BTW-Aangifte Voorbeeld 2025: Stap voor Stap Invullen met Echt Ingevuld Formulier

Als BTW-ondernemer in Nederland ben je verplicht periodiek BTW-aangifte te doen. De meeste ZZP'ers doen dit per kwartaal. De aangifte doe je digitaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk of via erkende boekhoudsoftware.

Wanneer ben je BTW-plichtig?

Je bent BTW-ondernemer zodra je als ZZP'er of eenmanszaak goederen of diensten levert in het kader van een onderneming. Er is geen omzetdrempel voor de BTW-plicht zelf — alleen de KOR-regeling (Kleineondernemersregeling) biedt een uitzondering voor ondernemers met een jaaromzet onder €20.000.

Aangifte per kwartaal: de standaard

De Belastingdienst wijst de meeste startende ZZP'ers automatisch in het kwartaaltijdvak. De aangiftetermijnen voor 2025 zijn:

De deadline is altijd de laatste dag van de maand volgend op het kwartaal. Valt deze op een weekend of feestdag, dan verschuift de deadline naar de eerstvolgende werkdag.

Bewaarplicht

Alle onderliggende administratie — facturen, bonnetjes, bankafschriften — moet je minimaal 7 jaar bewaren. Voor onroerend goed geldt een termijn van 10 jaar. De Belastingdienst kan gedurende deze periode je administratie opvragen en controleren.

Digitale verplichting

Sinds 2005 is het indienen van een papieren BTW-aangifte voor de meeste ondernemers niet meer mogelijk. Je bent verplicht de aangifte digitaal in te dienen, tenzij de Belastingdienst uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor een papieren versie.

Hieronder volgt een volledig ingevuld voorbeeld van een BTW-aangifte voor het eerste kwartaal van 2025. Het voorbeeld is gebaseerd op Jan de Vries, een freelance grafisch ontwerper uit Amsterdam.

Bedrijfsgegevens voorbeeld:

• Naam: Jan de Vries Ontwerp


• Rechtsvorm: Eenmanszaak


• BTW-nummer: NL123456789B01


• KVK-nummer: 87654321


• Tijdvak: Q1 2025 (1 januari – 31 maart 2025)

BTW-aangifte Q1 2025 (januari–maart)

Rubriek 1: Prestaties binnenland

1a. Leveringen/diensten belast met hoog tarief (21%)
Omzet excl. BTW: €12.500,00
BTW (21%): €2.625,00

1b. Leveringen/diensten belast met laag tarief (9%)
Omzet excl. BTW: €0,00
BTW (9%): €0,00

1c. Leveringen/diensten belast met overige tarieven, geen 0%
Omzet excl. BTW: €0,00
BTW: €0,00

1d. Privégebruik
BTW-correctie privégebruik auto of andere goederen: €0,00

1e. Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast
Omzet (vrijgestelde diensten of nultarief): €0,00

---

Rubriek 2: Prestaties buitenland

2a. Leveringen naar landen buiten de EU (export)
Omzet: €0,00

2b. Leveringen naar landen binnen de EU (intracommunautaire leveringen)
Omzet: €0,00

---

Rubriek 3: Prestaties waarbij de heffing naar u is verlegd

3a. Leveringen waarbij de heffing naar u is verlegd
Omzet: €0,00
BTW: €0,00

---

Rubriek 4: Prestaties vanuit het buitenland aan u verricht

4a. Leveringen/diensten uit landen buiten de EU aan u
Bedrag: €0,00
BTW: €0,00

4b. Leveringen/diensten uit landen binnen de EU aan u (intracommunautaire verwervingen)
Bedrag: €0,00
BTW: €0,00

---

Rubriek 5: Voorbelasting, kleineondernemersregeling en totaal

5a. Verschuldigde BTW (totaal rubrieken 1–4)
Verschuldigde BTW: €2.625,00

5b. Voorbelasting (BTW op zakelijke kosten)

Specificatie voorbelasting Q1 2025:

• Software-abonnementen (Adobe Creative Cloud, Figma): €210,00


• Kantoorartikelen en apparatuur: €189,00


• Zakelijke telefoonkosten: €63,00


• Reiskosten (trein): €42,00


• Boekhoudkosten (Fiscaal Agent): €105,00


• Overige zakelijke kosten: €231,00

5c. Subtotaal (5a minus 5b)
Subtotaal: €2.625,00 – €840,00 = €1.785,00

5d. Vermindering kleineondernemersregeling (KOR)
Vermindering: €0,00 (niet van toepassing)

---

EINDRESULTAAT:

Verschuldigde BTW: €2.625,00
Aftrekbare voorbelasting: €840,00
Te betalen aan Belastingdienst: €1.785,00

---

Dit bedrag moet uiterlijk 30 april 2025 zowel ingediend als betaald zijn. Het rekeningnummer van de Belastingdienst is NL86INGB0002445588, onder vermelding van je BTW-nummer en het tijdvak (Q1 2025).

