Hoe Verwerk Je Omzetbelasting in Je Boekhouding?

Voordat je een BTW-aangifte indient, moet je administratie op orde zijn. Dit houdt in:

Wat je nodig hebt:

• Alle verkoopfacturen van de aangifteperiode (incl. BTW-bedragen)


• Alle inkoopfacturen en bonnetjes (incl. BTW-bedragen)


• Bankafschriften van de periode


• Boekhoudprogramma met bijgewerkte administratie

Aangifte periodes:
De meeste ZZP'ers doen kwartaalaangifte. De deadlines zijn:

• Q1 (jan-mrt): aangifte uiterlijk 30 april


• Q2 (apr-jun): aangifte uiterlijk 31 juli


• Q3 (jul-sep): aangifte uiterlijk 31 oktober


• Q4 (okt-dec): aangifte uiterlijk 31 januari

Tip: Maak bij elke factuur direct duidelijk welk BTW-tarief van toepassing is. Gebruik je boekhoudprogramma om facturen te versturen — dat vult het tarief automatisch in.

Het principe van BTW is eenvoudig: je int BTW voor de Belastingdienst op je verkopen, en je mag de BTW die je zelf hebt betaald op zakelijke inkopen terugvragen. Het verschil draag je af (of krijg je terug).

BTW op verkoopfacturen:
Elke factuur die je stuurt naar een Nederlandse klant (of een niet-BTW-plichtige buitenlandse klant), vermeld je het BTW-bedrag. Voorbeeld:

• Bedrag ex. BTW: €1.000


• BTW 21%: €210


• Totaal incl. BTW: €1.210

BTW op inkoopfacturen (voorbelasting):
Als je zakelijk inkoopt bij een BTW-plichtige leverancier, staat er BTW op de factuur. Die BTW mag je terugvragen als voorbelasting. Voorbeeld:

• Laptop €1.452 incl. BTW


• BTW 21%: €252 (dit is je voorbelasting)


• Kosten ex. BTW: €1.200

Journaalposten in je boekhouding:
Elke verkoopfactuur levert twee boekingen op:

1. Debet: Debiteuren (of Bank) voor het totaalbedrag incl. BTW


2. Credit: Omzet voor het bedrag exclusief BTW


3. Credit: BTW-afdracht voor het BTW-bedrag

1. Debet: Kosten voor het bedrag exclusief BTW


2. Debet: BTW-vordering (voorbelasting) voor het BTW-bedrag


3. Credit: Crediteuren (of Bank) voor het totaalbedrag incl. BTW

Niet alle BTW die je betaalt is volledig aftrekbaar als voorbelasting. Er zijn twee situaties die speciale aandacht vragen: niet-aftrekbare BTW en gemengd gebruik.

Volledig niet aftrekbare BTW:

• Privé-aankopen (uiteraard)


• Kosten voor representatie en relatiegeschenken boven een bepaalde grens


• Personenauto's (belemmerde aftrek — zie auto hieronder)

Telefoon en internet:
Als je je privételefoon ook zakelijk gebruikt, mag je het zakelijke deel aftrekken. De meeste ZZP'ers hanteren 75% zakelijk gebruik als norm, maar je moet dit kunnen onderbouwen.

Auto (personenauto's):
Voor een auto op de zaak gelden speciale regels. BTW op de aanschaf, onderhoud en brandstof is in principe aftrekbaar als voorbelasting. Maar gebruik je de auto ook privé? Dan moet je een correctie doen voor het privégebruik:

• Correctie = 2,7% van de cataloguswaarde (incl. BTW) per jaar voor privégebruik


• Of je houdt een kilometerregistratie bij en berekent het exacte privégebruik

Voorbeeld gemengd gebruik telefoon:

• Telefoonkosten per kwartaal: €150 incl. BTW (€124,38 ex. BTW + €25,62 BTW)


• Zakelijk gebruik: 75%


• Aftrekbare voorbelasting: 75% × €25,62 = €19,22


• Als bedrijfskosten te boeken: 75% × €124,38 = €93,29

• Een BTW-code aan te maken voor 'gedeeltelijk aftrekbaar' (bijv. 75% van 21%)


• Of twee regels te boeken: één zakelijk deel met volle BTW, één privédeel zonder BTW

Elk boekhoudprogramma werkt met BTW-codes (ook wel tariefgroepen of belastingcodes genoemd). Door de juiste code te selecteren zorgt het programma dat de BTW automatisch in de juiste rubriek van je aangifte terechtkomt.

