Hoe Stel Je Jaarcijfers Op als ZZP'er?

Een goede voorbereiding is het halve werk. Voordat je begint met het opstellen van je jaarcijfers, verzamel je de volgende documenten en informatie:

Financieel administratie:

• Alle verkoopfacturen van het boekjaar (inclusief creditnota's)


• Alle inkoopfacturen en bonnetjes van zakelijke kosten


• Bankafschriften van je zakelijke rekening (het hele jaar)


• Kasboek als je ook contant betalingen ontvangt


• Creditcardafschriften van zakelijke uitgaven

• Huurovereenkomst of hypotheekdocumenten (voor werkruimte-aftrek)


• Leasecontracten of aankoopbewijzen van bedrijfsmiddelen


• Verzekeringspolissen van zakelijke verzekeringen


• Lening- of kredietovereenkomsten

• Zorg dat alle transacties zijn verwerkt en gecategoriseerd


• Controleer of alle BTW-aangiften kloppen met je administratie


• Exporteer een rekeningenoverzicht of grootboek

• Overzicht van onbetaalde facturen (debiteuren)


• Overzicht van nog te betalen facturen (crediteuren)


• Eventuele vooruitbetalingen die je hebt ontvangen of gedaan

Voor een BV geldt een andere deadline: de jaarrekening moet binnen 5 maanden na het einde van het boekjaar worden opgesteld en daarna binnen 8 dagen gepubliceerd bij de KVK.

De winst-en-verliesrekening (ook wel resultatenrekening) toont alle opbrengsten en kosten over het afgelopen jaar. Het verschil is je winst of verlies. Dit is het startpunt van je jaarcijfers.

Opbrengsten (omzet):
Som alle verkoopfacturen op die je in het boekjaar hebt verstuurd, exclusief BTW. Let op: gebruik het factureringsmoment, niet het moment van betaling (tenzij je op kasbasis werkt).

Directe kosten (kostprijs omzet):
Kosten die direct verband houden met je omzet, zoals:

• Ingehuurde onderaannemers


• Materiaalkosten


• Reiskosten voor projecten

Indirecte kosten (bedrijfskosten):

• Huur of deel thuiswerking (mits aftrekbaar)


• Telefoon- en internetkosten (zakelijk deel)


• Auto- en reiskosten


• Kantoorbenodigdheden


• Marketing en advertentiekosten


• Abonnementen (boekhoudsoftware, etc.)


• Verzekeringskosten


• Bankkosten


• Bijscholingskosten

Voorbeeld winst-en-verliesrekening:

Dit bedrijfsresultaat is je winst vóór ondernemersaftrekken en belasting.

De balans geeft een momentopname van je financiële positie op 31 december (of de laatste dag van je boekjaar). Links staan de activa (wat je bezit), rechts de passiva (hoe je dat hebt gefinancierd).

ACTIVA (wat je hebt):

Vaste activa:

• Inventaris en apparatuur (aanschafwaarde minus afschrijvingen)


• Auto op de zaak (aanschafwaarde minus afschrijvingen)


• Immateriële activa (goodwill, octrooien)

• Debiteuren (uitstaande facturen die nog betaald moeten worden)


• Voorraad (als je producten verkoopt)


• Vooruitbetaalde kosten (bijv. jaarlijks abonnement, half betaald in december)


• Liquide middelen (bankrekening + kas)

Eigen vermogen:

• Beginvermogen (eindsaldo vorig jaar)


• Plus winst van dit jaar


• Minus privé-onttrekkingen (geld dat je voor jezelf hebt opgenomen)

• Crediteuren (facturen die jij nog moet betalen)


• BTW-schuld of -vordering


• Leningen


• Nog te betalen belasting

De twee kanten moeten altijd gelijk zijn — vandaar de naam 'balans'. Als ze niet kloppen, is er ergens een fout in je boekingen.

