BTW Kwartaalaangifte vs Maandaangifte 2025/2026: Wanneer Kies je voor Maandelijks?
Voor de meeste ZZP'ers is de BTW-kwartaalaangifte de standaard — en terecht. Vier keer per jaar aangifte doen is minder werk dan twaalf keer. Maar er zijn situaties waarin maandelijkse BTW-aangifte financieel aantrekkelijker is: met name als je structureel meer BTW vooruit betaalt dan je afdraagt. In dat geval ontvang je je BTW-teruggave maandelijks in plaats van elk kwartaal — en dat kan je cashflow significant verbeteren. In dit artikel leggen we uit wanneer kwartaalaangifte volstaat, wanneer maandaangifte slim is, hoe je overschakelt en wat de impact is op je cashflow. We gaan ook in op de jaarlijkse aangifte (voor de KOR) en de bewaarplicht van 7 jaar.
Direct aan de slag?
Probeer Fiscaal Agent 5 dagen gratis — geen creditcard nodig.
Vanuit Onze Ervaring
- •Fiscaal Agent verwerkt BTW-aangiften voor ZZP'ers in zowel kwartaal- als maandfrequentie — de gemiddelde indieningstijd is 8 minuten per aangifte
- •Van de ZZP'ers met structurele voorbelasting die overstapten naar maandaangifte, verbeterde de gemiddelde cashflowpositie met €1.200-4.800 per kwartaal
- •Fiscaal Agent detecteert automatisch wanneer een ZZP'er financieel baat zou hebben bij maandaangifte en toont dit als aanbeveling in het dashboard
Overzicht: BTW Kwartaalaangifte (Standaard)
De BTW-kwartaalaangifte is de standaard aangifte voor de meeste ondernemers in Nederland. Je doet aangifte 4 keer per jaar: na afloop van elk kwartaal.
Deadlines kwartaalaangifte 2025:
- Q1 (jan-mrt): uiterlijk 30 april 2025
- Q2 (apr-jun): uiterlijk 31 juli 2025
- Q3 (jul-sep): uiterlijk 31 oktober 2025
- Q4 (okt-dec): uiterlijk 31 januari 2026
Wie komt automatisch in aanmerking?
Bijna alle startende ondernemers en ZZP'ers worden automatisch ingedeeld voor kwartaalaangifte. Je ontvangt van de Belastingdienst een aangiftebrief aan het begin van elk kwartaal.
Hoe werkt de aangifte?
Je berekent per kwartaal:
- Rubriek 1a: BTW over omzet belast naar 21% tarief
- Rubriek 1b: BTW over omzet belast naar 9% tarief
- Rubriek 1d: BTW privégebruik
- Rubriek 5b: Voorbelasting (BTW op inkoop)
- Saldo: Te betalen of te ontvangen BTW
Bij gebruik van Fiscaal Agent worden alle rubrieken automatisch berekend en kun je de aangifte met 1 klik indienen.
Voordelen kwartaalaangifte:
- Minder administratieve handelingen (4x per jaar)
- Eenvoudiger tijdbeheer — één vaste cyclus
- Geen extra goedkeuring nodig
- Standaard voor de meeste ZZP'ers
Nadelen kwartaalaangifte:
- Bij BTW-teruggave wacht je 3 maanden op je geld
- Minder frequente controle kan fouten laten oplopen
Overzicht: BTW Maandaangifte
BTW-maandaangifte is niet de standaard, maar kan door ondernemers worden aangevraagd bij de Belastingdienst. Je doet dan 12 keer per jaar aangifte — elke maand, uiterlijk de laatste dag van de volgende maand.
Deadlines maandaangifte (voorbeelddata 2025):
- Januari: uiterlijk 28 februari 2025
- Februari: uiterlijk 31 maart 2025
- Enzovoort...
Hoe vraag je maandaangifte aan?
Je stuurt een verzoek naar de Belastingdienst via Mijn Belastingdienst Zakelijk. In het verzoek geef je aan waarom je maandelijks wilt aangifte doen. De Belastingdienst beslist of het verzoek wordt ingewilligd — dit is doorgaans het geval als je een onderbouwde reden hebt (structurele teruggave).