Stap 1: Verzamel je verkoopfacturen

Som alle facturen op die je in het kwartaal hebt verstuurd. Onderscheid hierbij:

• Facturen met 21% BTW (standaard voor de meeste diensten)


• Facturen met 9% BTW (voedsel, bepaalde goederen — zelden relevant voor ZZP-dienstverleners)


• Facturen met 0% BTW of vrijgestelde omzet (bijv. onderwijs, gezondheidszorg)


• Facturen aan EU-klanten zonder BTW (intracommunautaire leveringen, rubriek 2b)

Stap 2: Verzamel je inkoopfacturen en bonnetjes

Som alle zakelijke kosten op waarover je BTW hebt betaald. Dit is de voorbelasting die je in mindering mag brengen. Vereisten voor aftrekbaarheid:

• De kosten zijn aantoonbaar zakelijk


• Je hebt een geldige factuur op naam van je onderneming


• De factuur voldoet aan de factuureisen (BTW-nummer, volgnummer, etc.)

Stap 3: Controleer de berekening

Rubriek 5a = som van alle BTW in rubrieken 1a t/m 4b
Rubriek 5b = totaal van al je aftrekbare voorbelasting
Rubriek 5c = 5a minus 5b

Is 5c positief? Dan betaal je dit bedrag aan de Belastingdienst.
Is 5c negatief? Dan heb je recht op teruggaaf — de Belastingdienst stort dit terug op je rekening.

Stap 4: Dien de aangifte in via Mijn Belastingdienst Zakelijk

Log in met eHerkenning (niveau 1 is voldoende voor BTW-aangifte). Navigeer naar BTW > Aangifte > Nieuw tijdvak. Vul de bedragen in de rubrieken in en verzend. Je ontvangt direct een bevestiging met een aanslagnummer.

Stap 5: Betaal het verschuldigde bedrag

Betaling gaat via een bankoverschrijving naar de Belastingdienst. Let op: de Belastingdienst verrekent betalingen niet automatisch met een openstaand aanslagnummer — vermeld altijd je BTW-nummer en tijdvak in de omschrijving.

Suppletieaangifte: als je een fout hebt gemaakt

Heb je in een vorige aangifte een bedrag verkeerd ingevuld? Dan dien je een suppletieaangifte in. Dit kan via Mijn Belastingdienst Zakelijk onder 'Aanvulling'. Je vult alleen het verschil in — niet de hele aangifte opnieuw. Dien een suppletie altijd zo snel mogelijk in; vrijwillige correctie vóór een boekenonderzoek voorkomt boetes.

Fout 1: Te laat indienen of betalen

De Belastingdienst onderscheidt twee soorten verzuim: het niet op tijd indienen (aangifteverzuim) en het niet op tijd betalen (betalingsverzuim). De boetes zijn:

• Aangifteverzuim: €68 per te laat ingediende aangifte (eerste keer). Bij herhaling loopt dit op tot €136.


• Betalingsverzuim: ook €68 per te laat betaalde aangifte (eerste verzuim). Dit bedrag loopt bij herhaling op.


• Opzettelijke onjuiste aangifte: maximale boete van €5.514 bij opzet of grove schuld. In ernstige gevallen kan de Belastingdienst strafrechtelijk vervolgen.


• Rente: naast de boete rekent de Belastingdienst belastingrente (momenteel circa 8% per jaar) over te laat betaalde BTW.

Fout 2: Privékosten als zakelijke kosten aftrekken

Dit is de meest voorkomende reden voor naheffingen. Een etentje met vrienden, persoonlijke kleding of een vakantie boeken als zakelijke kosten is niet toegestaan. Bij een boekenonderzoek herziet de Belastingdienst de voorbelasting en legt een naheffingsaanslag op.

Fout 3: Geen factuur bewaard bij voorbelasting

Je mag alleen BTW aftrekken als je een geldige factuur hebt. Een bankafschrift of een creditcardoverzicht is onvoldoende. Bewaar altijd de originele factuur of bon, bij voorkeur digitaal.

Fout 4: Verkeerd BTW-tarief op facturen

Sommige ZZP'ers rekenen 9% BTW voor diensten die eigenlijk onder het 21%-tarief vallen, of omgekeerd. Controleer altijd welk tarief van toepassing is. Grafisch ontwerp, IT-diensten, coaching en de meeste zakelijke dienstverlening vallen onder het 21%-tarief.

