Boekhouding voor Kappers als ZZP'er: Complete Belastinggids 2025/2026

Zelfstandige kappers werken veelal als stoelhuurder in een bestaande salon of rijden als mobiele kapper naar klanten toe. Beide constructies kennen hun eigen fiscale kenmerken.

BTW-tarieven voor kappers: 9% en 21%

Kappersdiensten vallen onder het verlaagde BTW-tarief van 9%. Dit geldt voor:

• Knipbeurten (heren, dames, kinderen)


• Kleuren, highlights, permanenten


• Wassen, föhnen, stylen


• Baardverzorging

Urencriterium: 1.225 uur

Om gebruik te maken van de zelfstandigenaftrek moet je minimaal 1.225 uur per jaar aan je kappersbedrijf besteden. Voor een kapper met 5 werkdagen per week is dit ruim haalbaar. Vergeet niet dat ook reistijd (bij mobiele kappers), administratie, inkoop en bijscholing meetellen.

Belastingschijven 2025 en 2026

Als ZZP-kapper wordt je winst belast in box 1:

Ondernemersaftrekken 2025/2026

• Zelfstandigenaftrek: €2.470 (2025), €1.200 (2026)


• Startersaftrek: Extra €2.123 de eerste drie jaar


• MKB-winstvrijstelling: 12,7% van de winst na aftrekken

Als stoelhuurder betaal je de saloneigenaar een vast bedrag of percentage voor het gebruik van de stoel, apparatuur en soms ook producten. Dit stoelhuurcontract is essentieel:

• De stoelhuur is een aftrekbare zakelijke kost


• Jij factureert je klanten rechtstreeks


• Jij draagt zelf BTW af en doet zelf aangifte inkomstenbelasting

Als ZZP-kapper heb je een reeks specifieke aftrekposten die je winst aanzienlijk kunnen verlagen:

Stoelhuur

De belangrijkste kostenpost voor veel kappers. Stoelhuur varieert enorm:

• Kleine stad: €200–€500 per maand


• Grote stad (Amsterdam, Rotterdam): €500–€1.200 per maand


• Inclusief producten: hogere vergoeding

Gereedschap en apparatuur

Alle professionele kappersattributen zijn aftrekbaar:

• Kappersscharen (€80–€400 per stuk)


• Tondeuses en trimmers (€80–€300)


• Föhns, krultangen, stijltangen (€50–€250)


• Kappersstoel (eigen investering): afschrijven over 5–10 jaar


• Wasbak, spiegel en verlichting (eigen atelier): afschrijven

Producten voor beroepsgebruik

Verfproducten, shampoos, conditioners, permanentvloeistoffen die je op klanten gebruikt, zijn aftrekbaar als zakelijke inkoopkosten. Scheiding met producten die je verkoopt is noodzakelijk voor de BTW-administratie.

Vakopleiding en bijscholing

Bijscholing in kleurtheorie, nieuwe kapstechnieken, of een opleiding tot kapperstrainer zijn volledig aftrekbaar. Denk ook aan:

• Cursussen bij merkfabrikanten (L'Oréal, Wella Academy): aftrekbaar


• Branche-evenementen en vakbeurzen: aftrekbaar


• Lidmaatschap kappersbranches-organisaties: aftrekbaar

Een kappersjasje of -schort dat uitsluitend zakelijk wordt gedragen is aftrekbaar. Een kledingstuk dat ook privé kan worden gedragen (gewoon t-shirt) is dat niet.

Reiskosten (mobiele kapper)

Rijdt je als mobiele kapper naar klanten? Dan mag je €0,23 per kilometer aftrekken (2025). Houd een digitale rittenregistratie bij.

Verzekeringen

• Beroepsaansprakelijkheidsverzekering: aftrekbaar


• Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV): aftrekbaar


• Bedrijfsinventarisverzekering (eigen apparatuur): aftrekbaar

De BTW-regels voor kappers zijn specifieker dan voor andere ZZP'ers. Hier is alles wat je moet weten:

9% BTW op kappersdiensten

Kappersdiensten vallen onder het verlaagde BTW-tarief van 9% op grond van Bijlage III van de BTW-richtlijn (arbeidsintensieve diensten). Dit geldt voor alle vormen van haarverzorging: knippen, kleuren, föhnen, stylen, permanenten en baardverzorging.

21% BTW op productenverkoop

Verkoop je shampoo, conditioner, haarmaskerts of stylingproducten in de salon, dan reken je 21% BTW. Op je factuur of bon moet het verschil zichtbaar zijn:

• Knipbeurt: €30 excl. BTW + €2,70 BTW (9%) = €32,70


• Shampoo: €10 excl. BTW + €2,10 BTW (21%) = €12,10

Kleine Ondernemersregeling (KOR)

Verdien je minder dan €20.000 per jaar aan BTW-belaste omzet? Dan kun je kiezen voor de KOR: geen BTW berekenen, geen BTW-aangifte. Voor een kapper die net begint of deeltijd werkt kan dit gunstig zijn.

Berekening: een kapper met €18.000 aan diensten (9% BTW) en €2.000 aan producten (21% BTW):

• Te betalen BTW zonder KOR: (€18.000 × 9%) + (€2.000 × 21%) = €1.620 + €420 = €2.040 per jaar


• Terug te vorderen BTW op inkoop (producten, materialen): schatting €600


• Per saldo: €1.440 te betalen

Kasadministratie: wettelijk verplicht

Veel kappers ontvangen contante betalingen. De Belastingdienst vereist dat alle contante ontvangsten worden geregistreerd. Wettelijke eisen:

• Elke contante betaling moet worden geregistreerd


• Gebruik een kassabon of geautomatiseerd kassasysteem


• Bewaar alle kasregistraties 7 jaar


• Dagelijkse kasafsluiting (kasboek)

Stoelhuur en BTW

Betaal je stoelhuur aan de saloneigenaar? Die betaalt jou een factuur (met of zonder BTW, afhankelijk van zijn BTW-status). Als stoelhuurder verwerk je dit als inkoopkosten in je eigen BTW-aangifte.

