Wat is Voorbelasting? BTW Terugvragen als ZZP'er
Je koopt een nieuwe computer voor je bedrijf en betaalt daarvoor €1.210 inclusief BTW. Die €210 BTW die je aan je leverancier betaalt, wil je natuurlijk terug. Dat kan, en dat heet voorbelasting. Voorbelasting is de BTW die jij als ondernemer betaalt op zakelijke inkopen en kosten. Die mag je verrekenen met de BTW die jij aan je klanten in rekening brengt.
Het systeem van voorbelasting is de kern van hoe BTW werkt voor ondernemers: jij int BTW van klanten (verschuldigde BTW), trekt daar de BTW af die je zelf hebt betaald aan leveranciers (voorbelasting), en draagt het verschil af aan de Belastingdienst. Of je krijgt BTW terug als je meer voorbelasting hebt betaald dan je verschuldigd bent.
In dit artikel leggen we precies uit wat voorbelasting is, hoe je het verrekent in de BTW-aangifte, wanneer je voorbelasting wel en niet mag aftrekken, en hoe je omgaat met gemengd gebruik (zakelijk en privé).
Direct aan de slag?
Probeer Fiscaal Agent 5 dagen gratis — geen creditcard nodig.
Vanuit Onze Ervaring
- •Fiscaal Agent berekent automatisch de aftrekbare voorbelasting per aangifte-tijdvak op basis van je ingevoerde inkoopfacturen
- •Meer dan 5.000 ZZP'ers gebruiken Fiscaal Agent voor hun kwartaalaangiften BTW
- •Gemiddeld besparen gebruikers 2 uur per kwartaal op het verwerken van hun BTW-aangifte
Definitie en Uitleg: Wat is Voorbelasting?
Voorbelasting is de officiële boekhoudterm voor de BTW die jij als BTW-plichtig ondernemer betaalt aan leveranciers op zakelijke inkopen, kosten en investeringen. In het dagelijks taalgebruik wordt ook wel gesproken van 'aftrekbare BTW' of 'input-BTW'.
Het mechanisme van BTW in een notendop:
BTW is een belasting op verbruik, maar voor ondernemers is het een doorgeefsysteem:
- Jij brengt BTW in rekening aan je klanten (dit is de verschuldigde BTW)
- Jij betaalt BTW aan je leveranciers (dit is de voorbelasting)
- Per aangifte-tijdvak bereken je het saldo: verschuldigde BTW minus voorbelasting
- Is het saldo positief? Dan draag je dit af aan de Belastingdienst
- Is het saldo negatief? Dan krijg je BTW terug
Drie BTW-tarieven in Nederland (2025):
| Tarief | Omschrijving | Voorbeelden |
|---|---|---|
| 21% | Standaard hoog tarief | Meeste diensten en producten |
| 9% | Verlaagd tarief | Voedingsmiddelen, geneesmiddelen, boeken, kappers |
| 0% | Nultarief | Internationale handel, sommige vrijgestelde diensten |
Voorbelasting vs. vrijgestelde prestaties
Niet alle ondernemers kunnen voorbelasting aftrekken. Als je uitsluitend vrijgestelde prestaties verricht (zoals een arts, verzekeringsadviseur of onderwijsinstelling), heb je geen recht op aftrek van voorbelasting. Als ZZP'er met reguliere diensten of producten ben je in de meeste gevallen volledig BTW-plichtig en heb je volledig recht op aftrek van voorbelasting.
KOR: Kleineondernemersregeling
Since 2020 kunnen ondernemers met een jaaromzet onder €20.000 kiezen voor de KOR. Kies je hiervoor, dan ben je vrijgesteld van BTW-afdracht, maar dan verlies je ook het recht op aftrek van voorbelasting. Weeg dit goed af.
Hoe Werkt Voorbelasting in de BTW-aangifte?
De BTW-aangifte verwerk je als ZZP'er doorgaans elk kwartaal (of maandelijks als je omzet hoog is). Hier lees je stap voor stap hoe de verrekening werkt:
Stap 1: Bijhouden van verschuldigde BTW
Boek elke verkoopfactuur inclusief het BTW-bedrag. De BTW die je factureert aan klanten is verschuldigd aan de Belastingdienst.
