Wat is een Winst-en-Verliesrekening? Complete Gids met Voorbeeld voor ZZP'ers (2025/2026)

De winst-en-verliesrekening (W&V) is een financieel overzicht van alle inkomsten en uitgaven van een onderneming over een bepaalde periode — doorgaans een boekjaar van 1 januari tot en met 31 december. Het eindigt met de nettowinst of het nettoverlies.

De kern van de W&V is één basisformule:

> Omzet − Kosten = Winst (of Verlies)

Maar achter die simpele formule gaat een gelaagde structuur schuil die je helpt inzicht te krijgen in precies waar je geld verdient en waar het naartoe gaat.

De W&V versus de balans: twee complementaire documenten

De W&V en de balans zijn samen de twee kerndocumenten van een jaarrekening. Ze vullen elkaar aan maar meten iets fundamenteel anders:

De nettowinst (of het nettoverlies) die je in de W&V berekent, wordt aan het einde van het boekjaar verwerkt in het eigen vermogen op de balans. Winst verhoogt het eigen vermogen; verlies verlaagt het. Dit is de schakel tussen de twee documenten.

Wettelijke verplichting: wie moet een W&V opstellen?

Als eenmanszaak of VOF ben je niet wettelijk verplicht een W&V op te stellen in de formele IFRS- of NL GAAP-structuur die grotere ondernemingen kennen. Toch vereist de Belastingdienst dat je de belastbare winst kunt onderbouwen en aantoonbaar maakt. In de aangifte inkomstenbelasting vul je een vereenvoudigd W&V-schema in. BV's en grotere ondernemingen zijn wettelijk (Boek 2 BW) verplicht een volledige jaarrekening inclusief W&V te deponeren bij de Kamer van Koophandel.

Bewaartermijn: De administratie die ten grondslag ligt aan je W&V moet je minimaal 7 jaar bewaren (10 jaar voor onroerend goed gerelateerde gegevens), conform de Belastingdienst-richtlijnen.

Bedrijfseconomische winst vs. fiscale winst

Een cruciaal onderscheid voor ZZP'ers is het verschil tussen twee soorten winst:

• Bedrijfseconomische winst: de 'echte' winst op basis van alle inkomsten en zakelijke kosten, zoals berekend in je W&V.


• Fiscale winst (belastbaar inkomen): de winst waarover je inkomstenbelasting betaalt, na aftrek van ondernemersaftrekken (zelfstandigenaftrek, startersaftrek) en MKB-winstvrijstelling.

Een volledige winst-en-verliesrekening bestaat uit meerdere lagen. Door deze structuur te begrijpen, zie je precies waar je resultaat wordt bepaald en welke kosten de grootste impact hebben.

De standaard opbouw van een W&V:

Categorieen van bedrijfskosten

De bedrijfskosten vormen de meest complexe laag van de W&V. De meest voorkomende categorieën voor ZZP'ers:

Afschrijvingen: een veelgenegeerde kostenpost

Afschrijvingen zijn bijzonder omdat er geen geld de deur uit gaat op het moment van boeking. Je verdeelt de aanschafkosten van een bedrijfsmiddel over de economische levensduur. Bedrijfsmiddelen met een aanschafwaarde boven €450 (exclusief BTW) moeten worden geactiveerd en afgeschreven. Een laptop van €1.500 schrijf je doorgaans in 3 jaar af: €500 per jaar als kostenpost in de W&V.

EBIT als universele maatstaf

Het bedrijfsresultaat (EBIT — Earnings Before Interest and Taxes) is een belangrijk tussenresultaat omdat het de zuivere operationele prestatie van je onderneming weergeeft, ongeacht je financieringsstructuur (schulden/rente) en belastingdruk. Banken en investeerders gebruiken EBIT als vergelijkingsbasis.

Hieronder werken we een volledig voorbeeld uit voor Lars, een fictieve ZZP-webdesigner die in 2025 zijn tweede volledige jaar als ondernemer draait.

Profiel Lars:

• Activiteit: webdesign en front-end ontwikkeling


• Omzet 2025: €65.000


• Werkt vanuit een gehuurde werkruimte


• Voldoet aan het urencriterium (min. 1.225 uur per jaar)


• Startersaftrek is in 2025 niet meer van toepassing (tweede jaar, eerste jaar was 2024)

