Wat is een Jaarrekening? Volledige Gids voor ZZP'ers

Een jaarrekening is een gestructureerd financieel rapport dat de financiële toestand van een onderneming op een bepaald moment vastlegt, samen met de financiële prestaties over een periode (doorgaans een kalenderjaar). De term is wettelijk verankerd in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Een volledige jaarrekening bestaat uit drie kernonderdelen:

1. De balans
De balans is een momentopname op de laatste dag van het boekjaar (31 december voor de meeste ondernemers). Links staan de activa (bezittingen), rechts de passiva (schulden en eigen vermogen). De twee zijden moeten altijd in evenwicht zijn: activa = passiva. Voor een ZZP'er als eenmanszaak staan hier zaken als je zakelijke bankrekening, openstaande facturen (debiteuren), inventaris en laptops aan de activazijde. Aan de passivazijde vind je te betalen BTW, eventuele leningen en het eigen vermogen.

2. De winst-en-verliesrekening
Dit is een overzicht van alle inkomsten en uitgaven gedurende het boekjaar. De basisformule is simpel: Omzet minus Kosten = Winst (of Verlies). Voor de inkomstenbelasting is de fiscale winst het uitgangspunt. Dit is de winst na aftrek van ondernemersaftrekken zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek.

3. De toelichting
Hier worden posten uit de balans en winst-en-verliesrekening nader verklaard. Denk aan afschrijvingsbeleid, gehanteerde waarderingsgrondslagen en bijzondere gebeurtenissen in het jaar.

Wat is het verschil met de aangifte inkomstenbelasting?
Veel ZZP'ers verwarren de jaarrekening met de aangifte inkomstenbelasting. De jaarrekening is een intern en extern financieel document. De aangifte inkomstenbelasting is de formele belastingaangifte bij de Belastingdienst. De cijfers uit je jaarrekening vormen wel de basis voor je belastingaangifte.

De jaarrekening wordt opgesteld aan het einde van elk boekjaar op basis van de gevoerde administratie gedurende dat jaar. Het proces ziet er voor een ZZP'er als volgt uit:

Stap 1: Administratie compleet maken
Zorg dat alle inkomsten en uitgaven van het jaar zijn geboekt. Controleer of alle verkoopfacturen en inkoopfacturen zijn ingevoerd en of de bankafschriften kloppen met de boekingen.

Stap 2: Balans opmaken
Stel de openingsbalans (beginstand) en de slotbalans (eindstand) op. Verwerk privéstortingen en privéonttrekkingen, want bij een eenmanszaak zijn privé en zakelijk boekhoudkundig met elkaar verbonden.

Stap 3: Winst-en-verliesrekening opstellen
Bereken de omzet, trek alle zakelijke kosten af en kom tot de bruto- en nettowinst. Pas vervolgens de ondernemersaftrekken toe om de fiscale winst te bepalen.

Stap 4: Toelichting schrijven
Leg het afschrijvingsbeleid vast, de waarderingsgrondslagen en eventuele bijzonderheden.

Stap 5: Belastingaangifte indienen
Gebruik de cijfers uit de jaarrekening voor de aangifte inkomstenbelasting. De deadline is 1 mei van het volgende jaar, maar je kunt uitstel aanvragen tot 1 september (via DigiD) of langer met een fiscaal dienstverlener.

Bewaarplicht: 7 jaar
Je bent wettelijk verplicht je administratie, inclusief de onderliggende documenten van de jaarrekening, minimaal 7 jaar te bewaren. Voor onroerend goed geldt een bewaarplicht van 10 jaar. Dit geldt voor zowel digitale als papieren documenten.

Een van de meest gestelde vragen is: moet ik als ZZP'er mijn jaarrekening deponeren bij de KVK? Het antwoord hangt af van je rechtsvorm.

Overzicht deponeringsplicht per rechtsvorm (2025):

Eenmanszaak: geen deponeringsplicht
Als ZZP'er met een eenmanszaak ben je NIET verplicht je jaarrekening te deponeren bij de KVK. Je hoeft ook geen jaarrekening in de wettelijke zin op te stellen. Wel ben je verplicht een deugdelijke financiële administratie bij te houden op grond van de administratieplicht (artikel 52 AWR).

BV: wel verplicht, met forse boetes
Bezit je (ook) een BV? Dan ben je verplicht de jaarrekening binnen 13 maanden na afloop van het boekjaar te deponeren bij de KVK. Doe je dit niet of te laat, dan riskeer je een boete van maximaal €22.500. Bovendien kan te late deponering leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement.