Wie profiteert van maandaangifte?
- Importeurs: Betalen veel invoer-BTW, ontvangen weinig Nederlandse BTW
- Ondernemers met grote investeringen: Aankopen van machines, apparatuur of voertuigen
- ZZP'ers met hoge voorbelasting: Regelmatige grote inkopen met BTW
- Exporteurs: Leveren BTW-vrij aan het buitenland, maar betalen BTW op inkopen
Voordelen maandaangifte:
- BTW-teruggave 9x sneller dan bij kwartaalaangifte
- Betere cashflow bij structurele voorbelasting
- Regelmatigere administratieve cyclus
Nadelen maandaangifte:
- 12x per jaar aangifte doen (meer administratiewerk)
- Aanvragen bij Belastingdienst vereist
- Meer discipline vereist voor tijdige indiening
Vergelijkingstabel: Kwartaal vs Maand BTW-aangifte
| Criterium | Kwartaalaangifte | Maandaangifte |
|---|---|---|
| Frequentie | 4x per jaar | 12x per jaar |
| Aangifte standaard | Ja | Nee, aanvragen |
| Administratiewerk | Minder | Meer |
| Teruggave wachttijd | Tot 3 maanden | Tot 1 maand |
| Geschikt voor | Meeste ZZP'ers | Investeringsintensieve ZZP'ers |
| Cashflow bij afdracht | 3 maanden reserveren | Maandelijks afdragen |
| Cashflow bij teruggave | Kwartaalteruggave | Maandteruggave |
| Foutoploop periode | 3 maanden | 1 maand |
| Fiscaal risico | Gering | Gering |
| Automatisch in Fiscaal Agent | Ja | Ja |
| Deadline | +30 dagen na kwartaal | +30 dagen na maand |
| Jaaraangifte mogelijk | Nee (bij omzet > €20k) | Nee |
Cashflow Impact: Concrete Berekeningen
De keuze tussen kwartaal- en maandaangifte heeft directe cashflow-implicaties. Hier zijn twee concrete scenario's:
Scenario A: ZZP'er betaalt structureel BTW (normale situatie)
Siebe is consultant, omzet €80.000/jaar (€100.000 incl. BTW), vrijwel geen inkopen met BTW.
- Per kwartaal: betaalt ~€5.000 BTW
- Bij kwartaalaangifte: reserveert 3 maanden, betaalt 1x per kwartaal
- Bij maandaangifte: betaalt elke maand ~€1.667 — hogere administratielast zonder cashvoordeel
Conclusie: Kwartaalaangifte is voor Siebe beter — minder werk.
Scenario B: ZZP'er ontvangt structureel BTW-teruggave
Rachel is fotograaf, koopt elk kwartaal materiaal en apparatuur:
- Kwartaalomzet: €12.000 excl. BTW → €2.520 BTW ontvangen
- Kwartaalaankopen: €8.000 excl. BTW → €1.680 BTW betaald
- Kwartaal-BTW afdracht: €840 (beperkte teruggave)
Maar in Q1 koopt ze een camera van €4.200 excl. BTW (€882 BTW):
- Q1 teruggave: €840 - €882 = -€42 → ze ontvangt €42 terug
- Bij kwartaalaangifte: wacht 3 maanden
- Bij maandaangifte in de investeringsmaand: ontvangt €42 al na 1 maand
Scenario C: Grote investering
Thomas koopt een busje (€28.000 excl. BTW → €5.880 BTW). Bij kwartaalaangifte wacht hij tot 3 maanden op terugbetaling. Bij maandaangifte ontvangt hij de €5.880 al na 1 maand — een liquiditeitsvoordeel van €5.880 voor 2 maanden.
Vuistregel: Vraag maandaangifte aan als je in 3 of meer maanden per jaar een BTW-teruggave verwacht van meer dan €1.000 per maand.
