• Besloten vennootschappen (BV)


• Naamloze vennootschappen (NV)


• Coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen


• Sommige vennootschappen onder firma (VOF) en commanditaire vennootschappen (CV)

Wanneer is een jaarrekening wél nuttig voor ZZP'ers?

1. Hypotheekaanvraag of krediet: banken en hypotheekverstrekkers vragen altijd de jaarcijfers van de afgelopen 2-3 jaar.


2. Zakelijk leasen of huren: verhuurders en leasemaatschappijen willen zekerheid over je inkomen.


3. Opdrachten bij grote opdrachtgevers: sommige corporates en overheden vragen financiële informatie bij aanbestedingen.


4. Eigen inzicht: een jaarrekening geeft je direct inzicht in de rentabiliteit van je onderneming.

Hieronder volgt een complete jaarrekening voor boekjaar 2025. Het voorbeeld is gebaseerd op Thomas Klein, een freelance IT-consultant uit Rotterdam met een eenmanszaak.

Bedrijfsgegevens:

• Naam: Thomas Klein IT Consultancy


• Rechtsvorm: Eenmanszaak


• KVK-nummer: 12345678


• BTW-nummer: NL987654321B01


• Boekjaar: 1 januari 2025 – 31 december 2025

BALANS PER 31 DECEMBER 2025

ACTIVA

Vaste activa — Materiële vaste activa:

Totaal materiële vaste activa: €26.633

Vlottende activa:

Totaal vlottende activa: €17.367

TOTAAL ACTIVA: €44.000

---

PASSIVA

Eigen vermogen:

Totaal eigen vermogen: €24.000

Langlopende schulden:

Kortlopende schulden:

Totaal kortlopende schulden: €20.000

TOTAAL PASSIVA: €44.000

---

WINST- EN VERLIESREKENING 2025

Omzet:

Kosten:

Totaal kosten voor aftrekposten: –€18.000

Bedrijfsresultaat (winst voor fiscale aftrekposten): €67.000

Fiscale aftrekposten:

Belastbare winst (fiscale winst): €56.335

Berekening inkomstenbelasting 2025 (indicatief):

Totaal IB-heffing (indicatief): €20.476
Na heffingskortingen (algemene heffingskorting, arbeidskorting): ca. €15.000–€17.000

Netto winst na belasting (indicatief): €14.000–€16.000

Stap 1: Sluit de administratie af

Zorg dat alle facturen van het boekjaar zijn geboekt — zowel verstuurde verkoopfacturen als ontvangen inkoopfacturen. Verwerk alle banktransacties en controleer of het eindsaldo van je bankrekening overeenkomt met het saldo in je administratie. Dit heet de bankafstemming.

Stap 2: Stel de debiteuren- en crediteurenlijst op

Welke facturen staan nog open aan het einde van het jaar? Debiteuren zijn klanten die nog niet hebben betaald; crediteuren zijn leveranciers die jij nog moet betalen. Beide posten staan op de balans.

Stap 3: Verwerk afschrijvingen

Bedrijfsmiddelen (laptop, auto, inventaris) worden niet in één keer als kosten geboekt, maar afgeschreven over de gebruiksduur. De Belastingdienst stelt dat je een bedrijfsmiddel mag afschrijven tot de restwaarde, met een maximum van 20% per jaar (lineaire methode). Voor kleinere bedrijfsmiddelen (aanschafwaarde onder €450 excl. BTW) mag je de gehele aanschaf direct als kosten boeken.

Berekening afschrijving laptop in ons voorbeeld:

• Aanschafwaarde: €2.400


• Restwaarde: €0


• Gebruiksduur: 3 jaar


• Jaarlijkse afschrijving: €2.400 / 3 = €800 per jaar

Bij gemengd gebruik (bijv. een auto die zowel zakelijk als privé wordt gebruikt) moet je de kosten splitsen. In ons voorbeeld gebruikt Thomas zijn auto voor 60% zakelijk. Alle autokosten worden dan voor 60% als zakelijke kosten geboekt.

Stap 5: Bereken de winst en pas fiscale aftrekposten toe

Omzet minus alle zakelijke kosten geeft de 'commerciële winst'. Vervolgens pas je de fiscale aftrekposten toe:

1. Zelfstandigenaftrek: €2.470 (2025) — alleen als je meer dan 1.225 uur per jaar in je onderneming werkt (urencriterium)


2. Startersaftrek: €2.123 extra — alleen in de eerste 3 jaar als je voldoet aan het urencriterium


3. MKB-winstvrijstelling: 12,7% van de winst na zelfstandigenaftrek — geen urencriterium vereist

Stap 6: Stel de balans op

De balans laat zien wat je bezit (activa) en hoe dat gefinancierd is (passiva). De balans moet altijd in evenwicht zijn: totaal activa = totaal passiva. Als ze niet gelijk zijn, zit er een boekingsfout in je administratie.

Controle: Totaal activa €44.000 = Eigen vermogen €24.000 + Kortlopende schulden €20.000. ✓

Fout 1: Vergeten de MKB-winstvrijstelling toe te passen

De MKB-winstvrijstelling van 12,7% is een automatische aftrekpost die geen aparte aanmelding vereist. Toch vergeten veel ZZP'ers deze toe te passen in hun IB-aangifte. Dit leidt tot een te hoge belastingbetaling. In ons voorbeeld scheelt dit €8.195 × marginaal tarief — een fout van al snel €3.000 extra belasting.

Fout 2: Privéopnames niet als onttrekking boeken

Als ZZP'er met een eenmanszaak is er geen formeel salaris. Geld dat je van je zakelijke rekening naar privé overschrijft, is een 'privéopname' of 'onttrekking'. Dit is geen kostenpost — het verlaagt je eigen vermogen op de balans. Boek je het abusievelijk als kosten, dan is je winst te laag en betaal je te weinig belasting.

