Papieren vs Digitale Administratie in 2025: Wat Zijn de Wettelijke Eisen?

Papieren administratie is de traditionele methode: je bewaart bonnen, facturen, bankafschriften en contracten fysiek in mappen of ordners. Het voelt tastbaar en vertrouwd, maar kent in de praktijk aanzienlijke nadelen.

Wettelijke bewaartermijn:

• Alle bedrijfsadministratie: minimaal 7 jaar bewaren


• Gegevens over onroerend goed (zoals een bedrijfspand): 10 jaar bewaren


• Basis van belastingheffing: 7 jaar na het jaar waarin de administratie is opgemaakt

• Verkoopfacturen (facturen die je zelf hebt verstuurd)


• Inkoopfacturen (facturen van leveranciers)


• Bankafschriften


• Bonnetjes (brandstof, lunches, gereedschap, etc.)


• Loonstroken (als je personeel hebt)


• Contracten en overeenkomsten


• BTW-aangiftes


• Jaarcijfers

• Verlies door brand, overstroming of inbraak


• Vervagende inkt — thermische bonnen (pinbonnen, kassabonnen) verbleken binnen 2-5 jaar


• Zoekgedrag — gemiddeld 15-20 minuten per verloren document


• Geen backup — als de map weg is, is alles weg


• Controlemoeilijkheden bij een belastingcontrole

• Ordners, mappen, etiketten: €30–€80/jaar


• Archiefruimte (thuis of extern): €0–€200/jaar


• Tijdsinvestering sorteren en archiveren: 2–4 uur/maand = 24–48 uur/jaar

De Belastingdienst heeft een officiële regeling voor digitale administratie: de Scan & Bewaar regeling. Deze maakt het mogelijk om papieren documenten te scannen, digitaal op te slaan en het originele papier daarna te vernietigen.

De Scan & Bewaar Regeling — Officiële Voorwaarden:

1. Betrouwbaarheid — De digitale opslag moet betrouwbaar zijn. Dit betekent: geen wijzigingen na opslag, backups, en goede beveiligde toegangscontrole.


2. Leesbaarheid — De gescande documenten moeten leesbaar zijn gedurende de hele bewaartermijn (7 jaar).


3. Controleerbaarheid — De Belastingdienst moet bij een controle eenvoudig toegang kunnen krijgen tot de digitale administratie.


4. Volledigheid — Alle verplichte gegevens moeten aanwezig zijn (datum, bedrag, leverancier, etc.)

• Gewone bonnen en facturen: ja, na correct scannen mag het papier weg


• Bankafschriften: ja


• Uitzondering: bepaalde notariële akten, hypotheekinstrumenten — altijd in origineel bewaren

• Boekhoudprogramma (Fiscaal Agent, Moneybird, Exact Online): €15–€60/maand


• Scanapp op telefoon (bijv. ingebouwd in boekhoudapp): gratis


• Cloud-opslag (Google Drive, Dropbox): €0–€10/maand


• Automatische bank-koppeling: bonnen direct gematcht met transacties

• Backups op meerdere locaties (of cloud)


• Geen ongeoorloofde wijzigingen na opname


• Toegangsbeheer (wachtwoord, tweefactorauthenticatie)

Directe kosten:

Indirecte kosten (tijdsinvestering):

Stel je uurloon op €75 (voor een gemiddelde ZZP'er):

• Papieren administratie: 3 uur/maand extra = 36 uur/jaar = €2.700/jaar aan verloren productiviteit


• Digitale administratie: 0,5 uur/maand extra = 6 uur/jaar = €450/jaar


• Tijdswaardevoordeel digitaal: €2.250/jaar

Netto voordeel digitale administratie: ~€2.070/jaar

Selfstandigen die overstappen op digitale administratie besparen dus niet alleen geld maar ook significant veel tijd.