Eigen vermogen berekenen:
Eigen vermogen einde jaar = Eigen vermogen begin jaar + Winst - Privé-onttrekkingen

Privé-onttrekkingen zijn de bedragen die je van je zakelijke rekening naar privé hebt overgemaakt. Als ZZP'er heb je geen salaris; je 'salaris' zijn je privé-opnamen.

Bedrijfsmiddelen met een waarde boven €450 (exclusief BTW) die langer dan een jaar meegaan, moet je activeren en jaarlijks afschrijven. Je schrijft ze af over de economische levensduur.

Gangbare afschrijvingstermijnen:

Lineaire afschrijving (meest gebruikelijk):
Afschrijving per jaar = (Aanschafwaarde - Restwaarde) / Aantal jaren

Voorbeeld: laptop voor €1.500, restwaarde €0, afschrijving 3 jaar = €500 per jaar.

Willekeurige afschrijving (VAMIL):
Met de VAMIL-regeling (voor bepaalde milieu-investeringen) mag je 75% van de investering willekeurig afschrijven in het eerste jaar. Meer hierover in de gids over verduurzaming aftrekken.

Desinvestering:
Verkoop je een bedrijfsmiddel? Dan boek je de boekwaarde (aanschafwaarde minus totale afschrijvingen) uit en verwerk je de verkoopwinst of het verlies in je resultaten.

Investeringsaftrek (KIA):
Investereer je in bedrijfsmiddelen? Dan kun je de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) claimen. Voor 2025 geldt:

• Investering tussen €2.901 en €392.230: maximaal 28% extra aftrek


• Maximale aftrek: €17.841

In je boekhoudprogramma:
Voer elke activering in als vaste activum met aanschafdatum, aanschafwaarde, afschrijvingsmethode en levensduur. Het programma berekent automatisch de jaarlijkse afschrijving en de boekwaarde op de balans.

Als eenmanszaak is een uitgebreide toelichting niet verplicht, maar wel nuttig voor je eigen inzicht en voor de aangifte inkomstenbelasting. Bij een BV is de toelichting een verplicht onderdeel van de jaarrekening.

Wat in een toelichting staat:

• Gehanteerde grondslagen voor waardering (bijv. welke afschrijvingsmethode)


• Toelichting op ongebruikelijke posten


• Overzicht van vaste activa (beginwaarde, mutaties, eindwaarde)


• Overzicht van leningen en schulden


• Verklaring grote omzet- of kostenwijzigingen

1. Kloppen je bankafschriften met je boekhouding? Maak een bankaansluiting.


2. Zijn alle facturen van het boekjaar geboekt?


3. Klopt je BTW-balanspost met je BTW-aangiften plus de te betalen BTW over Q4?


4. Zijn alle openstaande debiteuren en crediteuren correct opgenomen?


5. Zijn afschrijvingen correct berekend?


6. Sluit je beginbalans aan op de eindbalans van vorig jaar?


7. Klopt het eigen vermogen (beginvermogen + winst - onttrekkingen = eindvermogen)?

1. Bedrijfsresultaat (winst voor aftrekken)


2. Minus zelfstandigenaftrek 2025: €2.470 (2026: €1.200)


3. Minus startersaftrek (eerste 3 jaar, als je aan de urencriterium voldoet): €2.123


4. Minus MKB-winstvrijstelling: 12,7% van het resultaat na bovenstaande aftrekken


5. = Belastbare winst


6. Hier wordt vervolgens de inkomstenbelasting over berekend

Zelfs ervaren ZZP'ers maken fouten bij hun jaarcijfers. Dit zijn de meest voorkomende:

1. Privé-uitgaven als zakelijke kosten boeken
Een etentje met vrienden is geen zakelijke kosten. Alleen kosten die direct verband houden met je onderneming zijn aftrekbaar. De Belastingdienst let hier scherp op bij controles.