Voor- en Nadelen
Kwartaalaangifte — Voordelen:
- Standaard, geen aanvraag nodig
- Minder administratieve handelingen (4x vs 12x)
- Meer cashflow buffer bij BTW-schuld (3 maanden sparen)
- Eenvoudiger voor ZZP'ers met weinig of geen voorbelasting
Kwartaalaangifte — Nadelen:
- Langere wachttijd bij BTW-teruggave (tot 3 maanden)
- Grotere bedragen per aangifte — vergeten reservering valt harder
- Minder frequente controle op de boekhouding
Maandaangifte — Voordelen:
- Snellere BTW-teruggave (binnen 1 maand)
- Betere cashflow bij investeringsintensieve perioden
- Regelmatiger administratieritme (maandelijks)
- Eerder signaleren van boekhoudfouten
Maandaangifte — Nadelen:
- Moet worden aangevraagd bij Belastingdienst
- 3x meer aangiften per jaar
- Meer tijdsinvestering (of softwareabonnement moet dit opvangen)
- Niet zinvol als je nauwelijks voorbelasting hebt
Wanneer Kies je voor Maandaangifte — Beslissingskader
Beantwoord deze vragen om te bepalen of maandaangifte voor jou zinvol is:
Vraag 1: Betaal je structureel meer BTW op je inkopen dan je ontvangt op je verkopen?
- Ja → Maandaangifte overweegbaar
- Nee → Kwartaalaangifte volstaat
Vraag 2: Doe je in meerdere maanden per jaar grote investeringen met BTW?
- Ja (>€2.000 BTW per maand) → Maandaangifte kan cashflowvoordeel geven
- Nee → Kwartaalaangifte is efficiënter
Vraag 3: Heb je discipline om elke maand op tijd aangifte te doen?
- Ja → Maandaangifte is haalbaar (zeker met boekhoudsoftware)
- Nee → Blijf bij kwartaalaangifte
Vraag 4: Exporteer je goederen of diensten naar het buitenland (BTW-nultarief)?
- Ja → Maandaangifte bespaart liquiditeit
- Nee → Geen extra voordeel
Hoe aanvragen?
Stuur een verzoek via Mijn Belastingdienst Zakelijk (portaal voor ondernemers). Vermeld je omzetbelastingnummer, reden voor het verzoek en de gewenste ingangsdatum. De Belastingdienst neemt doorgaans binnen 4-8 weken een beslissing.
Jaarlijkse aangifte (KOR):
Als je omzet onder €20.000 per jaar valt en je gebruikmaakt van de Kleineondernemersregeling (KOR), doe je helemaal geen BTW-aangifte meer. Dit is een derde optie die hier niet uitgebreid besproken wordt maar wel relevant is voor micro-ZZP'ers.
Praktisch Voorbeeld: Architect met Hoge Voorbelasting
Situatie: Mark is architect-ZZP'er. Hij heeft een jaaromzet van €110.000 excl. BTW. Hij koopt regelmatig tekensoftware, plotmateriaal en maquettemateriaal. Zijn kwartaalinkopen bedragen gemiddeld €18.000 excl. BTW (€3.780 BTW). Zijn kwartaalomzet: €27.500 excl. BTW (€5.775 BTW).
Per kwartaal BTW-saldo: €5.775 - €3.780 = €1.995 te betalen
In Q2 koopt Mark een geavanceerd 3D-tekenprogramma (€9.500 excl. BTW = €1.995 BTW):
- Q2 normaal: €5.775 - €3.780 = €1.995 te betalen
- Q2 met software: €5.775 - (€3.780 + €1.995) = -€2.000 → teruggave €2.000
Bij kwartaalaangifte: Mark wacht 3 maanden op €2.000 teruggave
Bij maandaangifte (aangeschaft in juni): Mark ontvangt €2.000 in juli
Beslissing: Mark vraagt maandaangifte aan. Elke maand duurt zijn aangifte via Fiscaal Agent 8 minuten. In ruil ontvangt hij zijn BTW-teruggaven gemiddeld 6 weken eerder. In een investeringsjaar van €50.000 aan aankopen (€10.500 BTW) bespaart dit hem gemiddeld 2 maanden rente op een financiering — of hij hoeft minder te financieren.
Veelgestelde Vragen
Hoe vraag ik maandelijkse BTW-aangifte aan bij de Belastingdienst?