Fout 3: BTW meenemen in de winst- en verliesrekening

De winst- en verliesrekening gaat altijd over bedragen excl. BTW. BTW is een doorgangsbedrag dat je voor de Belastingdienst int en afdraagt — het is geen omzet en geen kostenpost. Neem je BTW mee in de omzet, dan is je winst structureel te hoog.

Fout 4: Niet tijdig afschrijven

Sommige ZZP'ers activeren een bedrijfsmiddel wel op de balans maar vergeten de jaarlijkse afschrijving te boeken. Gevolg: de boekwaarde van de bezittingen is te hoog, en de kosten (en daarmee de belastingbesparing) zijn te laag.

Fout 5: Zelfstandigenaftrek claimen zonder aan het urencriterium te voldoen

Het urencriterium vereist dat je minimaal 1.225 uur per jaar besteedt aan je onderneming. Dit is aantoonbaar via een urenadministratie. Claim je de zelfstandigenaftrek zonder te voldoen aan het urencriterium, dan kan de Belastingdienst de aftrek corrigeren en een naheffing opleggen.

Fout 6: Balans en aangifte komen niet overeen

De Belastingdienst vergelijkt de gegevens in je IB-aangifte met de balans en W&V die je invult in het aangifteformulier. Inconsistenties (bijv. een andere winstcijfer in de W&V dan in de rubriek 'winst uit onderneming') zijn een directe aanleiding voor vragen of een boekenonderzoek.

Papieren jaarrekening: verleden tijd

Een handgeschreven of getypte jaarrekening op papier is wettelijk toegestaan voor een eenmanszaak, maar in de praktijk inefficiënt en foutgevoelig. Bovendien verwacht de IB-aangifte dat je gegevens digitaal invult via Mijn Belastingdienst.

Excel: de basis

Veel ZZP'ers beginnen met een Excel-model voor hun jaarrekening. Voordelen:

• Volledig aanpasbaar aan jouw situatie


• Formules voor automatische berekening van totalen en afschrijvingen


• Eenvoudig archiveerbaar als PDF

Boekhoudsoftware: de professionele aanpak

Moderne boekhoudplatformen zoals Fiscaal Agent, Moneybird, Exact Online of e-Boekhouden.nl genereren automatisch een balans en W&V op basis van je geboekte transacties. Voordelen:

• Realtime balans en winst- en verliesrekening gedurende het hele jaar


• Automatische afschrijvingsberekeningen op basis van ingevoerde bedrijfsmiddelen


• Directe koppeling met je bankrekening via Open Banking


• Exportfunctie naar PDF of Excel voor de aangifte of een bank


• Fiscale rapporten (zoals de specificatie voor de IB-aangifte) worden automatisch gegenereerd

De jaarrekening vormt de basis voor de aangifte inkomstenbelasting. In de aangifte vul je in:

• Omzet


• Kosten (uitgesplitst naar categorieën)


• Afschrijvingen


• Zelfstandigenaftrek (indien van toepassing)


• MKB-winstvrijstelling


• Beginbalans en eindbalans

Tip 1: Begin al in januari met de jaarafsluiting

Wacht niet tot april met het samenstellen van je jaarrekening. Verwerk maandelijks je administratie, zodat de jaarrekening aan het einde van december al grotendeels klaar is. Je hebt dan ook tijdig inzicht in je belastingverplichting en kunt desgewenst nog fiscale stappen ondernemen voor 31 december.

Tip 2: Reserveer maandelijks voor inkomstenbelasting

Als ZZP'er betaal je geen maandelijkse loonheffing. De belasting komt in één keer via de aanslag. Reserveer elke maand een percentage van je netto omzet voor belasting. Een vuistregel: reserveer 25–30% van je omzet voor inkomstenbelasting en ZVW-bijdrage. Bij een omzet van €85.000 is dat ca. €21.250–€25.500 per jaar.

Tip 3: Overweeg een voorlopige aanslag aan te vragen

Een voorlopige aanslag inkomstenbelasting spreidt je belastingbetaling over het jaar. Je betaalt dan maandelijks een bedrag in plaats van een grote som achteraf. Dit verbetert je cashflow en voorkomt verrassingen.

Tip 4: Activeer bedrijfsmiddelen correct

Een bedrijfsmiddel met een aanschafwaarde boven €450 excl. BTW moet worden geactiveerd op de balans en jaarlijks worden afgeschreven. Kleinere aankopen mag je direct als kosten boeken. Maak bij elke grotere aankoop een bewuste keuze: activeren en afschrijven, of direct ten laste van de winst brengen (binnen de drempel).

Tip 5: Beoordeel de winstgevendheid van klanten

De winst- en verliesrekening geeft je een totaalplaatje, maar zegt niets over welke klanten of projecten het meest winstgevend zijn. Gebruik de jaarrekening als aanleiding om per klant of project de marges te analyseren. Zo kun je in het nieuwe jaar bewustere keuzes maken over prijsstelling en opdrachtportfolio.

Tip 6: Gebruik de jaarrekening als gespreksdocument

Bespreek je jaarrekening jaarlijks met een accountant of belastingadviseur. Zelfs een eenmalig gesprek van een uur levert doorgaans meer belastingbesparing op dan de kosten ervan. Fiscale regelingen zoals de FOR (Fiscale Oudedagsreserve, die wordt afgebouwd), lijfrentepremieaftrek en investeringsaftrek (KIA) zijn regelingen die je met de jaarcijfers kunt optimaliseren.