OMZET
Netto-omzet (excl. BTW)              €65.000
Kostprijs omzet (uitbesteed werk)     -€2.500
─────────────────────────────────────────────
BRUTOWINST                           €62.500
BEDRIJFSKOSTEN
Huur werkruimte (maandelijks)         -€3.600
Software-abonnementen                 -€1.800
Afschrijving laptop (€1.500 / 3 jr)    -€500
Marketing & website                   -€1.200
Reiskosten (klantbezoeken, OV)          -€800
AOV-verzekering                       -€2.400
Kantoorkosten & vakliteratuur           -€600
─────────────────────────────────────────────
Totaal bedrijfskosten                -€10.900
─────────────────────────────────────────────
BEDRIJFSRESULTAAT (EBIT)            €51.600
Financiële lasten (geen leningen)          €0
─────────────────────────────────────────────
WINST VOOR BELASTING                 €51.600

Lars heeft een bedrijfsresultaat (EBIT) van €51.600. Dit is zijn bedrijfseconomische winst. De brutowinst van €62.500 laat zien dat na directe kosten 96,2% van de omzet beschikbaar is; de bedrijfskosten van €10.900 vertegenwoordigen 16,8% van de omzet — een gezonde ratio voor een service-georiënteerde ZZP'er.

Analyse van de kostenstructuur:

De winst-voor-belasting van €51.600 is Lars zijn vertrekpunt voor de fiscale berekening. De echte belastingdruk is dankzij ondernemersaftrekken aanzienlijk lager dan je op het eerste gezicht zou verwachten.

De bedrijfseconomische winst uit je W&V is niet automatisch ook het bedrag waarover je belasting betaalt. Als ZZP'er heb je recht op specifieke aftrekken die je belastbaar inkomen flink verlagen.

Stap-voor-stap fiscale berekening voor Lars (2025)

Bedrijfsresultaat (uit W&V)          €51.600
Ondernemersaftrekken:
  Zelfstandigenaftrek 2025            -€2.470
─────────────────────────────────────────────
Winst na ondernemersaftrekken        €49.130
MKB-winstvrijstelling (12,7%)         -€6.240
─────────────────────────────────────────────
BELASTBAAR INKOMEN (box 1)           €42.890

Belastingtarieven inkomstenbelasting 2025 en 2026:

Belastingberekening Lars 2025:

• Schijf 1 (€38.411 × 35,82%): €13.759


• Schijf 2 (€4.479 × 37,48%): €1.679


• IB voor heffingskortingen: €15.438


• Minus arbeidskorting en algemene heffingskorting (indicatief): ca. −€3.500


• Geschatte te betalen IB: ca. €11.938

De zelfstandigenaftrek wordt de komende jaren afgebouwd. In 2026 halveert deze bijna ten opzichte van 2025. Voor Lars betekent dit dat hij in 2026 (bij gelijke winst) circa €480 meer belasting betaalt door deze afbouw alleen al.

Voorwaarden voor zelfstandigenaftrek:
Je hebt recht op de zelfstandigenaftrek als je voldoet aan het urencriterium: minimaal 1.225 uur per jaar besteed aan je onderneming. Dit moet je aannemelijk kunnen maken met een urenadministratie.

MKB-winstvrijstelling: automatisch voordeel
De MKB-winstvrijstelling van 12,7% is een vrijstelling op je winst na ondernemersaftrekken. Je hoeft geen aanvraag te doen — de aftrek wordt automatisch verwerkt in de aangifte inkomstenbelasting. Het voordeel: bij een belastingtarief van 37,48% in schijf 2 scheelt de MKB-winstvrijstelling effectief 12,7% × 37,48% = circa 4,76 procentpunt belastingdruk op dat deel van je inkomen.

Voorlopige aanslag aanvragen
Verwacht je meer winst dan vorig jaar? Vraag dan een (herziene) voorlopige aanslag aan via Mijn Belastingdienst. Zo betaal je je belasting gespreid over het jaar en voorkom je een grote naheffing met rente (belastingrente 2025: 7,5%).

De Belastingdienst controleert jaarrekeningen van ZZP'ers actief. Dit zijn de meest voorkomende fouten die leiden tot correcties, boetes of naheffingen:

Fout 1: Privé-uitgaven als zakelijke kosten boeken
Alleen kosten met een aantoonbaar zakelijk karakter zijn aftrekbaar. Een diner met vrienden is geen zakelijk diner; een nieuwe bank voor thuis is geen kantoorinrichting. De Belastingdienst hanteert het criterium: zou een ondernemer zonder privébelang deze kosten ook maken? Bij gemengd gebruik (bijv. smartphone privé en zakelijk) is alleen het zakelijke deel aftrekbaar. Documenteer altijd de zakelijke reden.

Fout 2: Omzet toerekenen aan het verkeerde jaar
Bij accrual-boekhouden (factuurmethode) hoort omzet in het jaar van de factuurdatum, niet de betaaldatum. Stuur je in december 2025 een factuur die pas in januari 2026 betaald wordt? Die omzet hoort in boekjaar 2025. Verwar dit niet met het kasstelsel (betaaldatum), dat voor BTW-aangifte soms anders werkt.

