Boekhouding voor Coaches en Trainers: Complete Belastinggids 2025/2026

Coaches en trainers vallen in Nederland in een fiscaal grijs gebied. De Belastingdienst maakt een scherp onderscheid tussen coaching (belast met 21% BTW) en erkend onderwijs (BTW-vrijgesteld). Begrijpen aan welke kant van die grens jij staat, is de eerste stap.

BTW-status: 21% is de standaard voor coaches

Standaard geldt 21% BTW op coachingsdiensten. Coaching wordt beschouwd als een dienst, niet als onderwijs, tenzij je voldoet aan specifieke vrijstellingscriteria. Er zijn twee routes naar BTW-vrijstelling:

1. BIG-registratie: Ben je geregistreerd in het BIG-register (Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg), zoals als psycholoog of psychotherapeut, dan zijn je diensten vrijgesteld van BTW. Dit geldt specifiek voor zorg- en behandelgerelateerde diensten.

1. CRKBO-registratie: Het Centraal Register Kort Beroepsonderwijs (CRKBO) biedt BTW-vrijstelling voor opleiders die erkend beroepsonderwijs verzorgen. Voorwaarden zijn onder andere dat je een kwaliteitssysteem hanteert en dat jouw opleiding is gericht op een beroep. Louter persoonlijke ontwikkelingscoaching kwalificeert hier doorgaans niet voor.

Urencriterium: 1.225 uur per jaar

Om gebruik te maken van de zelfstandigenaftrek en andere ondernemersvoordelen, moet je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden. Voor coaches tellen niet alleen de sessies zelf mee, maar ook voorbereiding, acquisitie, administratie, netwerken en bijscholing. Houd een urenadministratie bij — de Belastingdienst kan hierom vragen.

Belastingschijven 2025 en 2026

Je winst als coach wordt belast via box 1 (inkomen uit werk en woning):

Door gebruik te maken van de ondernemersaftrekken verlaag je je belastbare winst aanzienlijk.

Ondernemersaftrekken 2025/2026

• Zelfstandigenaftrek: €2.470 (2025) of €1.200 (2026) — let op de forse daling!


• Startersaftrek: Extra €2.123 bovenop de zelfstandigenaftrek, maximaal 3 jaar


• MKB-winstvrijstelling: 12,7% van de winst na aftrekken

Coaches hebben een uitgebreider palet aan aftrekposten dan veel andere ZZP'ers. De sleutel is dat een kostenpost een zakelijk doel dient en dit aantoonbaar is.

Werkruimte thuis of extern

Veel coaches ontvangen klanten aan huis. Een praktijkruimte thuis is aftrekbaar als de ruimte uitsluitend zakelijk wordt gebruikt en een eigen ingang heeft (of duidelijk van het woongedeelte is gescheiden). Is dit het geval, dan zijn de kosten (huur, energie, inrichting) pro rata aftrekbaar. Huur je extern een praktijkruimte, dan zijn die kosten volledig aftrekbaar — denk aan coworking spaces, therapiecentra of trainingslocaties.

Typische kosten voor een externe praktijkruimte: €250–€600 per maand afhankelijk van de stad en het type ruimte.

Opleidingen en supervisie

Nascholing, bijscholing, intervisiebijeenkomsten en supervisie zijn volledig aftrekbaar. Voor coaches is dit een substantiële post: een erkende opleiding tot NLP-practitioner kost €1.500–€3.500, een systemische coachingsopleiding €2.000–€5.000. Zolang de opleiding je vakkennis als coach vergroot, is ze aftrekbaar.

Boeken, tijdschriften en vakliteratuur

Vakliteratuur over psychologie, coachingsmodellen, leiderschap en communicatie is volledig aftrekbaar. Bewaar je bonnetjes van boekhandelaren en online aankopen.

Digitale tools voor online coaching

Online coachen is voor velen de norm geworden. De volgende tools zijn aftrekbaar:

• Videoconferentie-software (Zoom Pro: ca. €180/jaar)


• Online planningssoftware (Calendly, Acuity Scheduling: €80–€180/jaar)


• E-mailmarketingplatform (Mailchimp, ActiveCampaign: €120–€600/jaar)


• Website-hosting en domeinnaam (€100–€300/jaar)


• Online leermanagement-systeem (Teachable, Kajabi: €400–€1.500/jaar)


• Boekhoudpakket zoals Fiscaal Agent

Rijdt je met eigen auto naar klanten of trainingslocaties? Je mag €0,23 per kilometer aftrekken (2025). Houd een rittenregistratie bij met datum, begin- en eindbestemming en het zakelijk doel. Bij meer dan 500 zakelijke kilometers per jaar is een rittenregistratie-app een slimme investering.

