Wat is Boekhouding? Complete Gids voor ZZP'ers

Boekhouding (ook: administratie of financiële verslaglegging) is het proces van het registreren, classificeren en samenvatten van alle financiële transacties van een onderneming. Het doel is tweeledig: voldoen aan wettelijke verplichtingen en zakelijk inzicht verkrijgen.

De kern van boekhouding: twee systemen

1. Enkelvoudige boekhouding (enkel boekhouden)
Bij enkelvoudig boekhouden registreer je elke transactie slechts één keer: als inkomst of als uitgave. Dit is vergelijkbaar met een persoonlijk kasboekje. Elke binnenkomende betaling is een plus, elke uitgave een min. Voordelen: eenvoudig, weinig tijd. Nadelen: geeft geen volledig beeld van je vermogenspositie (geen balans).

2. Dubbele boekhouding (dubbel boekhouden)
Bij dubbel boekhouden wordt elke transactie op twee rekeningen geboekt: debet en credit. Dit is het systeem dat wordt gebruikt in professionele boekhoudpakketten en levert automatisch een balans en winst-en-verliesrekening op. Voordelen: volledig financieel beeld, controle op fouten, vereist voor complexere ondernemingen. Nadelen: meer tijd en kennis vereist.

Voor de meeste ZZP'ers met een eenmanszaak is een goed bijgehouden inkomsten/uitgavenadministratie (enkelvoudig) voldoende voor de belastingaangifte. Gebruik je boekhoudsoftware, dan doet die automatisch dubbel boekhouden op de achtergrond.

Onderdelen van een volledige boekhouding:

• Verkoopboek (debiteurenboek): alle uitgaande facturen aan klanten


• Inkoopboek (crediteurenboek): alle inkomende facturen van leveranciers


• Kasboek: contante ontvangsten en betalingen


• Bankboek: alle bij- en afschrijvingen op je zakelijke bankrekening


• Memoriaalboek: journaalposten die niet via bank of kas lopen (bijv. afschrijvingen)

De administratieplicht voor ondernemers is vastgelegd in artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR). Elke ondernemer is verplicht 'een administratie te voeren die zodanig is dat hieruit te allen tijde zijn rechten en verplichtingen blijken'.

Wat moet er minimaal in je administratie?

1. Inkomende en uitgaande facturen


2. Bankafschriften (zakelijke rekening)


3. Kassabon en betalingsbewijzen van zakelijke kosten


4. Loonadministratie (als je personeel hebt)


5. Voorraadadministratie (als je handelt in goederen)


6. Vermogensopstelling (balans) per begin en einde boekjaar

• De documenten leesbaar en raadpleegbaar zijn gedurende de bewaarperiode


• De echtheid van de facturen gewaarborgd is (niet gemanipuleerd)


• Digitale bestanden op een betrouwbare manier worden bewaard (bijv. in de cloud of op meerdere media)

Bewaarplicht: 7 jaar (10 jaar voor onroerend goed)
Je bent wettelijk verplicht je administratie minimaal 7 jaar te bewaren na het einde van het boekjaar. Voor gegevens die betrekking hebben op onroerend goed (koop, verbouwing, verhuur) geldt een bewaarplicht van 10 jaar. Dit geldt voor:

• Alle facturen (inkomend en uitgaand)


• Bankafschriften


• Contracten en overeenkomsten


• BTW-aangiften en correspondentie met de Belastingdienst


• Loonstroken en andere personeelsstukken

Als ZZP'er heb je te maken met de volgende concrete fiscale deadlines en verplichtingen in 2025/2026:

Overzicht fiscale verplichtingen ZZP'er 2025:

Drempelwaarden die relevant zijn voor je boekhouding:

Geen verplichte externe accountant
Als eenmanszaak ben je niet verplicht een externe accountant of boekhouder in te schakelen. Je mag je boekhouding en belastingaangiften zelf doen. Wel is het verstandig om bij complexe situaties (omzet > €100.000, investeringen, personeel) advies in te winnen.

Laten we zien hoe een startende ZZP-webdesigner, Pieter, zijn boekhouding inricht vanaf dag één.

Stap 1: Aparte zakelijke bankrekening openen
Pieter opent een zakelijke bankrekening. Alle inkomsten van klanten gaan hier naartoe, alle zakelijke kosten betaalt hij van deze rekening. Dit maakt de scheiding van privé en zakelijk eenvoudig.

