Kasstelsel vs Factuurstelsel in 2025: Welk BTW-stelsel Past Bij Jou?
Bij de BTW-aangifte draait alles om timing: wanneer boek je de BTW? Met het kasstelsel boek je BTW pas op het moment dat je klant daadwerkelijk betaalt. Met het factuurstelsel boek je BTW op het moment dat je de factuur verstuurt — ongeacht of je het geld al ontvangen hebt. Dit verschil klinkt technisch, maar heeft grote praktische gevolgen voor je cashflow. Stel dat je een factuur van €10.000 (excl. BTW) verstuurt op 28 december en je klant pas in februari betaalt: met het factuurstelsel moet je in het Q4-kwartaal al €2.100 BTW afdragen, terwijl het geld nog niet op je rekening staat. Het kasstelsel voorkomt dit probleem — maar is niet voor iedereen beschikbaar. In dit artikel leggen we het volledige verschil uit, inclusief een concreet kwartaalgrens-voorbeeld.
Direct aan de slag?
Probeer Fiscaal Agent 5 dagen gratis — geen creditcard nodig.
Vanuit Onze Ervaring
- •Fiscaal Agent ondersteunt automatisch zowel het kasstelsel als het factuurstelsel en schakelt uw BTW-boekingen correct in op basis van uw instelling
- •Meer dan 30% van Fiscaal Agent ZZP-gebruikers maakt gebruik van het kasstelsel na advies van onze fiscale AI-assistent
- •Onze BTW-module signaleert automatisch facturen die over kwartaalgrenzen gaan en waarschuwt u over mogelijke cashflow-impact
Overzicht: Het Factuurstelsel — De Standaard voor ZZP'ers
Het factuurstelsel is de standaard BTW-methode in Nederland. De meeste ondernemers, inclusief de meeste ZZP'ers, werken met het factuurstelsel. Het is verplicht voor ondernemers die geen gebruik maken van het kasstelsel.
Hoe werkt het factuurstelsel?
- De BTW wordt geboekt op de factuur- of leveringsdatum (wat het vroegste is)
- Je draagt BTW af aan de Belastingdienst zodra de factuurperiode verstreken is
- Dit geldt ongeacht of je klant al heeft betaald
Voorbeeld factuurstelsel:
Je stuurt op 15 maart een factuur van €5.000 + 21% BTW = €6.050 totaal.
- BTW te boeken: €1.050
- Dit valt in kwartaal 1 (januari-maart)
- Aangifte Q1 moet vóór 30 april worden ingediend
- Je moet de €1.050 afdragen, ook als je klant pas in april betaalt
Voordelen factuurstelsel:
- Eenvoudiger bij standaard factuurstromen
- Altijd beschikbaar voor alle BTW-plichtige ondernemers
- Voorbelasting (inkoop-BTW) ook direct aftrekbaar bij ontvangst van inkoopfactuur
- Betere match met de resultatenrekening (winst en BTW in zelfde periode)
Nadelen factuurstelsel:
- Je betaalt BTW voordat je het geld hebt ontvangen
- Bij late betalers kan dit ernstige cashflowproblemen geven
- Slecht voor ondernemers met lange betalingstermijnen (30-60 dagen)
Overzicht: Het Kasstelsel — BTW Op Moment van Betaling
Het kasstelsel is een alternatieve methode waarbij je BTW pas afdraagt op het moment dat de betaling daadwerkelijk wordt ontvangen (of gedaan). Het is een regeling bedoeld om cashflowproblemen bij kleine ondernemers te voorkomen.
Hoe werkt het kasstelsel?
- De BTW wordt geboekt op het moment van ontvangst van de betaling (niet bij factuurdatum)
- Zowel voor omzet-BTW (BTW op verkopen) als voorbelasting (BTW op inkopen) geldt het moment van betaling
- Je moet de Belastingdienst schriftelijk verzoeken om gebruik te mogen maken van het kasstelsel
Wie kan het kasstelsel gebruiken?
Niet iedereen mag het kasstelsel gebruiken. De voorwaarden zijn:
- Je jaarlijkse omzet (exclusief BTW) mag niet meer zijn dan €500.000
- Je bent geen ondernemer die contant handelt (de kasstelselregeling is dan juist niet van toepassing)
- Je doet al je aangiftes netjes en tijdig
Voorbeeld kasstelsel:
Je stuurt op 15 maart een factuur van €5.000 + 21% BTW = €6.050 totaal.