Voorbeeld:
- Factuur aan klant: €5.000 excl. BTW + €1.050 BTW (21%) = €6.050 incl. BTW
- Verschuldigde BTW: €1.050
Stap 2: Bijhouden van voorbelasting
Boek elke inkoopfactuur of zakelijke kostenpost inclusief de BTW die je hebt betaald. Dit is je voorbelasting.
Voorbeelden:
- Kantoorkosten: €400 excl. BTW + €84 BTW = €484 incl. BTW
- Softwareabonnement: €200 excl. BTW + €42 BTW = €242 incl. BTW
- Nieuwe printer: €600 excl. BTW + €126 BTW = €726 incl. BTW
- Totale voorbelasting: €252
Stap 3: Berekening saldo BTW-aangifte
> Te betalen/terug te ontvangen BTW = Verschuldigde BTW - Voorbelasting
Voorbeeld:
- Verschuldigde BTW: €2.000
- Voorbelasting: €800
- Te betalen aan Belastingdienst: €1.200
Of:
- Verschuldigde BTW: €500
- Voorbelasting: €1.200 (grote investering in dat kwartaal)
- Terug te ontvangen van Belastingdienst: €700
Deadlines BTW-aangifte 2025:
- Kwartaalaangifte: uiterlijk de laatste dag van de maand volgend op het kwartaal
- Q2 (apr-jun): vóór 31 juli
- Q3 (jul-sep): vóór 31 oktober
- Q4 (okt-dec): vóór 31 januari
- Te laat indienen of betalen levert een boete op van minimaal €68
Actuele Regels 2025: Wanneer is Voorbelasting Aftrekbaar?
Niet alle BTW die je betaalt is automatisch aftrekbaar als voorbelasting. Er gelden strikte regels:
Wanneer WEL aftrekbaar:
- De kosten hebben een direct verband met je zakelijke activiteiten
- Je beschikt over een correcte factuur met alle wettelijk verplichte gegevens (15 elementen)
- Je bent BTW-plichtig (niet vrijgesteld)
- Het gaat om kosten voor de onderneming, niet voor privégebruik
Wanneer NIET aftrekbaar:
- Privé-uitgaven (ook al zijn ze deels zakelijk, zie hieronder)
- Kosten die verband houden met vrijgestelde prestaties
- Representatiekosten die niet zakelijk te verantwoorden zijn
Gemengd gebruik: zakelijk én privé
Veel ZZP'ers hebben bedrijfsmiddelen of kosten die ze zowel zakelijk als privé gebruiken, zoals een smartphone, auto of thuiskantoor. De regel is:
- Schat het zakelijk gebruikspercentage
- Trek alleen dat percentage af als voorbelasting
Voorbeelden:
| Kostensoort | Gebruiksverhouding | Aftrekbare voorbelasting |
|---|---|---|
| Smartphone (€50/mnd incl. BTW) | 80% zakelijk | 80% van €8,68 BTW = €6,94 per mnd |
| Auto personenwagen | Max. 0% (particulier) of werkelijk % | Zie bijtelling-regels |
| Thuiswerkplek (80% zakelijk) | 80% zakelijk | 80% van kosten met BTW |
Personenauto: bijzondere regels
De BTW op een personenauto is niet volledig aftrekbaar als je die ook privé gebruikt. Het privégebruik wordt forfaitair vastgesteld op minimaal 2,7% van de cataloguswaarde per jaar. Dit bedrag moet je als verschuldigde BTW opgeven in je aangifte (fictieve levering), waardoor de netto aftrek beperkt wordt.
Eis: correcte factuur
Je mag voorbelasting alleen aftrekken als je beschikt over een volledige, correcte factuur. Een factuur moet minimaal 15 wettelijk verplichte elementen bevatten, waaronder BTW-nummer van de leverancier, datum, bedrag excl. BTW, BTW-bedrag en BTW-tarief. Ontbreekt een element? Dan mag de Belastingdienst de aftrek weigeren.
Praktisch Voorbeeld: Kwartaalaangifte BTW met Voorbelasting
Laten we een volledig kwartaalaangifte-voorbeeld doorwerken voor Sandra, een ZZP tekstschrijver.
