BTW Berekenen in 2025: De Complete Gids met Formules en Voorbeelden

BTW berekenen is wiskundig gezien eenvoudig, maar er zijn twee richtingen: je kunt BTW optellen bij een nettobedrag (excl. BTW naar incl. BTW) of je kunt BTW terugrekenen uit een brutobedrag (incl. BTW naar excl. BTW). Beide formules moet je als ZZP'er kennen.

Formule 1: BTW optellen (excl. → incl.)

BTW-bedrag = Nettobedrag × BTW-tarief
Brutobedrag = Nettobedrag × (1 + BTW-tarief)

Voor 21%: Brutobedrag = Nettobedrag × 1,21
Voor 9%: Brutobedrag = Nettobedrag × 1,09
Voor 0%: Brutobedrag = Nettobedrag × 1,00 (geen BTW)

Formule 2: BTW terugrekenen (incl. → excl.)

Nettobedrag = Brutobedrag / (1 + BTW-tarief)
BTW-bedrag = Brutobedrag − Nettobedrag

Voor 21%: Nettobedrag = Brutobedrag / 1,21
Voor 9%: Nettobedrag = Brutobedrag / 1,09

Dit terugrekenen is cruciaal als je een ontvangen factuur wilt splitsen in het exclusief-BTW-bedrag (je zakelijke kosten) en het BTW-bedrag (dat je als BTW-plichtige ondernemer kunt terugvorderen).

De drie Nederlandse BTW-tarieven:

• 21% hoog tarief: Geldt voor de meeste producten en diensten, waaronder IT-diensten, consultancy, bouwwerkzaamheden, kleding, elektronica


• 9% laag tarief: Voedingsmiddelen, medicijnen, boeken, dagbladen, personenvervoer, hotels, arbeidsintensieve diensten (kappers, schilders), cultuur en sport


• 0% nultarief: Exportleveringen naar buiten de EU, intracommunautaire leveringen aan BTW-nummers in andere EU-landen, bepaalde financiële diensten

• Nettobedrag: Het bedrag exclusief BTW — dit is wat je als kosten of opbrengst boekt in je administratie


• BTW-bedrag: De verschuldigde belasting die je inhoudt voor de Belastingdienst


• Brutobedrag: Het totaalbedrag inclusief BTW — dit betaalt de klant, of dit staat op een factuur die jij ontvangt


• BTW-tarief: 0,21 voor 21%, 0,09 voor 9%, 0,00 voor 0%

De BTW-tarieven in Nederland zijn in 2025 en 2026 ongewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren. Wel zijn er discussies geweest over het verhogen van het lage BTW-tarief van 9% naar 21% voor bepaalde categorieën, maar dit is niet doorgegaan voor de standaard dienstverlening.

Overzicht BTW-tarieven 2025/2026:

Wanneer welk tarief?

Als ZZP'er in de creatieve sector, IT, consultancy of bouw betaal je vrijwel altijd 21% BTW over je omzet. Werkt je als freelance fotograaf die ook prints verkoopt? Dan geldt 21% over je dienstverlening en mogelijk 9% over de fysieke producten.

Beneficieer je van het lage tarief als IT'er? Nee. Maar een freelance voedingsblogger die kooklessen geeft, kan 9% in rekening brengen als de lessen betrekking hebben op sport of cultuur. Twijfel je over het juiste tarief? Raadpleeg altijd de Belastingdienst of een fiscalist — het toepassen van een verkeerd tarief kan leiden tot naheffingen met terugwerkende kracht.

BTW vrijgesteld vs. 0%-tarief:

Een belangrijk onderscheid: BTW-vrijgestelde diensten (zoals bepaalde medische, onderwijs- en financiële diensten) zijn fundamenteel anders dan het 0%-tarief. Bij vrijstelling breng je geen BTW in rekening EN mag je de voorbelasting op zakelijke kosten ook niet terugvorderen. Bij het 0%-tarief breng je wel 0% BTW in rekening, maar heb je nog steeds recht op aftrek van voorbelasting.