Marketing en acquisitie

LinkedIn Premium (€700+/jaar), visitekaartjes, advertentiebudget, fotografie voor je website — allemaal aftrekbaar zolang het zakelijk doel aantoonbaar is.

Telefoon en internet

Gebruik je telefoon en internet zowel zakelijk als privé? Dan is het zakelijk gebruiksaandeel aftrekbaar. Een redelijke schatting is 75–90% zakelijk voor actieve coaches.

Investering in apparatuur (KIA)

Investeer je in laptops, tablets, een camera voor online sessies of studiomicrofoon? Investeringen tussen €2.901 en €392.230 komen in aanmerking voor de Kleinschaligheidsaftrek (KIA), met een maximale aftrek van 28% van de investering. Apparatuur die meer dan €450 kost moet over meerdere jaren worden afgeschreven.

De BTW-regels voor coaches zijn complexer dan voor de meeste andere ZZP'ers. Hier is een helder overzicht:

Standaard: 21% BTW

Als je niet CRKBO- of BIG-geregistreerd bent, breng je 21% BTW in rekening op al je diensten. Je bent dan verplicht BTW-aangifte te doen (per kwartaal of maand).

BTW-vrijstelling via CRKBO

De CRKBO-vrijstelling geldt voor kort beroepsonderwijs. Voorwaarden:

• Je bent ingeschreven in het CRKBO


• Je hanteert een kwaliteitssysteem (bijv. ISO-gecertificeerd)


• Je opleiding is gericht op een specifiek beroep of vakgebied

Kleine Ondernemersregeling (KOR)

Verdien je minder dan €20.000 per jaar aan BTW-belaste omzet? Dan kun je gebruikmaken van de KOR. Voordelen:

• Je hoeft geen BTW te berekenen en af te dragen


• Geen BTW-aangifte


• Minder administratie

Berekening: bij een omzet van €18.000 en zakelijke kosten met €2.000 BTW erin, bespaar je met de KOR €18.000 × 21% = €3.780 aan af te dragen BTW, maar mis je €2.000 aan terug te vorderen BTW. Netto voordeel KOR: €1.780.

EU-klanten

Geef je trainingen aan bedrijven in andere EU-landen? Dan geldt de verleggingsregeling: je factureert zonder BTW en vermeldt 'BTW verlegd' op de factuur. De klant draagt de BTW af in zijn eigen land. Voor particuliere EU-klanten gelden andere regels — raadpleeg de Belastingdienst voor de exacte situatie.

Laten we de belastingpositie uitrekenen van Marloes, een loopbaancoach die vanuit huis werkt en ook online sessies aanbiedt.

Situatie Marloes (2025):

• Omzet coachingsessies (21% BTW): €35.000


• Ze is niet KOR-plichtig (omzet boven €20.000)


• Zakelijke kosten: €9.200


• Ze voldoet aan het urencriterium (1.225+ uur)

• Huur praktijkruimte (50% van werkamer thuis): €1.200


• Opleidingen en supervisie: €2.400


• Digitale tools (Zoom, Calendly, website): €480


• Marketing en LinkedIn Premium: €720


• Reiskosten (€0,23 × 3.000 km): €690


• Boeken en vakliteratuur: €350


• Telefoon en internet (80% zakelijk): €720


• Boekhoudpakket: €360


• Overige kosten: €2.280


• Totaal aftrekbare kosten: €9.200

Inkomstenbelasting (schijf 1, 35,82%):
€20.367 × 35,82% = €7.295

Zonder de ondernemersaftrekken zou Marloes over €35.000 - €9.200 = €25.800 belasting betalen: €25.800 × 35,82% = €9.242. De aftrekken besparen haar dus ruim €1.947 per jaar.