- Je klant betaalt op 10 april
- BTW te boeken: €1.050 in kwartaal 2 (april-juni)
- Aangifte Q2 moet vóór 31 juli worden ingediend
- Je hoeft de BTW pas te betalen nadat je het geld ontvangen hebt
Aanvragen kasstelsel:
Je vraagt het kasstelsel aan via een schriftelijk verzoek aan de Belastingdienst (via Mijn Belastingdienst Zakelijk of per brief). Eenmaal toegekend, kun je het kasstelsel jarenlang blijven gebruiken, tenzij je omzet boven de €500.000 uitkomt.
Vergelijkingstabel: Kasstelsel vs Factuurstelsel
| Criterium | Kasstelsel | Factuurstelsel |
|---|---|---|
| Boekingstijdstip BTW | Bij ontvangst betaling | Bij factuurdatum / levering |
| Standaard of alternatief | Alternatief (op aanvraag) | Standaard |
| Omzetlimiet | Max. €500.000/jaar | Geen limiet |
| Aanvraag nodig | Ja (schriftelijk) | Nee |
| Cashflow voordeel | Ja (BTW na ontvangst) | Nee (BTW voor ontvangst) |
| Voorbelasting (inkoop-BTW) | Bij betaling inkoopfactuur | Bij ontvangst inkoopfactuur |
| Geschikt voor late betalers | Ja | Nee |
| Administratieve complexiteit | Iets hoger | Lager |
| KOR-regeling combineerbaar | Ja | Ja |
| Geschikt voor debiteuren >30 dagen | Ja, ideaal | Risico voor cashflow |
| Verplicht voor grote ondernemers | Nee | Ja (bij omzet >€500.000) |
Kosten en Cashflow Impact: Concreet Kwartaalgrens-Voorbeeld
Het grootste verschil zit in de cashflow impact bij facturen die over een kwartaalgrens heen gaan.
Situatie: ZZP'er met grote factuur eind kwartaal
Martine is zelfstandig adviseur. Ze levert een project op 27 september en stuurt diezelfde dag een factuur van €15.000 + 21% BTW = €18.150 totaal. Haar klant heeft 30 dagen betalingstermijn en betaalt op 27 oktober.
Met factuurstelsel:
- Factuur valt in Q3 (juli-september)
- Q3-aangifte moet vóór 31 oktober worden ingediend
- Martine moet €3.150 BTW afdragen in oktober
- Maar de klant betaalt pas 27 oktober...
- Martine moet dus tijdelijk €3.150 voorfinancieren als de betaling te laat is
Met kasstelsel:
- Betaling ontvangen: 27 oktober → valt in Q4 (oktober-december)
- Q4-aangifte pas vóór 31 januari volgend jaar
- Martine hoeft de €3.150 pas in januari af te dragen
- Ze heeft ruim 3 maanden extra voordat ze de BTW hoeft te betalen
- Liquiditeitsvoordeel: 3+ maanden
Jaarlijkse impact bij een ZZP'er met regelmatig late betalers:
Stel Martine heeft gemiddeld €8.000 BTW uitstaan bij klanten die 45 dagen wachten met betalen:
- Met factuurstelsel: ze heeft gemiddeld €8.000 'uitstaan' aan BTW die ze al heeft afgedragen maar nog niet ontvangen
- Met kasstelsel: dit probleem bestaat niet — ze betaalt BTW pas als ze het geld heeft
Nadeel kasstelsel: ook inkoop-BTW
Met het kasstelsel mag je inkoop-BTW (voorbelasting) ook pas aftrekken op het moment dat jij betaalt. Als je zelf snel betaalt maar langzaam ontvangt, is het voordeel minder groot.
Voor- en Nadelen van Elk Stelsel
Voordelen kasstelsel:
- Betere cashflow: je betaalt BTW pas nadat je het geld hebt ontvangen
- Geen liquiditeitsrisico bij late betalers
- Ideaal voor ZZP'ers met betalingstermijnen van 30-90 dagen
- Beschermt je bij faillissement van een klant (je hebt de BTW nog niet afgedragen)
Nadelen kasstelsel:
- Niet voor iedereen beschikbaar (max. €500.000 omzet)
- Aanvraag vereist bij de Belastingdienst
- Administratie is iets complexer (bijhouden wanneer facturen zijn betaald)
- Voorbelasting ook pas aftrekbaar bij betaling (niet bij ontvangst inkoopfactuur)
- Bij snelle betalers geen verschil met factuurstelsel
Voordelen factuurstelsel:
- Standaard, altijd beschikbaar
- Eenvoudigere administratie
- Voorbelasting direct aftrekbaar bij ontvangst inkoopfactuur
- Beter bij klanten die snel betalen (< 14 dagen)
Nadelen factuurstelsel:
- Liquiditeitsrisico bij late betalers
- Je betaalt BTW voordat je het geld hebt
- Kan leiden tot tijdelijk negatief kassaldo bij grote facturen
Wanneer Kiezen Voor Welk Stelsel?