Voordelen papieren administratie:

• Geen technische kennis vereist


• Geen softwarekosten


• Tastbaar en direct te raadplegen


• Onafhankelijk van stroomuitval of internet

• Hoog verliesrisico (brand, overstroming, diefstal)


• Thermische bonnen vervagen — na 5 jaar onleesbaar


• Hoge tijdsinvestering voor sorteren en archiveren


• Geen zoekfunctie — alles handmatig opzoeken


• Geen remote toegang


• Lastig bij belastingcontrole (alles moet handmatig worden uitgeprint)

• Veilig in de cloud (geen verliesrisico)


• Thermische bonnen: direct na scannen bewaard zonder vervagingsrisico


• Snel zoeken op datum, leverancier, bedrag


• Direct koppelbaar met boekhoudprogramma en bank


• Remote toegang — altijd en overal beschikbaar


• Automatische categorisering in moderne tools


• Belastingcontrole: directe digitale export mogelijk

• Vereist (gratis) scanapp of scanner


• Afhankelijk van internet en stroomvoorziening


• Leercurve bij nieuwe software


• Risico op cybercriminaliteit (phishing, hacks) — mitigeerbaar met goede beveiliging

Kies voor papieren administratie als:

• Je maar een handvol transacties per jaar hebt (bijv. < 20 facturen/jaar)


• Je geen of weinig zakelijke kosten maakt


• Je geen boekhoudprogramma wil gebruiken


• Je al een goed werkend archiefsysteem hebt

• Je meer dan 30 transacties per jaar verwerkt


• Je regelmatig kosten maakt (brandstof, materiaal, tools, abonnementen)


• Je een boekhouder of accountant hebt (digitaal delen is makkelijker)


• Je graag overzicht wilt over je financiën op elk moment


• Je het risico op verlies van documenten wilt elimineren

Specifieke situaties:

• Net gestart ZZP'er: Begin direct digitaal — het is veel minder werk


• Bouwvakker of monteur: Scan bonnen direct via smartphone-app


• Creatieve freelancer: Gebruik boekhoudtools met automatische facturering


• ZZP'er met personeel: Verplicht digitaal voor salarisadministratie

Kim is fotograaf en heeft jarenlang een papieren administratie bijgehouden. Ze heeft ordners vol bonnen, facturen en bankafschriften. Ze overweegt over te stappen op digitale administratie.

Haar huidige situatie (papier):

• 3 ordners per jaar vol documenten


• 3 uur per maand archiveren en sorteren = 36 uur/jaar


• 2 keer per jaar kon ze een bon niet terugvinden tijdens belastingaangifte


• Totaal: veel stress en tijdverlies

• Boekhoudapp op telefoon: €25/maand


• Bankimport: 90% van transacties automatisch gecategoriseerd


• Scan na elke aankoop: 30 seconden per bon


• Totaal maandelijkse boekhoudtijd: 45 minuten


• Besparing: 2 uur en 15 minuten per maand

1. Kies een boekhoudprogramma met scanfunctie (bijv. Fiscaal Agent)


2. Scan alle bestaande papieren documenten met de app (oudere jaren mogen nog op papier blijven als dat klopt)


3. Stel bankimport in


4. Vernietig papieren bonnen die correct zijn gescand (let op: notariële stukken altijd bewaren)

Als je van de Scan & Bewaar regeling gebruik maakt, zijn er specifieke technische vereisten:

Minimale scankwaliteit:

• Resolutie: minimaal 200 dpi (dots per inch)


• Kleur: bij voorkeur kleur (maar zwart-wit mag als het document geen kleur heeft)


• Alle gegevens moeten leesbaar zijn: datum, bedrag, leverancier, BTW-nummer, beschrijving

• PDF, JPEG, PNG — gangbare formaten zijn toegestaan


• Het bestand moet niet bewerkbaar zijn na opname (of er moet een versiegeschiedenis zijn)

• Gegevens moeten gedurende de hele bewaartermijn beschikbaar zijn


• Backups zijn verplicht (automatische cloud-backup is ideaal)


• Toegangsbeheer: alleen bevoegde personen mogen de administratie inzien

Thermische bonnen: bijzondere aandacht vereist
Thermische bonnen (pinbonnen, kassabonnen, tankbonnen) verbleken na 2-5 jaar. Dit is een bekend probleem bij de Belastingdienst. Als je afhankelijk bent van papieren thermische bonnen als bewijs, loop je het risico dat ze na 5 jaar onleesbaar zijn — terwijl je nog 2 jaar bewaarplicht hebt. Scannen direct na ontvangst is de enige manier om dit risico te elimineren.