2. BTW niet correct verwerken in de balans
Aan het einde van het jaar heb je een BTW-positie. Heb je meer BTW ontvangen dan afgedragen? Dan is dat een schuld op je balans. Heb je te veel afgedragen? Dan is dat een vordering. Veel ZZP'ers vergeten dit mee te nemen.

3. Vergeten activering van bedrijfsmiddelen
Een nieuwe camera voor €1.200 in één keer als kosten boeken is onjuist — deze moet over 3 jaar worden afgeschreven. Activeer alle aankopen boven €450 als vaste activa.

4. Privé-onttrekkingen niet goed administreren
Elke euro die je van je zakelijke rekening naar je privérekening overmaakt is een privé-onttrekking. Als je dit niet bijhoudt, klopt je eigen vermogen op de balans niet.

5. Openstaande facturen niet meenemen
Facturen die je in december hebt verstuurd maar die pas in januari worden betaald, horen al in het boekjaar thuis (baten-lastenstelsel). Sommige ZZP'ers werken met het kasstelsel (kasboekstelsel) maar de meeste boekhoudprogramma's gebruiken standaard het baten-lastenstelsel.

6. Vergeten de balans te sluiten op het juiste moment
Je balans is een momentopname per 31 december. Facturen van december die in januari zijn betaald, staan nog als debiteuren op je balans.

Gebruik deze checklist voordat je je jaarcijfers als definitief beschouwt:

Voorbereiding

• [ ] Alle facturen van het boekjaar zijn verwerkt


• [ ] Bankafschriften zijn volledig ingevoerd en gecontroleerd


• [ ] BTW-aansluitingen kloppen


• [ ] Alle bedrijfsmiddelen zijn geactiveerd

• [ ] Alle omzet is correct geboekt (ex. BTW)


• [ ] Alle aftrekbare kosten zijn geboekt


• [ ] Afschrijvingen zijn berekend en geboekt


• [ ] Geen privé-uitgaven als zakelijke kosten

• [ ] Activa en passiva zijn in evenwicht


• [ ] Debiteuren zijn correct (openstaande verkoopfacturen)


• [ ] Crediteuren zijn correct (openstaande inkoopfacturen)


• [ ] BTW-positie is correct meegenomen


• [ ] Eigen vermogen klopt (begin + winst - onttrekkingen = eind)

• [ ] Beginbalans sluit aan op eindbalans vorig jaar


• [ ] Toelichting op bijzondere posten is geschreven


• [ ] Documenten zijn gearchiveerd (bewaarplicht 7 jaar)


• [ ] Jaarcijfers zijn besproken met eventuele accountant


• [ ] Klaar voor belastingaangifte

Je jaarcijfers zijn af — wat nu?

1. Aangifte inkomstenbelasting indienen
Gebruik je jaarcijfers als basis voor je IB-aangifte. De winst uit onderneming staat centraal. Vergeet de ondernemersaftrekken niet (zelfstandigenaftrek, startersaftrek, MKB-winstvrijstelling). Deadline: 1 mei, of vraag uitstel aan.

2. Zvw-bijdrage berekenen
Als ondernemer betaal je een inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet (Zvw). In 2025 is dat 5,26% van je winst uit onderneming (na aftrekken), in 2026 daalt dit naar 4,28%. De Belastingdienst berekent dit automatisch in je aangifte.

3. Reserveer voor belasting
Reken na hoeveel belasting je verschuldigd bent over dit jaar en vergelij dit met eventuele voorlopige aanslagen. Zet het tekort apart op een spaarrekening.

4. Start volgend boekjaar schoon
Zorg dat je beginbalans voor het nieuwe jaar klopt. Importeer je eindbalans als beginbalans in je boekhoudprogramma.

5. Evalueer je financiële positie
Jaarcijfers zijn niet alleen voor de Belastingdienst. Gebruik ze ook om je eigen bedrijfsprestaties te analyseren:

• Groeit je omzet?


• Zijn je marges stabiel?


• Zijn er kostenposten die je kunt optimaliseren?


• Hoeveel winst reserveer je voor investeringen?