Vrijgesteld van BTW zijn onder meer: artsen, tandartsen, fysiotherapeuten, leerkrachten (in bepaalde gevallen), journalisten die voor eigen naam publiceren onder de persvrijstellingsregeling, en verzekeringsbemiddelaars.

Voorbeeld 1: Startende IT-consultant (€25.000 omzet excl. BTW)

Sara is net gestart als freelance UX-designer. Ze factureert €25.000 excl. BTW in haar eerste jaar.

Berekening van af te dragen BTW:

• Omzet excl. BTW: €25.000


• BTW-tarief: 21%


• BTW te ontvangen van klanten: €25.000 × 0,21 = €5.250


• Totaal te factureren (incl. BTW): €25.000 × 1,21 = €30.250

• Laptop: €1.500 excl. BTW → BTW betaald: €1.500 × 0,21 = €315


• Software-abonnementen: €600 excl. BTW → BTW betaald: €600 × 0,21 = €126


• Telefoonkosten (zakelijk deel): €400 excl. BTW → BTW betaald: €400 × 0,21 = €84


• Totale voorbelasting (te vorderen): €315 + €126 + €84 = €525

• Ontvangen BTW: €5.250 / 4 = €1.312,50


• Terug te vorderen BTW: €525 / 4 = €131,25


• Per saldo te betalen aan Belastingdienst: €1.312,50 − €131,25 = €1.181,25

---

Voorbeeld 2: Horecaondernemer met gemengde tarieven (€50.000 omzet)

Pieter is freelance cateraar. Hij factureert zowel voor eten (9%) als voor zijn dienstverlening/personele inzet (21%).

• Omzet voedingsmiddelen: €20.000 excl. BTW → BTW: €20.000 × 0,09 = €1.800


• Omzet dienstverlening: €30.000 excl. BTW → BTW: €30.000 × 0,21 = €6.300


• Totaal in rekening gebrachte BTW: €8.100

• Ingrediënten (9%): €8.000 → BTW betaald: €720


• Keukenapparatuur (21%): €3.000 → BTW betaald: €630


• Brandstof/transport (21%): €1.200 → BTW betaald: €252


• Totale voorbelasting: €1.602

---

Voorbeeld 3: ZZP'er met EU-leverancier en verlegde BTW (€90.000 omzet)

Lisa is senior data-consultant die ook software-licenties doorverkoopt. Ze koopt licenties in bij een Duits softwarebedrijf (B2B, EU-leverancier).

Verlegde BTW (intracommunautaire verwerving):

• Factuur van Duits bedrijf: €5.000 excl. BTW (met vermelding 'BTW verlegd')


• Lisa moet zelf de Nederlandse BTW aangeven: €5.000 × 0,21 = €1.050


• Deze €1.050 geeft ze aan als verschuldigde BTW (rubriek 4b aangifte)


• Tegelijkertijd mag ze €1.050 als voorbelasting terugvorderen (rubriek 5b)


• Per saldo effect: €0 — maar ze moet het wel in de aangifte verwerken

• Omzet binnenland excl. BTW: €90.000 → BTW: €18.900


• Verlegde BTW EU-inkopen: +€1.050 (verschuldigd) / −€1.050 (aftrek)


• Overige voorbelasting op kosten (€15.000 kosten, 21%): −€3.150


• Per saldo te betalen: €18.900 − €3.150 = €15.750

Fout 1: BTW berekenen over het brutobedrag in plaats van het nettobedrag

Dit is de meest gemaakte rekenfout. Als je een product inkoopt voor €121 incl. BTW en je wilt de BTW terugvorderen, dan is het BTW-bedrag NIET €121 × 0,21 = €25,41. De juiste berekening: €121 / 1,21 = €100 (netto), BTW = €121 − €100 = €21,00. Het verschil van €4,41 per transactie lijkt klein, maar telt bij tientallen facturen snel op tot honderden euro's misrekening per jaar.