Fout 3: Afschrijvingen vergeten of incorrect berekenen
Bedrijfsmiddelen met een aanschafwaarde boven €450 (exclusief BTW) moet je activeren en afschrijven over de economische levensduur. Een laptop van €1.500 in één keer als kosten boeken is fiscaal niet toegestaan. De jaarlijkse afschrijving is een kostenpost in de W&V; het activum staat op de balans. Vergeet je dit, dan presenteer je jaar 1 een te laag resultaat en de volgende jaren een te hoog resultaat.

Fout 4: BTW meenemen in de omzet
De netto-omzet in je W&V is altijd exclusief BTW. BTW is een doorlooppost tussen jou, je klant en de Belastingdienst. Als je als btw-ondernemer €10.000 + €2.100 BTW factureert, staat er €10.000 als omzet in je W&V — niet €12.100.

Fout 5: De W&V niet afstemmen met je bankafschriften
Je W&V en je bankrekening moeten kloppen. Een rekening-courantoverzicht is geen W&V, maar je kunt je W&V wel controleren door de eindstand van je bankrekening, debiteuren en crediteuren te vergelijken. Discrepanties wijzen op gemiste of dubbel geboekte transacties.

Fout 6: Voorzieningen niet opnemen
Heb je aan het einde van het jaar de verwachting dat je een aanzienlijke toekomstige kostenpost hebt (bijv. een verwacht juridisch geschil, een garantieverplichting of verwachte onderhoudskosten)? Dan kun je hiervoor een voorziening opnemen als kostenpost in de W&V van dat jaar. Veel ZZP'ers missen dit, waardoor het resultaat kunstmatig te hoog is.

Fout 7: De MKB-winstvrijstelling niet toepassen
De MKB-winstvrijstelling van 12,7% is een aanzienlijk belastingvoordeel. Hoewel dit automatisch in de aangifte inkomstenbelasting wordt verwerkt, moet je de onderliggende winst wel correct hebben berekend. Controleer altijd of dit bedrag correct is opgenomen in je belastingaangifte.

Met de volgende werkwijze stel je een betrouwbare W&V op die ook stand houdt bij een boekenonderzoek:

Tip 1: Maak maandelijks een tussentijdse W&V
Wacht niet tot het einde van het jaar. Door maandelijks of per kwartaal een tussentijds resultaat op te stellen, zie je vroeg of je op koers ligt voor je winstdoelstelling. Je kunt dan tijdig bijsturen: meer acquisitie als de omzet tegenvalt, of kosten beheersen als die hoger uitvallen dan begroot.

Tip 2: Vergelijk met vorig jaar (trendanalyse)
Een W&V op zichzelf zegt weinig. Vergelijk je huidige resultaat altijd met het voorgaande jaar. Stijgen je kosten sneller dan je omzet? Dan daalt je winstmarge. Gebruik een eenvoudige tabel:

Tip 3: Gebruik een standaard rekeningschema
Categoriseer je kosten altijd op dezelfde manier, bij voorkeur volgens een standaard rekeningschema (bijv. het RGS — Referentie Grootboekschema). Dit maakt vergelijken tussen jaren eenvoudiger en geeft boekhoudsoftware de juiste input voor automatische W&V-generatie.

Tip 4: Gebruik je W&V voor tariefbepaling
Je W&V is een krachtig instrument om je uurtarief te onderbouwen. Bereken je break-even punt: vaste kosten (€10.900) gedeeld door declarabele uren (bijv. 1.100 uur) = €9,91 kostendruk per uur. Tel hierbij je gewenste netto-inkomen, belastingdruk en pensioenopbouw op om tot een reëel minimumtarief te komen. Veel ZZP'ers stellen hun tarief te laag vast omdat ze dit niet berekenen.

Tip 5: Automatiseer met boekhoudsoftware
Moderne boekhoudpakketten (Fiscaal Agent, Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden) genereren automatisch een W&V op basis van je ingevoerde transacties. Koppel je zakelijke bankrekening via een automatische koppeling om dubbele invoer te elimineren. De tijdsbesparing is gemiddeld 5 uur per jaar aan rapportage.

Tip 6: Documenteer alle zakelijke kosten direct
Bewaar bonnen en facturen direct digitaal, bij voorkeur gekoppeld aan de boeking in je administratie. De Belastingdienst kan tot 7 jaar terug controleren. Zonder documentatie zijn kosten niet aftrekbaar, ook al zijn ze daadwerkelijk gemaakt.