Boekhouding voor Vertalers en Tolken (ZZP): Complete Belastinggids 2025/2026

Vertalers en tolken zijn voor de Belastingdienst gewone ondernemers die diensten verlenen. Er zijn geen bijzondere BTW-vrijstellingen voor vertalers — het standaardtarief van 21% geldt. Wat de situatie bijzonder maakt, is het grote aandeel buitenlandse opdrachtgevers.

BTW: 21% standaard

Voor vertaaldiensten geldt het hoge BTW-tarief van 21%. Dit geldt zowel voor literaire vertalingen, technische vertalingen als tolkdiensten. Er bestaat geen verlaagd BTW-tarief voor vertaaldiensten — ook niet als je literaire werken vertaalt.

Urencriterium: 1.225 uur per jaar

Om gebruik te maken van de ondernemersaftrekken (zelfstandigenaftrek, startersaftrek) moet je minimaal 1.225 uur per jaar aan je vertaalonderneming besteden. Voor vertalers tellen naast de vertaaluren ook revisie, klantcontact, acquisitie, CAT-tool beheer, terminologieonderzoek en administratie mee.

Belastingschijven 2025 en 2026

Als freelance vertaler wordt je winst belast in box 1 (inkomen uit werk en woning):

Ondernemersaftrekken 2025/2026

• Zelfstandigenaftrek: €2.470 (2025), €1.200 (2026)


• Startersaftrek: Extra €2.123 de eerste drie jaar


• MKB-winstvrijstelling: 12,7% van de winst na aftrekken

Freelance vertalers rekenen per woord (€0,08–€0,15 per woord) of per pagina/uur. Een doorsnee productieve dag levert 2.000–3.000 woorden op. Bij een tarief van €0,10/woord en 220 werkdagen per jaar (50% productief vertaald) is de brutoomzet:
220 dagen × 50% × 2.500 woorden × €0,10 = €27.500 per jaar

Bij een specialistisch tarief van €0,14/woord loopt dit op tot €38.500 per jaar.

Vertalers hebben een aantal specifieke aftrekposten die bij andere beroepen nauwelijks voorkomen:

CAT-tools en vertaalsoftware

Computer-Assisted Translation (CAT) tools zijn de kern van het vertaalwerk. Dit zijn aanzienlijke zakelijke kosten:

• SDL Trados Studio (licentie): €695–€895 per jaar


• MemoQ (licentie): €620 per jaar


• DeepL Pro (abonnement): €240 per jaar


• Wordfast Classic: €400 (eenmalig)


• Terminologiebeheer-software (MultiTerm, Glossary Converter): €100–€300

Woordenboeken en naslagwerken

Vakspecifieke woordenboeken (Van Dale Groot woordenboek, technische en juridische woordenboeken) zijn volledig aftrekbaar. Ook online woordenboek-abonnementen en vakliteratuur tellen mee. Denk aan:

• Van Dale Online (abonnement): €30–€60/jaar


• Juridische of technische naslagwerken: €50–€300/stuk


• Vaktijdschriften vertalen en terminologie: €100–€250/jaar

Vertalers werken intensief achter het bureau — een ergonomische stoel, verstelbaar bureau en goede monitor zijn zakelijke investeringen. Aandachtspunten:

• Ergonomische bureaustoel (€300–€800): afschrijven over 5 jaar


• Tweede monitor (€200–€400): afschrijven over 3 jaar


• Ergonomisch toetsenbord en muis: direct aftrekbaar


• Blauwlichtfilterbril (als aantoonbaar zakelijk): aftrekbaar

Een afgesloten werkruimte thuis die uitsluitend zakelijk wordt gebruikt kan aftrekbaar zijn, mits aan de strenge voorwaarden van de Belastingdienst wordt voldaan (eigen opgang of duidelijke scheiding). Huur je een coworking space, dan zijn die kosten volledig aftrekbaar.