Fout 5: Intracommunautaire leveringen niet apart vermelden

Leveer je diensten aan btw-plichtige bedrijven in andere EU-landen? Dan doe je dit met 0% BTW (verlegging) en moet je dit apart vermelden in rubriek 2b. Vergeet je dit, dan is je aangifte technisch onjuist.

Fout 6: KOR niet correct toegepast

Sommige ZZP'ers met een lage omzet denken dat ze automatisch zijn vrijgesteld van BTW-aangifte via de KOR, terwijl ze zich nooit hebben aangemeld. De KOR is opt-in: je moet je uitdrukkelijk aanmelden bij de Belastingdienst.

De wettelijke verplichting: digitaal

Sinds de invoering van het verplicht elektronisch berichtenverkeer voor ondernemers is de papieren BTW-aangifte voor nagenoeg alle ZZP'ers verleden tijd. De digitale aangifte gaat via:

1. Mijn Belastingdienst Zakelijk — de officiële overheidsdienst, toegankelijk via eHerkenning of DigiD.


2. Erkende boekhoudsoftware — programma's zoals Fiscaal Agent, Twinfield, Exact Online, Moneybird of e-Boekhouden.nl kunnen de aangifte direct vanuit de administratie voorbereiden en indienen.

• Automatische berekening: de software berekent de verschuldigde BTW en de voorbelasting op basis van je geboekte facturen.


• Realtime validatie: fouten (zoals ontbrekende BTW-nummers of onjuiste tarieven) worden vóór indiening gesignaleerd.


• Directe koppeling met bankrekening: veel platforms koppelen je banktransacties automatisch aan facturen, waardoor de voorbelasting vrijwel automatisch wordt samengesteld.


• Digitale bewaarplicht: alle facturen worden geautomatiseerd opgeslagen en zijn zeven jaar doorzoekbaar.

De Kleineondernemersregeling (KOR) is bedoeld voor ondernemers met een jaaromzet onder €20.000 excl. BTW. Als je voor de KOR kiest:

• Breng je geen BTW in rekening op je facturen


• Doe je geen kwartaalaangiftes


• Mag je ook geen voorbelasting aftrekken

Maandaangifte vs. kwartaalaangifte

Bij een omzet boven ca. €1 miljoen per jaar wijst de Belastingdienst je in het maandtijdvak in. Voor de meeste ZZP'ers geldt het kwartaaltijdvak. Je kunt zelf ook verzoeken om maandaangifte als je regelmatig BTW terugkrijgt (bijv. bij veel buitenlandse omzet).

Tip 1: Houd een aparte zakelijke bankrekening aan

Een dedicated zakelijke rekening maakt het sorteren van zakelijke kosten aanzienlijk eenvoudiger. Vrijwel alle banktransacties kun je direct koppelen aan een factuur, wat de BTW-verwerking automatiseert.

Tip 2: Boek facturen direct bij ontvangst

Zet een wekelijkse administratie-afspraak van 30 minuten in je agenda. Verwerk alle inkomende en uitgaande facturen direct, zodat je aan het einde van het kwartaal niet met een stapel papieren zit.

Tip 3: Reserveer de BTW apart

Overboek elke week het BTW-deel van je ontvangen facturen naar een aparte spaarrekening. Als je €12.500 incl. BTW ontvangt, reserveer je €2.168,70 (= €12.500 × 21/121). Zo kom je nooit voor verrassingen te staan bij de aangifte.

Tip 4: Gebruik de suppletie proactief

Ontdek je na indiening een fout in je aangifte? Dien direct een suppletieaangifte in. De Belastingdienst waardeert proactief herstel en legt bij vrijwillige correctie doorgaans geen boete op, zolang er geen sprake is van opzet.

Tip 5: Let op de BTW-gevolgen van gemengd gebruik

Gebruik je een auto of laptop zowel privé als zakelijk? Dan mag je de BTW alleen aftrekken voor het zakelijke deel. Bij een auto die voor 40% privé wordt gebruikt, is slechts 60% van de BTW aftrekbaar. Documenteer dit met een rittenregistratie.

Tip 6: Controleer buitenlandse leveranciers

Koop je software of diensten in bij buitenlandse leveranciers (bijv. Adobe, Google, Zoom)? Dan berekenen zij soms geen BTW, maar ben jij als Nederlandse ondernemer verplicht de BTW zelf aan te geven via de verleggingsregeling (rubriek 4a of 4b). Dit heet de reverse charge mechanisme.

Tip 7: Vraag om uitstel bij tijdnood

Kun je de aangifte niet op tijd indienen door overmacht? Je kunt telefonisch uitstel aanvragen bij de Belastingdienst Ondernemers (0800-0443). Doe dit vóór de deadline — achteraf is uitstel niet mogelijk.