Fout 2: Vergeten de KOR-drempel te bewaken

De Kleineondernemersregeling (KOR) geldt voor ondernemers met een omzet van maximaal €20.000 per kalenderjaar. Overschrijd je die grens, dan moet je BTW gaan berekenen over je gehele omzet vanaf dat moment. ZZP'ers die de grens niet actief bewaken, ontdekken soms halverwege het jaar dat ze al maanden BTW hadden moeten innen — en moeten dan met terugwerkende kracht bijsturen. Fiscaal Agent alarmeert je automatisch wanneer je de KOR-drempel nadert.

Fout 3: Onjuist tarief toepassen op gemengde diensten

Een websitebouwer die ook SEO-teksten schrijft, past altijd 21% toe. Maar een fotograaf die zowel trouwreportages (21%) als artistieke prints verkoopt (21% voor fotodienst, maar mogelijk 9% voor het kunstproduct zelf) moet per factuurpost het juiste tarief toepassen. Een fout hier leidt bij een BTW-controle tot een naheffing over alle voorgaande perioden.

Fout 4: Verlegde BTW bij buitenlandse leveranciers niet aangeven

Koop je als ZZP'er diensten in bij een leverancier buiten Nederland maar binnen de EU (bijvoorbeeld een Belgisch marketingbureau of een Spaans SaaS-platform), dan is de BTW verlegd. Jij moet de BTW zelf aangeven in rubriek 4b van je BTW-aangifte. Veel ZZP'ers vergeten dit, wat technisch gezien een overtreding is. Hoewel je de BTW ook weer terugvordert (rubriek 5b) en het per saldo dus geen extra kosten oplevert, is het verzuim wel meldingsplichtig.

Fout 5: Te laat BTW-aangifte indienen

De BTW-aangifte voor kwartaalaangifte moet uiterlijk 1 maand na afloop van het kwartaal zijn ingediend en betaald:

• Q1 (jan-mrt): deadline 30 april


• Q2 (apr-jun): deadline 31 juli


• Q3 (jul-sep): deadline 31 oktober


• Q4 (okt-dec): deadline 31 januari (volgend jaar)

De Kleineondernemersregeling (KOR) is een facultatieve BTW-vrijstelling voor ondernemers waarvan de jaarlijkse omzet onder de €20.000 blijft. Als je de KOR toepast:

• Je berekent geen BTW op je facturen


• Je doet geen BTW-aangifte


• Je mag ook geen voorbelasting terugvorderen


• Je facturen vermelden: 'BTW niet van toepassing – artikel 25 Wet OB'

De KOR is met name gunstig als:

1. Je klanten voornamelijk particulieren zijn (die geen BTW kunnen terugvorderen)


2. Je weinig zakelijke kosten hebt waarover voorbelasting te vorderen is


3. Je weinig BTW-administratie wil bijhouden

Als je veel zakelijke kosten maakt (laptop, auto, kantoorruimte), dan mis je de aftrek van voorbelasting. Stel: je koopt voor €5.000 aan zakelijke apparatuur incl. 21% BTW. Dat is €867 aan betaalde BTW die je bij KOR-deelname NIET kunt terugvorderen. Bij een omzet dicht tegen de €20.000-grens weegt dit al snel zwaarder dan het voordeel van geen aangifte doen.

KOR aanvragen of beëindigen:

De KOR vraag je aan via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Na aanmelding geldt de regeling minimaal 3 jaar — je kunt er dus niet zomaar telkens uit en in. Overschrijd je de €20.000-grens, dan eindigt de KOR automatisch en dien je te stoppen met het toepassen van BTW-vrijstelling. Geef dit direct door aan de Belastingdienst.

Rekenvoorbeeld KOR vs. BTW-plichtig:

Maria is freelance copywriter met €18.000 jaaromzet en €2.000 aan zakelijke kosten (incl. BTW).