Stap 2: Boekhoudsoftware kiezen
Pieter kiest voor Fiscaal Agent, dat automatisch zijn bankafschriften importeert, facturen aanmaakt en zijn BTW-aangifte voorbereidt.

Stap 3: Uurregistratie bijhouden
Om recht te hebben op de zelfstandigenaftrek (en startersaftrek) moet Pieter minimaal 1.225 uur per jaar aan zijn onderneming besteden. Hij registreert dagelijks zijn gewerkte uren in een urenregistratie.

Maandelijkse routine Pieter:

Pieter's boekhouding in Q1 2025:

• Omzet: €14.500 excl. BTW


• Kosten: €2.300 excl. BTW (software, telefoon, reiskosten)


• Verschuldigde BTW: €3.045


• Voorbelasting: €483


• Te betalen BTW: €2.562


• Winst voor belasting: €12.200

Dit zijn de fouten die we bij Fiscaal Agent het vaakst tegenkomen:

1. Geen scheiding privé en zakelijk
De meest gemaakte fout bij starters: zakelijke en privé-uitgaven door elkaar boeken. Dit maakt je boekhouding onoverzichtelijk en leidt tot fouten bij de belastingaangifte. Open altijd een aparte zakelijke bankrekening.

2. Geen uurregistratie bijhouden
Zonder bewijs van minimaal 1.225 zakelijke uren per jaar verlies je het recht op de zelfstandigenaftrek (€2.470 in 2025). Dit kost je direct honderden euro's aan extra belasting. Houd dagelijks bij hoeveel uur je aan je onderneming besteedt.

3. Te laat beginnen met de boekhouding
Veel ZZP'ers verzamelen bonnetjes en facturen het hele jaar, en duiken er pas in januari in. Dit leidt tot fouten en stress. Verwerk alles wekelijks of maandelijks.

4. Geen melding maken van contante ontvangsten
Contante betalingen zijn ook omzet en moeten worden opgenomen in de boekhouding. Ze zijn niet 'belastingvrij'. De Belastingdienst controleert ook contante stromen.

5. Verkeerde categorisering van kosten
Niet alle kosten zijn zakelijk aftrekbaar. Kosten moeten een zakelijk karakter hebben. Kleding (tenzij beroepskleding), boodschappen en privé-entertainment zijn niet aftrekbaar.

6. Vergeten van de jaarlijkse vermogensopstelling
Je bent wettelijk verplicht om aan het begin van elk boekjaar een vermogensopstelling (openingsbalans) te maken. Veel ZZP'ers slaan dit over, wat problemen geeft bij een eventuele belastingcontrole.

Praktische tips om je boekhouding efficiënt en correct in te richten:

Start meteen goed: de eerste dag telt
Begon je onderneming? Maak direct een openingsbalans. Breng privévermogen dat je zakelijk inzet in (laptop, auto, startkapitaal) als zakelijk vermogen in. Dit voorkomt later verwarring.

Gebruik vaste routines
Boekhouding werkt het beste als je er vaste routines voor hebt: scan bonnetjes dezelfde dag, verwerk bankafschriften maandelijks, doe de BTW-aangifte meteen na elk kwartaal. Kleine, regelmatige inspanningen zijn beter dan één grote jaarlijkse sessie.

Houd uren bij van dag 1
De urenregistratie is cruciaal voor de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Houd bij: datum, activiteit, aantal uren. Dit moet je kunnen overleggen bij een controle.

Bewaar alles digitaal in de cloud
Sla je administratie op in een beveiligde cloud-omgeving. Dit voorkomt verlies door brand, diefstal of computercrash. De Belastingdienst accepteert volledig digitale administratie.

Reserveer voor belastingen
Zet maandelijks een percentage van je omzet opzij voor BTW en inkomstenbelasting. Een vuistregel voor ZZP'ers met omzet tot €70.000: reserveer 30% van je netto-inkomsten voor belastingen. Dit voorkomt onaangename verrassingen.

Automatiseer zoveel mogelijk
Moderne boekhoudsoftware zoals Fiscaal Agent importeert bankafschriften automatisch, herkent terugkerende transacties en bereidt je BTW-aangifte voor. Investeer een keer in het correct inrichten van je software en bespaar daarna uren per maand.