Kies voor het kasstelsel als:
- Je klanten regelmatig 30+ dagen wachten met betalen
- Je omzet onder de €500.000 per jaar blijft
- Je werkt met grote facturen die over kwartaalgrenzen gaan
- Je een bescheiden liquiditeitsbuffer hebt en cashflow-risico's wilt vermijden
- Je zakendoet met de overheid of grote bedrijven die lang betaaltermijnen hanteren
Kies voor het factuurstelsel als:
- Je klanten direct of binnen 14 dagen betalen (webshop, dienstverlening met vooraf betalen)
- Je omzet boven de €500.000 ligt (kasstelsel dan niet beschikbaar)
- Je liever de eenvoudige standaardmethode wilt
- Je grote inkoopfacturen hebt waarvan je de voorbelasting snel wil aftrekken
KOR-regeling en BTW-stelsel:
Gebruik je de Kleine Ondernemersregeling (KOR)? Dan doe je überhaupt geen BTW-aangifte. De KOR is beschikbaar bij een jaaromzet onder de €20.000 en betekent dat je geen BTW in rekening brengt aan klanten — en ook geen BTW terugvraagt. Bij gebruik van KOR is de keuze kasstelsel vs factuurstelsel niet relevant.
Transitie tussen stelsels:
Wil je wisselen van factuurstelsel naar kasstelsel? Dat kan, maar vereist nauwkeurige afstemming om te voorkomen dat facturen dubbel of niet worden verantwoord. Doe dit bij voorkeur aan het begin van een nieuw boekjaar en laat je begeleiden door een boekhouder.
Praktisch Voorbeeld: Impact op de Kwartaalaangifte
ZZP'er Tom, webdeveloper, Q4 2025
Tom stuurt drie grote facturen in december:
- Factuur 1: €8.000 + €1.680 BTW, gestuurd 5 dec, betaald 3 jan
- Factuur 2: €5.000 + €1.050 BTW, gestuurd 20 dec, betaald 15 jan
- Factuur 3: €3.000 + €630 BTW, gestuurd 28 dec, betaald 10 feb
Totale BTW op deze facturen: €3.360
Met factuurstelsel:
- Alle drie facturen vallen in Q4 (gestuurd in december)
- Tom moet in de Q4-aangifte (vóór 31 jan) €3.360 afdragen
- Op 31 jan heeft Tom het geld van factuur 1 al, maar facturen 2 en 3 nog niet
- Hij moet tijdelijk €2.680 voorfinancieren (BTW van facturen 2+3)
Met kasstelsel:
- Factuur 1 (betaald 3 jan): valt in Q1 2026
- Factuur 2 (betaald 15 jan): valt in Q1 2026
- Factuur 3 (betaald 10 feb): valt in Q1 2026
- Tom's Q4-aangifte: €0 extra BTW verschuldigd op deze facturen
- In Q1-aangifte (vóór 30 apr) betaalt hij de €3.360 — maar dan heeft hij het geld allang ontvangen
Conclusie: Voor Tom als webdeveloper met klanten die 30-45 dagen betalen, is het kasstelsel duidelijk voordelig. Hij vermijdt liquiditeitsproblemen bij de Q4/Q1-kwartaalgrens.
Hoe Vraag Je Het Kasstelsel Aan?
Het kasstelsel aanvragen is eenvoudig:
- Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk (of gebruik het postkantoor van je belastingkantoor)
- Stuur een schriftelijk verzoek met:
- Vermelding dat je gebruik wilt maken van het kasstelsel
- De ingangsdatum (bij voorkeur per 1 januari van een boekjaar)
- Wacht op bevestiging — de Belastingdienst bevestigt schriftelijk
- Pas je administratie aan — zorg dat je bijhoudt wanneer facturen daadwerkelijk zijn betaald
Controle door de Belastingdienst:
De Belastingdienst kan controleren of je terecht het kasstelsel gebruikt. Zorg dat je jaarlijkse omzet (excl. BTW) structureel onder de €500.000 blijft. Als je de grens overschrijdt, moet je direct terugschakelen naar het factuurstelsel.
Software-ondersteuning:
Moderne boekhoudprogramma's zoals Fiscaal Agent, Moneybird en Exact Online bieden ondersteuning voor zowel het kasstelsel als het factuurstelsel. Stel de juiste instelling in bij het aanmaken van je onderneming in het systeem.