Groot vs. klein vs. micro
BV's worden ingedeeld in groottecategorieën die bepalen hoe uitgebreid de jaarrekening moet zijn:

• Micro-onderneming: omzet < €700.000, balanswaarde < €350.000 — vereenvoudigde balans en W&V


• Klein: omzet < €12 miljoen — beperkte publicatieplicht


• Middelgroot: omzet < €40 miljoen — uitgebreidere eisen


• Groot: omzet > €40 miljoen — volledige publicatie inclusief accountantsverklaring

• Aangifte inkomstenbelasting (vereist financieel overzicht)


• Hypotheekaanvraag of krediet bij een bank


• Aanvraag van een subsidie


• Samenwerking met grotere opdrachtgevers die financiële transparantie vragen

Laten we een concreet voorbeeld bekijken van een grafisch ontwerper, Lisa, die als eenmanszaak werkt en in 2025 haar eerste volledige jaar draait.

Gegevens Lisa (2025):

• Omzet: €68.000 (excl. BTW)


• Kosten kantoorruimte (thuis, 15%): €1.800


• Abonnementen software (Adobe, etc.): €1.200


• Laptop (aangeschaft 2025, €1.500): direct aftrekbaar (onder €450-grens per stuk, of volledig in jaar 1)


• Cursussen en vakliteratuur: €900


• Zakelijke reiskosten: €600


• Overige zakelijke kosten: €800


• Totale kosten: €6.800

Balans per 31 december 2025:

Dit voorbeeld laat zien hoe balans en winst-en-verliesrekening elkaar aanvullen en hoe de totalen van activa en passiva per definitie gelijk zijn.

Na het analyseren van duizenden boekhoudingen van ZZP'ers zien we bij Fiscaal Agent de volgende fouten het meest:

1. Privé en zakelijk door elkaar halen
De meest gemaakte fout: privé-uitgaven als zakelijke kosten boeken. De Belastingdienst let hier scherp op. Alleen kosten met een zakelijk karakter zijn aftrekbaar. Een privé-etentje boeken als 'zakelijke lunch' is fiscaal niet toegestaan.

2. Vergeten om de openingsbalans te maken
Zeker voor starters: begin het eerste jaar met een correcte openingsbalans. Breng je startkapitaal, aangeschaft gereedschap of een tweedehands laptop in als zakelijk vermogen.

3. BTW en omzet door elkaar halen
De omzet in je winst-en-verliesrekening is altijd exclusief BTW. BTW is een doorlooppost en hoort niet in je resultatenrekening thuis, maar op de balans (als te betalen of te vorderen post).

4. Afschrijvingen vergeten of verkeerd berekenen
Bedrijfsmiddelen boven €450 (excl. BTW) moeten worden afgeschreven, niet direct als kosten geboekt. Een laptop van €1.200 schrijf je in 3 jaar af, niet in één keer.

5. Debiteuren niet opnemen in de balans
Openstaande facturen aan het einde van het jaar zijn een bezitting (debiteur) en horen op de balans. Veel ZZP'ers vergeten dit, waardoor de balans niet klopt.

6. Te laat bewaren of vernietigen
De bewaarplicht is 7 jaar (10 jaar voor onroerend goed). Het vernietigen van administratie vóór die termijn kan leiden tot bestuurlijke boetes en problemen bij een belastingcontrole.

Met deze praktische tips zorg je dat je jaarrekening altijd op orde is:

Werk met een boekjaar dat gelijk loopt aan het kalenderjaar
Voor ZZP'ers met een eenmanszaak is het boekjaar standaard 1 januari tot 31 december. Dit maakt de koppeling met de aangifte inkomstenbelasting het eenvoudigst.

Sluit maandelijks af
Houd je boekhouding actueel door elke maand te controleren of alle facturen zijn ingeboekt en de bankafschriften zijn verwerkt. Dit voorkomt een grote tijdsinvestering aan het einde van het jaar.

Gebruik een zakelijke bankrekening
Een separate zakelijke bankrekening maakt het scheiden van privé en zakelijk vele malen eenvoudiger. Dit is niet wettelijk verplicht voor eenmanszaken, maar sterk aanbevolen.

Digitale administratie is toegestaan en efficiënt
Je mag je administratie volledig digitaal voeren. Scan bonnetjes direct na ontvangst. Zorg wel dat de digitale bestanden leesbaar en doorzoekbaar zijn en bewaar ze geordend.

Vraag tijdig uitstel voor de belastingaangifte
De standaard deadline voor de aangifte inkomstenbelasting is 1 mei. Lukt dat niet, vraag dan tijdig uitstel aan. Via een belastingadviseur of fiscaal dienstverlener kun je uitstel krijgen tot 1 mei van het jaar daarna.

Laat je jaarrekening checken bij ingrijpende beslissingen
Ga je een hypotheek aanvragen, wil je een medewerker aannemen of overweeg je een BV op te richten? Laat dan een gecertificeerde accountant of belastingadviseur je jaarrekening controleren om onaangename verrassingen te voorkomen.