Kwartaal 2 2025 (april, mei, juni):
Verkoopfacturen (verschuldigde BTW):
- April: 3 facturen totaal €6.500 excl. BTW → €1.365 BTW (21%)
- Mei: 2 facturen totaal €4.200 excl. BTW → €882 BTW (21%)
- Juni: 4 facturen totaal €7.800 excl. BTW → €1.638 BTW (21%)
- Totaal verschuldigde BTW: €3.885
Inkoopfacturen en kosten (voorbelasting):
| Kostensoort | Bedrag excl. BTW | BTW (21%) |
|---|---|---|
| Kantoorhuur (coworking) | €450 | €94,50 |
| Abonnementen (software) | €180 | €37,80 |
| Zakelijke reizen (NS) | €120 | €25,20 |
| Nieuw beeldscherm | €280 | €58,80 |
| Cursus copywriting | €350 | €73,50 |
| Telefoon (80% zakelijk, totaal €42 BTW) | — | €33,60 |
| Totaal voorbelasting | €323,40 |
Berekening aangifte Q2 2025:
- Verschuldigde BTW: €3.885,00
- Aftrek voorbelasting: -€323,40
- Te betalen aan Belastingdienst: €3.561,60
Dit bedrag moet Sandra vóór 31 juli 2025 betalen en de aangifte indienen.
Tip: BTW-reservering
Sandra reserveert maandelijks 21% van haar netto-omzet op een aparte spaarrekening zodat ze de BTW-afdracht altijd kan voldoen. Dat is een verstandige gewoonte voor elke ZZP'er.
Veelgemaakte Fouten bij Voorbelasting
Dit zijn de meest voorkomende fouten die ZZP'ers maken met voorbelasting:
1. Privé-BTW ten onrechte aftrekken
De meest gemaakte fout: BTW op boodschappen, kleding of een privé-etentje aftrekken als voorbelasting. Alleen zakelijke kosten kwalificeren. Bij een controle moet je de zakelijkheid van elke kostenpost kunnen aantonen.
2. Geen factuur bewaren
Aftrek van voorbelasting vereist een correcte factuur. Kassakwitanties van de supermarkt zijn geen geldige facturen voor BTW-aftrek. Vraag altijd een factuur met je BTW-nummer als het om zakelijke kosten gaat.
3. BTW op niet-aftrekbare kosten claimen
Sommige kosten zijn wettelijk uitgesloten van BTW-aftrek, zoals representatiekosten boven een bepaalde grens, sportieve activiteiten en bepaalde relatiegeschenken. Check altijd of de kostenpost aftrekbaar is.
4. Gemengd gebruik niet goed splitsen
Een smartphone die je 60% zakelijk gebruikt: dan is slechts 60% van de BTW aftrekbaar. Veel ZZP'ers trekken 100% af zonder te corrigeren voor privégebruik.
5. BTW-aangifte te laat indienen
Te late indiening leidt tot een automatische boete van €68. Herhaaldelijke verzuimen worden zwaarder beboet. Stel een herinnering in je agenda in voor de deadlines.
6. KOR gekozen maar toch voorbelasting claimen
Als je gebruikmaakt van de KOR (omzet onder €20.000), ben je vrijgesteld van BTW maar mag je dan ook geen voorbelasting aftrekken. Beide zijden van de BTW-vrijstelling gelden dan.
Tips en Aandachtspunten voor een Correcte Voorbelasting
Met deze tips haal je maximaal voordeel uit je recht op aftrek van voorbelasting:
Houd een aparte BTW-rekening bij
Boek verschuldigde BTW en voorbelasting apart in je administratie. Dit maakt de kwartaalaangifte eenvoudig en overzichtelijk.
Vraag altijd een factuur op naam van je bedrijf
Bij zakelijke aankopen: vraag altijd om een factuur op naam van je onderneming met je KVK-nummer of BTW-identificatienummer. Zonder correcte factuur geen BTW-aftrek.
Scan bonnetjes meteen
Maak direct een foto van bonnetjes na een zakelijke aankoop. Gebruik een app die bonnetjes automatisch herkent en koppelt aan je boekhouding. Zo voorkom je verlies van bewijsstukken.
Check of je leverancier BTW-plichtig is
Bij aankopen van particulieren of vrijgestelde ondernemers staat er geen BTW op de factuur — je hebt dan ook geen voorbelasting om af te trekken.