We berekenen de belastingpositie van Yasmine, een zelfstandig kapper die als stoelhuurder werkt in een Amsterdam-Oost salon.

Situatie Yasmine (2025):

• Omzet kappersdiensten (9% BTW): €25.200


• Omzet productenverkoop (21% BTW): €2.800


• Totale omzet: €28.000


• Zakelijke kosten: €9.600


• Voldoet aan urencriterium

• Stoelhuur (€650/maand × 12): €7.800


• Gereedschap (scharen, tondeuse, föhn): €480


• Producten voor beroepsgebruik (inkoop): €560 (apart van productenverkoop)


• Vakopleiding kleurcursus: €350


• Werkkleding: €120


• Reiskosten woon-werk (niet aftrekbaar voor stoelhuurders): €0


• Beroepsaansprakelijkheidsverzekering: €180


• Telefoon en internet (30% zakelijk): €110


• Totaal: €9.600

Inkomstenbelasting (schijf 1, 35,82%):
€13.907 × 35,82% = €4.983

Heffingskortingen (arbeidskorting, algemene heffingskorting) verlagen dit verder.

BTW-afdracht Yasmine:

• Verschuldigd over diensten: €25.200 × 9% = €2.268


• Verschuldigd over producten: €2.800 × 21% = €588


• Totaal verschuldigd: €2.856


• Terug te vorderen BTW op inkoop: ± €700 (op stoelhuur met BTW, gereedschap)


• Per saldo af te dragen: €2.156

Kappers maken in de praktijk regelmatig dezelfde fiscale fouten:

1. Diensten en producten op hetzelfde BTW-tarief boeken

Dit is de meest voorkomende en potentieel duurste fout. Als je een dienst (9%) en product (21%) samenvoegt op één kassabon met één tarief, klopt je BTW-aangifte niet. Behandel beide stromen altijd gescheiden.

2. Stoelhuur vergeten als aftrekpost

Sommige kappers boeken de stoelhuur niet als zakelijke kosten, omdat het 'voelt' als een afdracht. Stoelhuur is een gewone, aftrekbare zakelijke kostenpost. Vraag altijd een factuur of kwitantie aan de saloneigenaar.

3. Geen kasadministratie bijhouden

Bij een boekencontrole is de eerste vraag van de Belastingdienst: hoe leg je verantwoording af voor je contante inkomsten? Zonder kasadministratie of kassasysteem is dat onmogelijk. Boetes kunnen oplopen tot 50–100% van de verschuldigde belasting.

4. Producten voor privégebruik als zakelijk opgeven

Koop je ook producten voor eigen gebruik (haarverf voor jezelf, shampoo voor thuis)? Dan is dat privé en niet aftrekbaar. Houd een strikte scheiding tussen zakelijke en privéinkopen.

5. Geen rittenregistratie bijhouden als mobiele kapper

Als je bij klanten thuis kapt en je eigen auto gebruikt, heb je recht op €0,23/km. Zonder rittenregistratie is die aftrekpost niet aanvaardbaar voor de Belastingdienst.

6. Te laat aangifte en afdracht

Kappers met kwartaalaangifte moeten de BTW binnen een maand na het kwartaal indienen en betalen. Bij te late betaling lopen rente en boetes op.

Op basis van ervaringen met kappers als ZZP'er zijn dit de meest waardevolle fiscale adviezen:

1. Gebruik een kassasysteem of betaalterminal met kassafunctie

Een eenvoudig kassasysteem (Lightspeed, SumUp POS, iZettle) registreert automatisch je diensten en producten op de juiste BTW-tarieven. Dit scheelt enorm bij je kwartaalaangifte en geeft een professionele uitstraling.

2. Vraag altijd een factuur van je stoelhuur

De stoelhuurvergoeding moet schriftelijk zijn vastgelegd. Zonder factuur of huurcontract kan de Belastingdienst de aftrekpost weigeren. Vraag maandelijks een factuur aan de saloneigenaar.

3. Overweeg de KOR als je starter bent

Als je net begint en je omzet nog laag is (onder de €20.000), kan de KOR aantrekkelijk zijn. Het scheelt administratie en je kunt lagere prijzen rekenen dan gecollega's met BTW-plicht.

4. Investeer in kwaliteitsvakgereedschap en schrijf het af

Goede scharen (€200–€400) gaan jaren mee. Door ze correct af te schrijven verlaag je elk jaar je belastbare winst. Bewaar aankoopfacturen altijd.

5. Sluit een AOV af

Als kapper kun je door een armkwetsuur, RSI of burn-out tijdelijk niet werken. Een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) beschermt je inkomen en de premie is volledig aftrekbaar.

6. Plan je belastingafdracht maandelijks

Zet elke maand 25–30% van je netto-inkomsten opzij voor inkomstenbelasting en BTW. Kappers met 9% BTW betalen per saldo minder BTW dan bij 21%, maar de inkomstenbelasting blijft gelden over de winst.

7. Laat je stoelhuurcontract checken door een adviseur

Een foutief opgesteld stoelhuurcontract kan door de Belastingdienst worden aangemerkt als arbeidsovereenkomst (dienstverband), met alle gevolgen van dien: loonbelasting, sociale premies en boetes. Laat het contract eenmalig beoordelen door een fiscalist of de Kamer van Koophandel.