Zonder KOR:

• BTW te ontvangen: €18.000 × 0,21 = €3.780


• Voorbelasting terug: (€2.000 / 1,21) × 0,21 = €347


• Per saldo te betalen: €3.780 − €347 = €3.433


• Administratieve last: 4 kwartaalaangiftes per jaar

• BTW te ontvangen: €0


• Voorbelasting terug: €0


• Per saldo te betalen: €0


• Netto voordeel: Maria kan haar tarieven met 21% verlagen voor particuliere klanten (concurrentievoordeel) of haar marge verhogen

1. Fiscaal Agent (fiscalagent.nl)
Fiscaal Agent is een AI-gedreven boekhoudplatform speciaal voor Nederlandse ZZP'ers. De software herkent automatisch het juiste BTW-tarief per transactiecategorie, berekent de verschuldigde BTW real-time en bereidt je kwartaalaangifte voor. Je hoeft zelf nooit meer een formule toe te passen — alle transacties worden automatisch geclassificeerd. Bovendien stuurt Fiscaal Agent je een herinnering ruim voor elke BTW-aangifte-deadline.

2. Belastingdienst Rekenhulp BTW
De Belastingdienst biedt op belastingdienst.nl een officiële rekenhulp aan waarmee je kunt controleren welk BTW-tarief op jouw specifieke product of dienst van toepassing is. Url: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/btw/

3. Berekenhet.nl BTW-rekenmachine
Berekenhet.nl biedt een eenvoudige online BTW-rekenmachine waarmee je snel van excl. naar incl. BTW kunt omrekenen en vice versa. Handig als snelle check, maar niet geschikt als vervanger voor een volledige boekhoudoplossing.

4. Mijn Belastingdienst Zakelijk
Via het portaal Mijn Belastingdienst Zakelijk doe je je officiële BTW-aangifte. Je kunt hier ook je KOR aan- of afmelden, suppletieaangiftes indienen als je een fout wil herstellen, en je aangifte-historiek raadplegen.

Tip over suppletie: Heb je een fout gemaakt in een eerder ingediende BTW-aangifte? Dan kun je een suppletieaangifte indienen. Dit is verplicht als het verschil meer dan €1.000 bedraagt. Vrijwillig herstellen zonder dat de Belastingdienst erachter is gekomen, voorkomt doorgaans een vergrijpboete.

De BTW-tarieven zelf (21%, 9%, 0%) zijn in 2025 en 2026 ongewijzigd gebleven. Toch zijn er enkele relevante ontwikkelingen:

KOR-drempel blijft €20.000:
De KOR-drempel is in 2025 en 2026 niet verhoogd. Er was een politiek voorstel om de grens naar €25.000 te brengen, maar dit is niet doorgegaan. ZZP'ers die dicht bij de grens zitten, moeten hun omzet dus nauwlettend blijven volgen.

E-facturatie voor overheidscontracten:
Vanaf 2025 is e-facturatie (elektronisch factureren in standaard UBL-formaat) verplicht voor alle facturen aan overheidsinstellingen. Als ZZP'er die werkt voor gemeenten, provincies of rijksoverheid, moet je je facturatieproces hierop aanpassen. Fiscaal Agent ondersteunt het aanmaken van UBL-facturen.

BTW-tarief op zonnepanelen:
Het 0%-BTW-tarief op de levering en installatie van zonnepanelen op woningen is in 2023 ingevoerd en geldt onverminderd in 2025 en 2026. ZZP'ers in de installatiebranche die zonnepanelen plaatsen bij particulieren, factureren dus 0% BTW.

Financieel impact samengevat:

Praktisch advies voor 2025/2026:
Zorg dat je boekhoudprogramma de BTW-categorieën automatisch herkent. Controleer elk kwartaal of je de KOR-drempel niet overschrijdt als je daarvoor in aanmerking komt. Bewaar alle BTW-facturen minimaal 7 jaar (de wettelijke bewaarplicht voor ondernemers).