Bijscholing en vakverenigingen

• Cursussen vakspecialisatie (juridisch, medisch, technisch): volledig aftrekbaar


• Lidmaatschap vakverenigingen (NGTV, VvNV): €100–€300/jaar, aftrekbaar


• Conferenties en seminars: aftrekbaar, inclusief reiskosten

• Zakelijk aandeel telefoon en internet: aftrekbaar (schatting 80–90% bij full-time freelance)


• Laptop/PC: afschrijven over 3 jaar


• Headset voor tolkdiensten: direct aftrekbaar


• Goede webcam en microfoon voor remote tolkwerk: direct aftrekbaar

Bij tolkdiensten reis je regelmatig naar opdrachtgevers. Kilometervergoeding bij eigen auto: €0,23/km (2025). Houd een rittenregistratie bij.

De BTW-situatie voor vertalers is uniek door het grote aandeel internationale klanten. Dit verplicht je de verleggingsregeling correct toe te passen.

Binnenlandse klanten: 21% BTW op de factuur

Factureer je een Nederlandse klant (particulier of bedrijf), dan bereken je gewoon 21% BTW en draag je dit af via je BTW-aangifte.

BTW-verlegging bij EU-zakelijke klanten (B2B)

Dit is het meest voorkomende scenario voor vertalers: een bedrijf in Duitsland, België, Frankrijk of een ander EU-land geeft je een vertaalopdracht. In dit geval:

1. Je factureert zonder BTW


2. Op de factuur vermeld je het BTW-nummer van de klant


3. Je schrijft op de factuur: 'BTW verlegd' of 'Reverse charge, article 44 EU VAT Directive'


4. De klant draagt de BTW af in zijn eigen land

Particuliere EU-klanten (B2C)

Levering je diensten aan particulieren in andere EU-landen, dan gelden complexere regels. In principe breng je dan Dutch BTW (21%) in rekening, maar bij omzet boven de EU-drempel van €10.000 aan B2C-diensten moet je je mogelijk registreren in het andere EU-land of gebruik maken van de One-Stop-Shop (OSS) regeling. Voor de meeste freelance vertalers is dit scenario zeldzaam.

Niet-EU-klanten (VS, VK, Japan, etc.)

Factureer je klanten buiten de EU? Dan breng je geen BTW in rekening — het BTW-nultarief geldt voor diensten buiten de EU. Vermeld 'Exportdienst — geen BTW verschuldigd' op de factuur.

Kleine Ondernemersregeling (KOR)

Als je jaarlijkse BTW-belaste omzet onder de €20.000 blijft, kun je kiezen voor de KOR. Let op: de KOR kijk naar je totale omzet, inclusief buitenlandse omzet. Als je veel voor buitenlandse klanten werkt (geen BTW), telt die omzet niet mee voor de €20.000-grens. Dit kan de KOR aantrekkelijker maken voor vertalers met veel internationale klanten.

Inkomsten in vreemde valuta

Veel vertalers ontvangen betalingen in dollars, ponden of andere valuta. Bij het boeken moet je de koers op de factuurdatum hanteren. Koersverschillen (tussen factuurdatum en betaaldatum) zijn belastbare winst of aftrekbaar verlies. Houd hier rekening mee bij je financiële planning.

We berekenen de belastingpositie van Thomas, een technisch vertaler (EN-NL, DE-NL) die 60% voor buitenlandse opdrachtgevers werkt.

Situatie Thomas (2025):

• Totale omzet: €42.000

• Zakelijke kosten: €8.400


• Voldoet aan urencriterium

• SDL Trados licentie: €895


• MemoQ licentie: €620


• Woordenboeken en naslagwerken: €420


• Ergonomisch meubilair (afschrijving): €240


• Thuiswerkplek (pro rata, eigen kamer): €960


• Bijscholing technische terminologie: €800


• Lidmaatschap NGTV en VvNV: €260


• Laptop afschrijving (over 3 jaar): €450


• Reiskosten tolkdiensten (€0,23 × 2.000 km): €460


• Telefoon en internet (85% zakelijk): €680


• Marketing en website: €360


• Overige kosten: €2.255


• Totaal: €8.400

Inkomstenbelasting:
€27.177 × 35,82% = €9.735

BTW-afdracht Thomas:

• BTW verschuldigd over Nederlandse omzet: €16.800 × 21% = €3.528


• BTW terugvorderbaar op kosten (alleen NL deel): ± €1.460


• Per saldo af te dragen: €2.068

Totale belastingdruk Thomas: €9.735 + €2.068 = ca. €11.800 op een omzet van €42.000, ofwel ca. 28%.