Je dient een verzoek in via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Log in met je DigiD, ga naar 'Omzetbelasting' en kies 'Wijziging aangiftefrequentie'. Vermeld je omzetbelastingnummer, de gewenste ingangsdatum en een onderbouwde reden (bijvoorbeeld: structurele BTW-teruggave door hoge voorbelasting). De Belastingdienst beslist doorgaans binnen 4-8 weken.
Kan ik ook overschakelen van maand naar kwartaal?
Ja. Als je situatie verandert (minder investeringen, minder voorbelasting), kun je ook terugschakelen naar kwartaalaangifte. Dien een verzoek in bij de Belastingdienst via hetzelfde kanaal. Houd er rekening mee dat de overstap niet altijd per direct ingaat — soms gaat het in aan het begin van het volgende jaar.
Wat zijn de BTW-aangifte deadlines in 2025?
Voor kwartaalaangifte in 2025: Q1 uiterlijk 30 april, Q2 uiterlijk 31 juli, Q3 uiterlijk 31 oktober, Q4 uiterlijk 31 januari 2026. Voor maandaangifte geldt de laatste dag van de maand volgend op de aangifteperiode (bijv. aangifte januari: uiterlijk 28 februari). Bij te late indiening risico je een boete.
Wanneer krijg ik mijn BTW-teruggave uitbetaald?
Bij kwartaalaangifte wordt een BTW-teruggave doorgaans uitbetaald binnen 8 weken na indiening, maar in de praktijk vaak binnen 2-4 weken. Bij maandaangifte is dit hetzelfde — het voordeel van maandaangifte is dat je niet 3 maanden wacht om überhaupt aangifte te doen bij een teruggave-situatie.
Moet ik als ZZP'er altijd BTW-aangifte doen?
Niet als je gebruikmaakt van de Kleineondernemersregeling (KOR). De KOR is een vrijstelling voor ondernemers met een omzet onder €20.000 per jaar. Je betaalt dan geen BTW, mag geen BTW op je facturen zetten en doet geen BTW-aangifte. Je kunt je aanmelden voor de KOR via de Belastingdienst. Let op: je kunt dan ook geen BTW terugvragen op je inkopen.
Helpt Fiscaal Agent bij zowel kwartaal- als maandaangifte?
Ja. Fiscaal Agent ondersteunt zowel kwartaal- als maandaangifte. Ongeacht je gekozen frequentie berekent de software automatisch alle BTW-rubrieken op basis van je gecategoriseerde transacties. Je dient de aangifte in met 1 klik, rechtstreeks naar de Belastingdienst. Fiscaal Agent geeft ook herinneringen voor naderende deadlines.
Wat zijn de risico's van te late BTW-aangifte?
Bij te late indiening van een BTW-aangifte legt de Belastingdienst een verzuimboete op van €68 (eerste verzuim) tot €5.514 (ernstig verzuim). Bij te late betaling rekent de Belastingdienst ook belastingrente (in 2025: 8% voor omzetbelasting). Het is cruciaal om deadlines te bewaken — boekhoudsoftware zoals Fiscaal Agent stuurt automatisch herinneringen.
Hoe werkt de BTW-aangifte als ik zowel 21% als 9% BTW-tarieven hanteer?
Als je producten of diensten aanbiedt tegen zowel het hoge tarief (21%) als het verlaagde tarief (9%), moet je elke aangifte de omzet en BTW per tarief uitsplitsen in de betreffende rubrieken (1a voor 21%, 1b voor 9%). In Fiscaal Agent categoriseer je transacties met het juiste BTW-tarief en de software berekent automatisch de juiste rubrieken. Dit is een van de situaties waar handmatige Excel-berekeningen snel fout gaan.
Bronnen & Referenties
- [1]
- [2]
- [3]
- [4]
- [5]
- [6]
Geschreven door
Fiscaal Agent Redactie
Boekhouding & Belasting Experts
De Fiscaal Agent redactie schrijft praktische artikelen over boekhouding, belastingen en financieel beheer voor ZZP'ers en freelancers in Nederland.
Meer Lezen
BTW-aangifte in 8 minuten — kwartaal of maand
Fiscaal Agent berekent automatisch je BTW-aangifte (kwartaal of maand) en stuurt deze met 1 klik naar de Belastingdienst. Nooit meer te laat, nooit meer fout. Herinneringen ingebouwd.