Veelgestelde Vragen
Wat is het verschil tussen kasstelsel en factuurstelsel?
Het verschil zit in het moment waarop de BTW wordt geboekt. Met het factuurstelsel boek je BTW op de factuur- of leveringsdatum. Met het kasstelsel boek je BTW pas op het moment van daadwerkelijke betaling door de klant. Het kasstelsel is gunstiger voor je cashflow als klanten laat betalen.
Wie mag het kasstelsel gebruiken?
Het kasstelsel is beschikbaar voor ondernemers met een jaarlijkse omzet (exclusief BTW) van maximaal €500.000. Je moet het kasstelsel aanvragen bij de Belastingdienst. Eenmaal goedgekeurd, kun je het blijven gebruiken zolang je omzet onder de grens blijft. Zodra je de grens overschrijdt, moet je terugschakelen naar het factuurstelsel.
Is het kasstelsel voordelig voor een ZZP'er?
Dat hangt af van je betalingstermijnen. Als je klanten snel betalen (binnen 14 dagen), is er weinig verschil. Als je klanten 30-60 dagen wachten, geeft het kasstelsel een aanzienlijk cashflowvoordeel: je betaalt BTW pas nadat je het geld hebt ontvangen. Voor ZZP'ers met grote projectfacturen die over kwartaalgrenzen gaan, is het kasstelsel vrijwel altijd voordelig.
Hoe vraag ik het kasstelsel aan?
Je kunt het kasstelsel aanvragen via een schriftelijk verzoek aan de Belastingdienst, via Mijn Belastingdienst Zakelijk of per brief aan uw belastingkantoor. Vermeld uw naam, BSN/KVK-nummer en de gewenste ingangsdatum. De Belastingdienst bevestigt de goedkeuring schriftelijk. Ideaal is om te beginnen per 1 januari van een nieuw boekjaar.
Wat is de impact van het kasstelsel op de inkoop-BTW (voorbelasting)?
Als je het kasstelsel gebruikt, kun je de inkoop-BTW (voorbelasting op jouw inkoopfacturen) ook pas aftrekken op het moment dat jij de factuur daadwerkelijk betaalt. Dit is een nadeel als je snel betaalt en langzaam ontvangt. Als jij je leveranciers ook langzaam betaalt, is dit effect nihil.
Wat is de KOR-regeling en heeft die invloed op mijn BTW-stelsel keuze?
De Kleine Ondernemersregeling (KOR) is een vrijstelling van BTW voor ondernemers met een jaaromzet onder de €20.000. Als je de KOR gebruikt, breng je geen BTW in rekening aan klanten en doe je geen BTW-aangifte. De keuze tussen kasstelsel en factuurstelsel is dan niet relevant. De KOR is aantrekkelijk voor kleine ZZP'ers, maar heeft als nadeel dat je geen BTW kunt terugvragen op je zakelijke inkopen.
Kan ik wisselen van factuurstelsel naar kasstelsel?
Ja, dat is mogelijk, maar vereist nauwkeurige afstemming. Op het moment van wisseling moet je zorgen dat openstaande facturen correct worden meegenomen: facturen die al zijn verstuurd maar nog niet betaald, moeten worden overgedragen naar het kasstelsel. Dit is administratief complex. Doe de wisseling bij voorkeur per 1 januari van een nieuw boekjaar en laat je begeleiden door een boekhouder.
Welk BTW-stelsel geldt automatisch als ik een nieuwe onderneming start?
Als je een nieuwe onderneming start en je meldt je aan bij de Belastingdienst voor BTW, geldt automatisch het factuurstelsel. Het kasstelsel is een opt-in die je apart moet aanvragen. Als starter kun je direct bij aanmelding aangeven dat je het kasstelsel wil gebruiken.
Bronnen & Referenties
- [1]Kasstelsel: BTW aangifte op basis van ontvangstenBelastingdienst
- [2]BTW aangifte: factuurstelsel uitgelegdBelastingdienst
- [3]Kleine Ondernemersregeling (KOR)Belastingdienst
- [4]BTW-aangifte termijnen en deadlinesBelastingdienst
- [5]
Geschreven door
Fiscaal Agent Redactie
Boekhouding & Belasting Experts
De Fiscaal Agent redactie schrijft praktische artikelen over boekhouding, belastingen en financieel beheer voor ZZP'ers en freelancers in Nederland.
Meer Lezen
Klaar om je boekhouding te vereenvoudigen?
Fiscaal Agent automatiseert je boekhouding met AI. Minder administratie, meer inzicht, altijd op tijd.