Deze fiscale fouten zien we het vaakst bij freelance vertalers:

1. Vergeten de ICP-opgaaf in te dienen

Bij diensten aan EU-zakelijke klanten (BTW-verlegd) moet je elk kwartaal een Opgaaf Intracommunautaire Prestaties (ICP) indienen bij de Belastingdienst. Veel vertalers weten dit niet of vergeten het. De boete voor een niet-ingediende ICP-opgaaf bedraagt €136 per kwartaal.

2. BTW-nummer klant niet vermelden op factuur

Bij BTW-verlegging moet het BTW-nummer van de opdrachtgever op de factuur staan. Staat het er niet op, dan is de verlegging technisch ongeldig en kun jij aansprakelijk worden gesteld voor de BTW.

3. CAT-tools niet opgeven als aftrekpost

Een SDL Trados-licentie van €895 wordt regelmatig vergeten. Over meerdere jaren gaat dit om significante gemiste aftrekposten.

4. Koersverschillen niet boeken

Ontvang je betalingen in dollar of pond? Het verschil tussen de wisselkoers op de factuurdatum en de ontvangstdatum is belastbaar resultaat (positief of negatief). Dit wordt stelselmatig vergeten in de administratie.

5. KOR-grens verkeerd berekenen

De KOR-grens van €20.000 geldt voor BTW-belaste omzet in Nederland. EU-omzet met verlegging telt hier doorgaans niet bij op. Vertalers met veel internationale klanten kunnen daardoor makkelijker onder de KOR-grens blijven dan ze denken.

6. Geen urenadministratie bijhouden

Vertalers die meerdere projecten tegelijk draaien, verliezen het overzicht van hun uren. Zonder sluitende urenregistratie kun je het urencriterium niet aantonen, wat de zelfstandigenaftrek (€2.470) in gevaar brengt.

Specifieke adviezen voor de vertaler als ZZP'er:

1. Gebruik een factuursjabloon voor EU-klanten

Maak twee aparte factuursjablonen: één voor Nederlandse klanten (met BTW) en één voor EU-zakelijke klanten (zonder BTW, met BTW-nummer klant en verwijzing naar reverse charge). Zo minimaliseer je fouten op facturen.

2. Gebruik een valutaomrekentool in je boekhouding

Boekhoudsoftware als Fiscaal Agent kan automatisch de wisselkoers op de factuurdatum verwerken en koersverschillen bijhouden. Dit scheelt enorm bij de jaarafsluiting.

3. Specialiseer je in een lucratief vakgebied

Technische, juridische of medische vertalers verdienen aanzienlijk meer dan algemene vertalers (€0,12–€0,18/woord versus €0,08–€0,10/woord). De bijscholingskosten voor specialisatie zijn volledig aftrekbaar.

4. Controleer je omzet voor de KOR-grens

Houd bij hoeveel je omzet in Nederland feitelijk BTW-belast is. Als dat onder de €20.000 blijft (ook al verdien je meer via buitenlandse klanten), is de KOR misschien voordelig. Bereken dit jaarlijks opnieuw.

5. Bewaar alle correspondentie met buitenlandse klanten

Bij een controle van de Belastingdienst moet je kunnen aantonen dat buitenlandse klanten BTW-plichtige ondernemers zijn. Bewaar e-mails, contracten en bevestigingen van hun BTW-nummer.

6. Plan voor je pensioen via lijfrente

Vertalers hebben geen pensioenopbouw via een werkgever. De lijfrentepremieaftrek biedt een fiscaal aantrekkelijke manier om te sparen voor later. Bereken jaarlijks je jaarruimte.

7. Zet elke maand een percentage opzij

Veel freelancers raken in de problemen bij de jaarlijkse belastingaanslag. Zet elke maand 30–35% van je omzet opzij op een spaarrekening voor belastingen en BTW.