Standaard BTW-codes voor ZZP'ers:

De exacte namen van codes verschillen per programma (Moneybird, Exact, Twinfield, e-Boekhouden), maar de systematiek is overal gelijk.

Moneybird:
Gebruikt standaard: 21% hoog, 9% laag, 0% nultarief, Vrijgesteld, Geen BTW. Kies bij het boeken van een factuur de juiste categorie en het BTW-percentage.

Exact Online:
Werkt met btw-codes zoals 'VH' (verkoop hoog), 'VL' (verkoop laag), 'IH' (inkoop hoog), 'IB' (inkoop buitenland). Configureer ze eenmalig in de instellingen.

e-Boekhouden:
Hanteert numerieke codes: 1 = 21% binnenland, 2 = 9% binnenland, 5 = nultarief, 6 = vrijgesteld.

Controleer de BTW-aangifte vóór verzenden:
Exporteer een BTW-rapport uit je boekhoudprogramma en vergelijk het met de aangifteperiode:

• Rubriek 1a: omzet tegen 21% (en het BTW-bedrag)


• Rubriek 5b: totale voorbelasting


• Rubriek 5g: het saldo (te betalen of te ontvangen)

Werk je met buitenlandse klanten of leveranciers? Dan gelden speciale BTW-regels.

Intracommunautaire levering (ICL) — diensten naar EU-bedrijven:
Lever je diensten aan een BTW-plichtig bedrijf in een ander EU-land? Dan factuur je met 0% BTW en verleg je de BTW naar de ontvanger. Dit heet de verlegd-BTW-regeling.

Vereisten:

• Klant moet een geldig BTW-nummer hebben (controleer via VIES: ec.europa.eu/taxation_customs/vies)


• Vermeld het BTW-nummer van de klant op je factuur


• Vermeld 'BTW verlegd' of '0% BTW — reverse charge'


• Boek in rubriek 3a van je BTW-aangifte

Verlegde BTW bij inkopen uit EU:
Koop je diensten in bij een EU-leverancier? Dan ontvang je een factuur zonder BTW (de BTW is naar jou verlegd). Je boekt dan:

• De verschuldigde BTW (als verkoopaangifte, rubriek 2a)


• Tegelijk als voorbelasting (rubriek 5b), waardoor het per saldo €0 is

Export buiten de EU:
Factureer je aan klanten buiten de EU? Dan geldt 0% BTW. Je hoeft geen aangifte te doen voor die omzet in rubriek 3, maar je moet de export wel kunnen bewijzen (douanedocumenten, verzendbewijs).

OSS-regeling (One Stop Shop) voor digitale diensten:
Lever je digitale diensten (software, downloads, online cursussen) aan consumenten in andere EU-landen? Dan gelden de BTW-tarieven van het land van de klant. Met de OSS-regeling doe je één aangifte in Nederland voor alle EU-landen.

Je hebt een fout ontdekt in een eerder ingediende BTW-aangifte. Wat nu?

Wanneer moet je een suppletie indienen?
Als het verschil meer dan €1.000 is (te veel of te weinig betaald), ben je verplicht een suppletie-aangifte in te dienen. Bij kleinere bedragen (onder €1.000) mag je het corrigeren in de volgende reguliere aangifte.

Hoe dien je een suppletie in?

1. Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk


2. Kies 'Omzetbelasting' → 'Suppletie indienen'


3. Vul de periode in waarop de correctie betrekking heeft


4. Voer de correcte bedragen in (niet het verschil, maar de volledige juiste bedragen)


5. Verzend de suppletie

• Als je te weinig hebt betaald: betaal het verschil plus eventuele belastingrente (momenteel 8% per jaar)


• Als je te veel hebt betaald: je krijgt het verschil terug, zonder belastingrente

Correctiebeleid:
De Belastingdienst kan tot 5 jaar terugkijken. Dit betekent dat fouten in je BTW-aangifte van 5 jaar geleden in principe nog gecorrigeerd kunnen worden.