Overweeg maandaangifte bij hoge investeringen
Bij grote investeringen in een kwartaal kan je te veel voorbelasting hebben betaald. Je kunt dan kiezen voor maandelijkse BTW-aangifte om sneller je BTW-teruggave te ontvangen.
Controleer altijd je BTW-aangifte voor verzending
Correctionele BTW-aangiften zijn mogelijk maar kosten tijd. Controleer altijd de cijfers vóór indiening. Fiscaal Agent doet dit automatisch voor je en signaleert afwijkingen.
Veelgestelde Vragen
Wat is het verschil tussen voorbelasting en verschuldigde BTW?
Verschuldigde BTW is de BTW die jij in rekening brengt aan je klanten en aan de Belastingdienst moet afdragen. Voorbelasting is de BTW die jij betaalt aan leveranciers op zakelijke inkopen. Je verrekent beide in de BTW-aangifte: verschuldigde BTW minus voorbelasting = te betalen of terug te ontvangen BTW.
Mag ik de BTW op een thuiswerkplek aftrekken als voorbelasting?
Dat hangt af van de situatie. Als je een deel van je woning exclusief zakelijk gebruikt (bijv. een aparte werkruimte die voldoet aan de zelfstandigheidscriteria), kun je de BTW op bepaalde kosten naar rato aftrekken. Kosten die uitsluitend op het zakelijke deel betrekking hebben (zoals een zakelijk internetabonnement) zijn volledig aftrekbaar. De BTW op hypotheekrente of huur is nooit aftrekbaar.
Kan ik BTW terugvragen over aankopen uit voorgaande kwartalen die ik vergeten was?
Ja, je kunt vergeten voorbelasting alsnog opnemen in een later tijdvak, mits dit binnen een redelijke termijn is. Je mag vergeten voorbelasting corrigeren via een suppletieaangifte of door het op te nemen in de eerstvolgende reguliere aangifte. De Belastingdienst accepteert dit doorgaans tot 5 jaar na het belastingjaar.
Wat is de KOR en verlies ik daarmee mijn recht op voorbelasting?
De Kleineondernemersregeling (KOR) is een vrijstelling voor ondernemers met een jaaromzet onder €20.000. Als je kiest voor de KOR, hoef je geen BTW te berekenen aan klanten, maar verlies je ook het recht op aftrek van voorbelasting. Bij hoge zakelijke kosten (investeringen) kan het dus aantrekkelijker zijn om geen KOR te kiezen, zodat je die BTW wel kunt terugvragen.
Hoe werkt de BTW-aftrek bij een auto die ik ook privé gebruik?
De BTW op een personenauto is niet volledig aftrekbaar bij privégebruik. Je corrigeert het privégebruik via de aangifte: je moet jaarlijks minimaal 2,7% van de catalogusprijs (incl. BTW) als verschuldigde BTW bijtellen. Dit verlaagt de netto aftrek. Voor een bestelauto die uitsluitend zakelijk wordt gebruikt is de BTW volledig aftrekbaar.
Hoeveel voorbelasting mag ik aftrekken op een zakelijke lunch met een klant?
De BTW op zakelijke lunches, diners en andere representatiekosten is in principe aftrekbaar als je aan kunt tonen dat de kosten zakelijk zijn. Er is echter een beperking: als de kosten als 'relatiegeschenken of representatie' worden aangemerkt, geldt een aftrekbeperking. In de praktijk wordt de BTW op zakelijke lunches die direct verband houden met je onderneming (bijv. een werkoverleg met een klant) doorgaans volledig geaccepteerd, mits goed gedocumenteerd.
Bronnen & Referenties
- [1]BTW-aftrek voorbelasting - BelastingdienstBelastingdienst
- [2]Kleineondernemersregeling (KOR) 2025Belastingdienst
- [3]BTW-aangifte doen - deadlines en werkwijzeBelastingdienst
- [4]
Geschreven door
Fiscaal Agent Redactie
Boekhouding & Belasting Experts
De Fiscaal Agent redactie schrijft praktische artikelen over boekhouding, belastingen en financieel beheer voor ZZP'ers en freelancers in Nederland.
Meer Lezen
Klaar om je boekhouding te vereenvoudigen?
Fiscaal Agent automatiseert je boekhouding met AI. Minder administratie, meer inzicht, altijd op tijd.