BTW-afdracht Marloes:

• Verschuldigde BTW: €35.000 × 21% = €7.350


• Te verrekenen BTW op kosten (schatting): €9.200 × 21/121 ≈ €1.597


• Per saldo af te dragen: €5.753

In de praktijk zien we bij coaches steeds dezelfde fiscale fouten terugkomen:

1. BTW-vrijstelling ten onrechte claimen

Veel coaches denken ten onrechte dat ze BTW-vrijgesteld zijn omdat hun werk 'onderwijsachtig' aanvoelt. Zolang je niet CRKBO- of BIG-geregistreerd bent, ben je BTW-plichtig. Een onjuiste toepassing van de vrijstelling kan leiden tot naheffingen met rente en boetes.

2. Privé-uitgaven als zakelijk aftrekken

Bibliotheekabonnementen, 'inspirerende' vakantieboeken, wellness-abonnementen ('voor zelfontwikkeling') — deze zijn privé en niet aftrekbaar. De Belastingdienst hanteert de eis dat kosten een direct zakelijk doel dienen.

3. Niet voldoen aan het urencriterium

Precies 1.225 uur is de grens voor ondernemersaftrekken. Coaches die ook parttime in loondienst zijn, moeten extra opletten: de regel dat je meer dan 50% van je werktijd als ondernemer moet doorbrengen (de zogeheten dominerend-criteriumtest) geldt als je ook in dienst bent.

4. Vergeten BTW op privégebruik zakelijke goederen

Gebruik je een laptop of auto zowel zakelijk als privé? Dan moet je aan het einde van het jaar BTW corrigeren voor het privégebruik. Dit vergeten velen.

5. Te laat aangifte doen

BTW-aangifte moet binnen een maand na het kwartaal zijn ingediend. Te laat is een boete van minimaal €68. Plan vaste momenten in voor je kwartaalsluitingen.

6. Geen rekening houden met de dalende zelfstandigenaftrek

De zelfstandigenaftrek daalt van €2.470 in 2025 naar €1.200 in 2026. Coaches die hun belastingschatting niet aanpassen, komen aan het einde van het jaar voor financiële verrassingen te staan.

Gebaseerd op ervaringen met duizenden ZZP-coaches en trainers, zijn dit de meest waardevolle adviezen:

1. Beoordeel jaarlijks of de KOR gunstig is

Naarmate je omzet groeit, kan de KOR op enig moment ongunstig worden. Maak elk jaar in november een snelle berekening: vergelijk af te dragen BTW minus terug te vorderen BTW. Als je veel investeert in cursussen, software of apparatuur, is de reguliere BTW-aangifte vaak voordeliger.

2. Open een zakelijke betaalrekening

Scheid zakelijk en privé strikt. Een zakelijke rekening maakt je boekhouding aanzienlijk eenvoudiger en geeft een professionele indruk bij klanten die facturen betalen.

3. Gebruik een urenregistratie-app

Apps als Toggl, Harvest of Clockify helpen je aantonen dat je aan het urencriterium voldoet. Noteer ook niet-factureerbare uren: acquisitie, e-mails, administratie, bijscholing.

4. Overweeg een pensioenvoorziening

Als coach heb je geen pensioenopbouw via een werkgever. Overweeg een lijfrenteverzekering of bankspaarrekening. De premies zijn aftrekbaar binnen de jaarruimte. Hoe eerder je begint, hoe gunstiger het fiscale voordeel uitpakt.

5. Zorg voor een AOV (Arbeidsongeschiktheidsverzekering)

Coaching is mentaal veeleisend. Een burn-out of ziekte kan je inkomen volledig stilleggen. Een AOV dekt dit risico — de premie is volledig aftrekbaar als zakelijke kosten.

6. Bewaar alle bonnetjes digitaal

De Belastingdienst accepteert digitale bonnetjes. Scan of fotografeer bonnetjes direct na aankoop met een app als Receipt Bank of gebruik de scanning-functie in Fiscaal Agent. Je bent verplicht je administratie 7 jaar te bewaren.

7. Facturen naar buitenlandse klanten correct opmaken

Factureer je coaches of bedrijven in andere EU-landen? Vermeld altijd het BTW-nummer van de klant, de tekst 'BTW verlegd / Reverse charge' en geen BTW-bedrag op de factuur. Een foutieve factuur kan leiden tot problemen bij de klant en bij jouw BTW-aangifte.