Tip: Bewaar alle facturen en boekingsdocumentatie 7 jaar. Dit is je bewijs bij een eventuele controle.

Dit zijn de meest gemaakte fouten bij het verwerken van omzetbelasting:

1. Vergeten BTW te factureren aan buitenlandse consumenten
Lever je digitale diensten aan consumenten (niet bedrijven) in andere EU-landen? Dan moet je BTW berekenen naar het tarief van het land van de klant. Veel ZZP'ers vergeten dit en factureren ten onrechte met 0% BTW.

2. Geen BTW-nummer van EU-klant controleren
Voor de 0%-regeling bij ICL moet je het BTW-nummer van je klant controleren via het VIES-systeem. Factuur je een bedrijf dat zich heeft uitgegeven als BTW-plichtig maar dat niet is, kan de 0% worden teruggedraaid.

3. BTW over de totale autokosten terugvragen
Als je een auto privé gebruikt, geldt een correctie voor privégebruik. Veel ondernemers vragen de volledige BTW terug, maar moeten een deel terugdraaien via de jaaraangifte.

4. Privéuitgaven als zakelijke kosten met BTW-aftrek boeken
BTW op privé-aankopen is nooit aftrekbaar als voorbelasting. Controleer elk kwartaal of geen privéuitgaven per ongeluk zakelijk zijn geboekt.

5. Te laat aangifte doen
Een te late BTW-aangifte leidt direct tot een verzuimboete van €68 per aangifte. Stel dit dus nooit uit. Gebruik een agenda-herinnering of automatisch aangifte via je boekhoudprogramma.

6. Facturen zonder verplichte vermeldingen
Een factuur moet aan wettelijke eisen voldoen (factuurnummer, datum, BTW-nummer, omschrijving). Ontbreekt een van de verplichte onderdelen, dan is de voorbelasting voor je klant mogelijk niet aftrekbaar — en dat kost hem geld, wat ten koste kan gaan van de zakelijke relatie.

Gebruik deze checklist elke aangifteperiode:

Tijdens de periode:

• [ ] Elke verkoopfactuur heeft het juiste BTW-tarief


• [ ] Elke inkoopfactuur is geboekt met de juiste BTW-code


• [ ] BTW-nummers van EU-klanten zijn geverifieerd via VIES


• [ ] Gemengd gebruik is correct gesplitst

• [ ] BTW-rapport uit boekhoudprogramma is geëxporteerd


• [ ] Alle rubrieken zijn gecontroleerd


• [ ] Balans van BTW-vordering en -schuld klopt


• [ ] Geen fouten in auto-privécorrectie

• [ ] Aangifte ingediend voor de deadline (30 apr / 31 jul / 31 okt / 31 jan)


• [ ] Betaling voldaan (op de betaaldate)


• [ ] Bevestiging opgeslagen

• [ ] Is er een fout ontdekt? Suppletie indienen als bedrag > €1.000


• [ ] Alle facturen gearchiveerd voor bewaartermijn (7 jaar)

Je BTW-aangifte is ingediend. Wat zijn de volgende stappen?

Betaling:
Zorg dat het te betalen BTW-bedrag op de juiste datum op de rekening van de Belastingdienst staat. De betaaldeadline valt samen met de aangiftedeadline. Bij te late betaling riskeer je een verzuimboete van maximaal €5.514.

Reserveer BTW gedurende de periode:
Zet elke week of maand het BTW-bedrag dat je hebt ontvangen apart op een spaarrekening. Zo heb je altijd genoeg om de aangifte te voldoen en gebruik je de BTW niet per ongeluk als werkkapitaal.

Jaarafsluiting BTW:
Bij de jaarafsluiting controleer je:

• Klopt de BTW-positie op je balans (schuld of vordering)?


• Heb je de auto-privécorrectie correct verwerkt in Q4?


• Zijn alle suppletie-aangiften die nodig waren ingediend?

• Gebruik je de juiste BTW-codes consequent?


• Zijn de gemengd-gebruik percentages nog realistisch?


• Overweeg je te groeien boven €20.000 omzet? Meld je af van de KOR als dat het geval is.