Debiteur en Crediteur: Het Verschil en Hoe Je Ze Beheert als ZZP'er

Debiteur — Dit is een partij die jou geld schuldig is. Als ZZP'er zijn jouw debiteuren bijna altijd de klanten aan wie jij een factuur hebt gestuurd maar die nog niet hebben betaald. Op jouw balans staat een debiteur aan de activazijde: het is een vordering die je hebt op een ander.

Crediteur — Dit is een partij aan wie jij nog geld schuldig bent. Jouw crediteuren zijn de leveranciers, dienstverleners of verhuurder aan wie jij een factuur hebt ontvangen maar nog niet hebt betaald. Op jouw balans staat een crediteur aan de passivazijde: het is een schuld die jij nog moet inlossen.

Ezelsbruggetje:

• Debiteur = degene die aan jou Deed (leverde jij aan hen)


• Crediteur = aan wie jij nog Credit (schuld) hebt

Debiteuren en crediteuren worden in de boekhouding bijgehouden op afzonderlijke grootboekrekeningen. De debiteurenadministratie bijt op hoeveel klanten je aan jou verschuldigd zijn. De crediteurenadministratie toont hoeveel je aan leveranciers moet betalen. Het saldo van alle debiteuren minus alle crediteuren geeft je werkkapitaalpositie inzicht.

Debiteurenbeheer is het actieve proces van het opvolgen van openstaande facturen en het borgen dat klanten tijdig betalen. Als ZZP'er zonder debiteurenadministrateur ben jij dat zelf.

Stap 1: Stel duidelijke betalingstermijnen in

In Nederland zijn de gangbare betalingstermijnen:

• 14 dagen — aanbevolen voor ZZP'ers, bevordert snelle betaling


• 30 dagen — standaard in veel branches


• 60 dagen — maximaal toegestaan voor zakelijke transacties (B2B) tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen

Stap 2: Verstuur een herinnering

Is de betalingstermijn verstreken? Onderneem dan snel actie:

1. Dag 1 na vervaldatum: Vriendelijke betalingsherinnering per e-mail


2. Dag 7-10: Tweede herinnering, iets strakker in toon


3. Dag 14-21: Aanmaning met vermelding van wettelijke rente en incassokosten


4. Na 30 dagen: Overdracht aan incassobureau of rechtszaak

Vanaf de vervaldatum heb je recht op wettelijke rente. Voor zakelijke transacties (B2B) geldt de wettelijke handelsrente, die in 2025 8% per jaar bedraagt. Dit percentage wordt halfjaarlijks vastgesteld. Vermeld de rente op uw aanmaning:

> "Wij maken u erop attent dat vanaf de vervaldatum van [datum] de wettelijke handelsrente van 8% per jaar van toepassing is op het openstaande bedrag."

Stap 4: Incassokosten claimen

Bij niet-betaling na aanmaning heb je recht op wettelijke incassokosten (WIK). Dit zijn vaste percentages op basis van het openstaande bedrag:

Impact van late betalingen op liquiditeit:

Stel je factureert gemiddeld €5.000 per maand. Als klanten gemiddeld 45 dagen later betalen dan de termijn van 14 dagen, zit er op elk moment gemiddeld €7.500 'vast' bij debiteuren. Dat geld kun je niet inzetten voor je eigen betalingsverplichtingen, belastingafdrachten of investeringen. Actief debiteurenbeheer is daarmee direct een liquiditeitsmaatregel.

Situatie: Jeroen is een zelfstandig IT-consultant. In februari 2025 heeft hij drie opdrachten afgerond:

Debiteurenpositie van Jeroen op 30 maart: €7.600 openstaand.

Zijn acties:

1. Voor StartupBedrijf B (5 dagen te laat): Jeroen stuurt een vriendelijke herinnering met het verzoek binnen 7 dagen te betalen.

1. Voor Overheidsdienst C (10 dagen te laat): Jeroen stuurt een formelere herinnering en vermeldt dat hij per vervaldatum recht heeft op wettelijke handelsrente van 8%.

• Openstaand: €2.200


• Dagelijkse rente: €2.200 × 8% / 365 = €0,48 per dag


• 5 dagen: €2,40 extra

Crediteuren van Jeroen: Hij heeft zelf nog een openstaande factuur van zijn softwareleverancier (€180) en zijn accountant (€350). Die betaalt hij voor de vervaldatum om zijn eigen reputatie als betrouwbare betaler te behouden.

1. Te vriendelijk zijn en te lang wachten
Veel ZZP'ers vinden het ongemakkelijk om klanten te manen en wachten te lang. Hoe langer een factuur openstaat, hoe moeilijker de inning. Na 90 dagen is de kans op volledige betaling al aanzienlijk gedaald.

2. Geen betalingstermijn vermelden op de factuur
Zonder expliciete betalingstermijn geldt een redelijke termijn — maar wat 'redelijk' is, is voor discussie vatbaar. Vermeld altijd een concrete datum of aantal dagen op de factuur.

3. Debiteuren en crediteuren door elkaar halen
In de boekhouding kan verwarring ontstaan als je dezelfde partij zowel als debiteur als crediteur hebt — bijvoorbeeld een klant aan wie je ook diensten afneemt. Houd aparte grootboekrekeningen bij en verrechnet ze alleen als daar goede reden voor is.

4. Geen schriftelijk bewijs van de opdracht
Zonder getekende offerte of opdrachtbevestiging is een vordering moeilijk afdwingbaar. Maak het aanvaarden van een opdracht altijd expliciet schriftelijk.

5. Vergeten dat grote bedrijven wettelijk maximaal 60 dagen mogen wachten
Als een grote opdrachtgever in de contractvoorwaarden 90 of 120 dagen betalingstermijn opneemt, is dat voor hen ongeldig jegens een ZZP'er. U hoeft daarin niet mee te gaan.

6. Crediteuren te laat betalen
Omgekeerd: ook te laat betalen van uw eigen crediteur beschadigt uw reputatie en kan leiden tot opschorting van diensten of extra kosten.

Preventief:

• Vraag altijd een aanbetaling bij nieuwe klanten of grote opdrachten (bijv. 30-50% vooraf)


• Controleer kredietwaardigheid van nieuwe zakelijke klanten via het KVK-register of een kredietcheck dienst


• Stel duidelijke betalingsvoorwaarden op en verwijs daarnaar op elke factuur


• Werk met automatische herinneringen — boekhoudsoftware zoals Fiscaal Agent kan automatisch herinneringen sturen

• Handel snel zodra de termijn verstreken is — elke dag telt


• Documenteer alle communicatie over openstaande facturen (e-mails, brieven, telefoongesprekken)


• Ken uw rechten op wettelijke rente (8% per jaar B2B in 2025) en incassokosten (WIK)


• Schakel tijdig een incassobureau in als eigen pogingen mislukken — de kosten zijn voor rekening van de debiteur

• Betaal uw eigen facturen tijdig — dit is ook een maat voor uw professionaliteit


• Vraag bij betalingsproblemen altijd tijdig uitstel — leveranciers zijn dan vaak bereid mee te werken


• Monitor uw crediteuren-ouderdomsanalyse — weet altijd welke facturen er nog uitstaan en wanneer ze vervallen